Учетные регистры – различные формы (таблицы), предназначенные для ведения учетных записей.
Законом о бухгалтерском учете к учетным регистрам предъявляются следующие требования.
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Исходя из этих требований, можно определить признаки, по которым классифицируются регистры бухгалтерского учета.
Все регистры классифицируютсяпо нескольким признакам.
По характеру бухгалтерских записей регистры подразделяются на: регистры хронологической записи; регистры систематической записи; регистры комбинированной записи.
В регистрах хронологического учета записи проводятся в порядке совершения соответствующих хозяйственных операций. В систематических регистрах бухгалтерские записи группируются по какому-либо однородному признаку. Для таких регистров характерной особенностью является то, что в системном учете они отражаются не ежедневно, а по окончании определенного промежутка времени – неделя, декада, месяц. В комбинированных регистрах бухгалтерские записи делаются в хронологическом порядке, но относящиеся к отдельному виду операций. Записи по другим видам операций в этом случаи ведутся одновременно в других комбинированных регистрах.
Примером регистра хронологической записи является журнал хозяйственных операций или регистрационный журнал; примером регистра систематической записи – лимитно-заборная карта на материалы. Примером комбинированной записи – любой журнал-ордер.
По объему содержания регистры подразделяются на: регистры аналитического учета; регистры синтетического учета.
К регистрам аналитического учета относятся: расчетные ведомости по начислению заработной платы, лицевые счета, карточки складского учета и пр. Регистрами синтетического учета являются: мемориальные ордера, оборотные ведомости по синтетическим счетам, Главная книга и пр.
По форме построения регистры делятся на: регистры двусторонней формы; регистры односторонней формы; регистры шахматной формы.
В регистрах двусторонней формы все приходные операции записываются в лицевой части таблицы, все расходные – в правой части. Такая форма не всегда целесообразна, так как в приходной части может быть лишь одна операция, а в расходной – несколько записей. В регистре односторонней формы все операции записываются подряд по датам в графу прихода или расхода. Ежедневно выводится остаток. В регистрах шахматной формы по горизонтали записываются дебетуемые счета, а по вертикали – кредитуемые.
По внешнему виду регистры делятся на: книги, карточки, ведомости, магнитные носители (дискеты ПК, CD-диски и т.п.).
В форме книг ведутся такие регистры, как кассовая книга, Главная книга и т.п. Основным отличительным признаком книги, как бухгалтерского учетного регистра, является то, что листы в книге, как правило, пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью (сургучной или на бумажной облатке). Эти меры позволяют предотвратить внесение несанкционированных исправлений, а также фальсификации учетных данных (например, посредством замены одних листов другими).
На карточках традиционно ведется складской учет материально-производственных запасов, учет объектов основных средств и некоторых других видов активов. Недопущение несанкционированных исправлений в данном случае достигается ведением карточек учета в двух экземплярах – у материально-ответственного лица и в бухгалтерии. Кроме того, ведение карточек предполагает ведение книги регистрации, в которой в хронологическом порядке записываются номера, наименования имущества и иные реквизиты всех вновь заводимых карточек. Номер выбывшей карточки новой карточке не присваивается.
В виде ведомостей оформляется начисление амортизационных отчислений (объектов основных средств и объектов нематериальных активов), начисление заработной платы работникам организации и т.п.
По порядку ведения записей учетные регистры классифицируются на регистры ведущиеся: ручным способом; машинным способом.
Книги можно заполнять только вручную. Карточки и ведомости поддаются как машинной, так и автоматизированной обработке. При ведении карточек машинным способом необходимы дополнительные меры по предупреждению несанкционированного доступа к регистрам бухгалтерского учета и внесению в них исправлений.
Как уже отмечалось, при ведении учетных регистров машинным способом должна быть обеспеченна возможность перевода их на буманые носители.
Ошибки в учетных записях можно исправлять: корректурным способом; способом красного сторно; дополнительной проводкой.
Корректурный способ – это запись новой цифры и зачеркивание неверного числа (при ручной записи).
Способ красного сторно заключается в оформлении такой же записи с отражением цифр красным цветом чернил (при ручной записи) или заключением цифр в скобки (при машинном оформлении записей), означающим, что записанная красным цветом сумма исключается. При необходимости делается новая проводка обычным цветом чернил. Зачеркивание должно быть подтверждено записью на полях документа и заверено подписью ответственного лица (лица, оформившего проводку).
Способ дополнительной проводки используется, как правило в тех случаях, когда ошибки заключаются в том, что отражена сумма меньшая, чем следовало. Например, начислена амортизация по объекту основных средств в сумме 1000 руб. Следовало начислить в размере 2000 руб. В бухгалтерском учете ошибка может быть исправлена одним из следующих способов.
Корректурным способом.
| № записи | Наименование операции | Дебет | Кредит | Сумма |
| Начислена амортизация по объекту № 1 |
Зачеркнутое (Одна тысяча)
Способом красного сторно.
| № записи | Наименование операции | Дебет | Кредит | Сумма |
| Начислена амортизация по объекту № 1 | ||||
| Исправлена проводка № 19 – начислена амортизация по объекту № 1 | (1000) | |||
| Начислена амортизация по объекту № 1 |
Способом дополнительной записи.
| № записи | Наименование операции | Дебет | Кредит | Сумма |
| Начислена амортизация по объекту № 1 | ||||
| Доначислена амортизация по объекту № 1 |