Машиноориентированная форма бухгалтерского учета

В связи с большими объектами учетной информации и высокой трудоемкостью учета в условиях ручной обработки данных практически невозможно обеспечить требования полноты, своевременности, достоверности информации, необходимой в принятии управленческих решений. Использование в бух. учете своевременных компьютеров, а также средств связи и коммуникаций способствует совершенствованию организации учетной работы, позволяет видоизменить технологию сбора, регистрации сообщений о хозяйственных событиях, обработки информации и ее предоставления пользователям.

Для создания учета как средство управления и регулирование жизненно необходимо использование компьютера, а также современных средств связи и коммуникаций. Происходят существенные изменения в организации учетной работы на предприятии, меняется технология получения и обработки первичных документов, сокращается трудоемкость преобразования учетных данных, возрастают творческие функции в деятельности учетного персонала за счет предоставления ему компьютерного сервиса.

Организация и разработка систем автоматизированного учета, ориентированного на новые информационные технологии, сопряжены с рядом проблем методологического, организационного и технологического характера. Предприятие, решившее автоматизировать бух. учет, может пойти по одному из следующих путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для изготовления программ сторонней организацией или купить готовый программный продукт. В любом варианте важно определить пути рационального использования компьютеров или сетей компьютеров для организации автоматизированного учета на предприятии в целом и в его подразделениях, концепцию совершенствования формы учета для системы в целом и для отдельных участков работы.

Внедрение технологических средств приема-передачи, хранения и обработки информации, не нарушая основных принципов ведения учета, дает возможность совершенствовать формы представления информации, освободить бухгалтера от трудоемких, монотонных операций группировки данных, подсчета итогов, заполнения регистров бух. учета.

Это открывает новые горизонты аналитических и контрольных возможностей бух. учета, активного использования учетной информации в управлении. Группировка и обобщение документальных бух. данных осуществляется в учетных регистрах: карточках, книгах и т.п.

Особенности формы бух. учета зависят от технологического оснащения учетного процесса, сочетания аналитического и синтетического учета, способа ведения хронологической записи, составляемой отчетности и др.

Характерными особенностями современной компьютерной информационной технологии реализации журнально-ордерной формы бух. учета являются:

ü децентрализованная обработка учетных данных на автоматизированных рабочих местах (АРМ) бухгалтера;

ü ориентация на привычную для бухгалтера терминологию, сложившееся в бухгалтерии разделение труда, существовавшее до применения компьютеров: регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера, листки-расшифровки, вспомогательные ведомости по дебету счетов, накопительные и группировочные регистры;

ü сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их контроля, присущих журнально-ордерной форме счетоводства. Принципиальная схема журнально-ордерной формы бух. учета с применением ПЭВМ представлена на рисунке 3.

В настоящее время не существует общепринятого названия формы бух. учета, ориентированной на использование электронных вычислительных машин. В специальной литературе бытуют такие понятия, как таблично-автоматизированная, электронная, таблично-матричная, машино-ориентированная формы бух. учета.

В зависимости от объема учетной информации, структуры и размера предприятия, состава и конфигурации технического и программного комплекса обработки данных используются различные организационные формы учета, основанные на создании:

1. локальных (децентрализованных) автоматизированных рабочих мест бухгалтера;

2. совокупности взаимосвязанных АРМ бухгалтера, которые не объединены средствами компьютерной сети;

3. распределенной компьютерной сети, объединяющей автоматизированные рабочие места нескольких бухгалтеров, при необходимости и АРМ других служб управления.

Рис.2.Особенности журнально-ордерной формы бухгалтерского учета с применением ПЭВМ

Локальные АРМ бухгалтера на базе персональных ЭВМ (ПЭВМ) применяются, как правило, в малых организациях, а также при недостаточном для удовлетворения нужд учетного персонала количестве компьютеров, отсутствие сети ЭВМ. Второй вариант автоматизированного учета характерен для средних организаций, оснащенных главным образом ПЭВМ. Третий вариант основан на применении средств комплексной автоматизации бух. учета, т.е. не только ПЭВМ, но и устройств сбора, регистрации и приема-передачи данных.

Независимо от способа организации машиноориентированные системы бух. учета аналогично системам, основанным на ручной обработки информации, обеспечивают выполнение всех стадий учетного цикла:

· сбора и регистрации информации;

· передачи данных;

· группировки, накопления и хранения данных;

· выдачи информации пользователям.