Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) должно регламентироваться графиком (п.5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Приказом Министерства финансов СССР от 29 июля 1983 г. N 105).
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (см. следующий пример).
Работники организации - начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие - создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.
Для этого каждому исполнителю необходимо вручить выписку из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.
Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: размера организации, вида деятельности, структуры управления и т.п. и пересматриваться по мере изменения этих показателей. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Если первичный документ по каким-либо причинам утрачен, руководитель организации должен предпринять действия по их восстановлению. Порядок действий в подобной ситуации определен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.
В случае установления факта отсутствия документа руководитель должен прежде всего назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документа. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Комиссия должна затребовать письменные объяснения у лиц, которые в соответствии с графиком документооборота несут ответственность за создание и хранение пропавших документов.
После выявления причин утраты документов следует этап их восстановления - в случае, воспроизведенном в нашем примере, - обращение к контрагенту с просьбой помочь в восстановлении утерянных документов.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации, если таковая имеется.
Акт составляется в свободной форме, однако в нем обязательно должны содержаться сведения о составе комиссии, сделавшей заключение, о результатах расследования, должны прилагаться объяснительные записки опрошенных ответственных лиц. Он подписывается председателем и всеми членами комиссии.
Очевидно, что установленная процедура достаточно трудоемка и зачастую не соблюдается на практике. Если пропажа документов обнаружена в течение отчетного периода, к которому они относятся, принято выписывать утраченный документ заново, избегая формальностей.
Тем не менее, если создавшееся положение не позволяет избежать процедуры восстановления, лучше провести ее по всем правилам во избежание признания документов в дальнейшем не действительными.