Указанные недостатки мемориально-ордерной формы учёта устраняет журнально-ордерная форма. Основными регистрами данной формы являются журналы-ордера и ведомости.
Журнал-ордер – это учётный регистр, построенный по шахматному принципу, в котором сочетаются хронологические и систематические записи, а также синтетические и аналитические записи.
Журналы-ордера ведутся по кредитовому признаку, т.е. данные первичных учётных документов регистрируются в учётных регистрах по кредиту соответствующих счетов корреспонденции с дебетуемым счётом.
Каждому журналу-ордеру присваивается постоянный номер. По строению различают 2 типа журналов-ордеров:
1. Предназначен для отражении кредитовых операций только по одному счёту
Например, журнал-ордер №2 по Кт 51 в Дт счетов
| № строки | Дата записи | № счёта | Итого по Кт. | ||
| и т.д. | |||||
| 28.11.12 |
2. Предназначен для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов одинаковых по своему экономическому содержанию
Например, журнал-ордер № 10. В данном журнале собираются все затраты на производство продукции, т.е. отражается информация по кредиту следующих счетов: 02, 05, 10, 16, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 40, 44, 69, 70, 76, 94, 96, 97.
В журнале-ордере предусмотрена типовая корреспонденция счетов, что уменьшает вероятность появления ошибок. Каждый журнал-ордер открывается на один месяц. Строение журнала-ордера обеспечивает совмещение синтетического и аналитического учёта, что позволяет составить отчётность в более сжатые сроки. В конце месяца итоговые данные из журнала-ордера переносятся в Главную книгу, которая открывается на один год. На каждый счёт в Главной книге отводится один лист. Главная книга ведётся по дебетовому признаку. Дебетовые обороты переносятся из разных журналов-ордеров, а обороты по кредиту отражаются общей суммой.
Главная книга за 2012 год
10 «Материалы»
| Месяц | Обороты по Д с К | Итого по Кт | Сальдо | Месяц | |||
| Итого по Дт | Дт | Кт | |||||
| Январь | Январь | ||||||
| … | … | ||||||
| Октябрь | - | Октябрь | |||||
| Ноябрь | - | Ноябрь |
На основании сальдо конечного Главной книги составляется ББ.
Преимущества данной формы:
1. Возможность существенно уменьшить трудоёмкость учётного процесса
2. Создаётся условие для разделения учётного труда за счёт наличия нескольких учётных регистров
3. Существует тесная взаимосвязь синтетического и аналитического учёта
Недостатки данного учёта:
1. Сложность построения журналов-ордеров, полностью зависит от опыта бухгалтера