Оборотные ведомости, их построение и назначение

Для получения сводных данных по счетам бухгалтерского учета и проверки тождественности синтетического и аналитического учета необходимо обобщить данные бухгалтерского учета. Такое обобщение обычно проводится в конце месяца путем составления оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам.

Оборотная ведомость представляет собой сводку оборотов и остатков по счетам за определенный период времени. Данные для составления оборотной ведомости берутся из счетов. Для этого в счетах подсчитываются обороты и конечное сальдо, которые затем переносятся в ведомость.

Конечные итоги дают три пары равных результатов, поэтому эту ведомость называют еще оборотным балансом. Первая пара равенств вытекает из баланса. Равенство итогов оборотов вытекает из использования двойной записи. Третья пара равенств объясняется так же, как и первая, только дебетовые и кредитовые остатки показывают баланс не на начало, а на конец отчетного периода. Кроме того, это равенство вытекает из двух предыдущих.

Отсутствие равенства итогов в графах говорит о том, что при записи на синтетические счета или при подсчетах допущены ошибки. Если не сходится первая пара равенств, то неправильно записаны на счетах начальные сальдо из баланса. Если не сходится вторая пара равенств, то ошибка в нарушении принципа двойной записи. При правильном отражении начальных сальдо и соблюдении принципа двойной записи третья пара равенств может не сойтись только из-за неправильного подсчета сальдо на конец периода.

Оборотные ведомости по синтетическим счетам могут составляться и в шахматной форме, что позволяет установить контроль за соблюдением правильного указания корреспонденции счетов (чего не дает оборотная ведомость). Запись в шахматную ведомость производится таким способом, чтобы была видна корреспонденция счетов. Порядок заполнения ведомости определяется её формой. В этой ведомости каждая клетка пересечения какой-либо строки очередной графой отражает ту или иную корреспонденцию счетов. Например, клетка пересечения строки по счету «Производство» с графой счета «Материалы» означает запись:

Дебет счета «Производство»

Кредит счета «Материалы», в сумме составляет 2500

В практике бухгалтерской работы шахматная оборотная ведомость составляется редко, т.к. при большом количестве счетов она становится громоздкой. Правда, сам принцип шахматной записи находит широкое применение в бухгалтерском учете, значительно сокращая трудоемкость учетного процесса.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам составляются отдельно по каждой группе аналитических счетов, объединяемых синтетическим счетом.

Различают две формы ведомостей по аналитическим счетам:

в натуральном и денежном выражении при количественно-суммовой форме учета;

в денежном выражении при суммовой форме (контокоррентной).

Количественно-суммовая оборотная ведомость предназначена не для тех аналитических счетов, которые ведутся одновременно в денежном и количественном выражении.

Суммовая оборотная ведомость составляется по аналитическим счетам, которые ведутся только в денежной оценке.

Основная особенность оборотных ведомостей по аналитическим счетам состоит в том, что общие итоги оборотов и остатков каждой оборотной ведомости по аналитическим счетам соответственно равны оборотам и остаткам объединяющего их счета в оборотной ведомости по синтетическим счетам.