Ежедневно по мере совершения хозяйственных операций ведется синтетический и аналитический учет средств и их источников. По окончании месяца появляется необходимость обобщения текущего, ежедневного учета путем составления оборотной ведомости. Она составляется после того, как по всем синтетическим и аналитическим счетам будут подсчитаны обороты за месяц и конечное сальдо.
Значение оборотной ведомости заключается в следующем:
1) она является средством контроля за правильностью ведения бухгалтерского учета за отчетный месяц;
2) в обобщенном, сгруппированном виде показывает состояние средств и их источников.
Форма оборотной ведомости по синтетическим счетам следующая:
Контрольное значение для проверки записей по счетам приобретают итоги оборотной ведомости. Их должно быть три пары равенств:
1) равенство дебета и кредита начальных остатков (начальное сальдо) согласно равенству актива и пассива баланса;
2) равенство дебета и кредита оборотов за месяц объясняется двойной записью в учете;
3) равенство дебета и кредита конечных остатков (конечное сальдо) согласно равенству баланса.
На основе данных двух последних колонок составляется сальдовый, бухгалтерский баланс на 1е число следующего месяца. Оборотная ведомость по синтетическим счетам иначе называется оборотным балансом.
Наряду с оборотной ведомостью можно составлять шахматную ведомость, когда по горизонтали и вертикали записывается название одних и тех же счетов, применяемых предприятием, и суммы записываются на пересечении счетов в виде бухгалтерской проводки. Но ее составляют те предприятия, у которых объем хозяйственных операций сравнительно небольшой.
Составляются оборотные ведомости и по аналитическим счетам с целью контроля за правильностью учета аналитического.
По счетам для учета товарно-материальных ценностей они составляются в количественно-суммовом выражении, по счетам для учета расчетов — в суммовом. Форма их аналогична форме ведомости по синтетическим счетам.
Контрольное значение оборотных ведомостей по аналитическим счетам заключается в том, что начальные остатки, обороты за месяц, конечные остатки по аналитическим счетам должны быть равны остаткам и оборотам соответствующего синтетического счета.
Форма оборотной ведомости для аналитических счетов по учету расчетов (с бюджетом — по налогам, с поставщиками, с подотчетными лицами, с прочими дебиторами, с прочими кредиторами) точно такая же, как и оборотная ведомость по синтетическим счетам (только в денежном измерителе).