Учет товаров ведет материально ответственное лицо. Этот учет может быть организован разными способами в зависимости от способа хранения товаров (партионный или сортовой).
При любом способе хранения материально ответственные лица ведут учет товаров в натуральном измерении на основании приходных и расходных документов или в натуральном и стоимостном измерениях одновременно.
При наличии на товарах штриховых кодов и соответствующей вычислительной техники аналитический учет по наименованиям возможен и без составления документов на выбытие товаров.
Товары, хранящиеся на складе, должны быть снабжены товарным ярлыком (форма N ТОРГ-11). Товарный ярлык заполняется в одном экземпляре материально ответственным лицом на каждое наименование с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями по месту их нахождения.
Для хранения отфактурованной партии товаров, упакованных в ящики, бочки и т.п., оформляется спецификация по форме N ТОРГ-10. Спецификация выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом склада. Один экземпляр при продаже направляется покупателю, второй - передается в бухгалтерию.
В спецификации перечисляется каждое отдельное место с товаром и проставляется его масса. Масса тары проставляется отдельно.
В мелкорозничной торговле, когда товары отпускаются материально ответственным лицам на день (смену) работы, отпуск и прием товара оформляются расходно-приходной накладной по форме N ТОРГ-14 (для мелкорозничной торговли).
Применяется такая накладная для оформления отпуска товаров на лотки, продавцам с тележек, разносов и т.п. Один экземпляр передается продавцу, принимающему товар, а второй экземпляр остается в организации (складе, магазине).
По окончании рабочего дня делают запись в накладной о сдаче продавцом выручки за проданные товары в кассу организации и остатка непроданных товаров. В случае если продавец не может возвратить непроданные товары, в накладной производится запись остатков.
Внутреннее перемещение товаров между структурными подразделениями организации, где работают разные материально ответственные лица, а также перемещение товаров из одного структурного подразделения в другое проводятся на основании накладной на внутреннее перемещение, передачу товара и тары по форме N ТОРГ-13.
Составляется она в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товар. На основании первого экземпляра списывается товар, на основании второго - приходуется принимающим подразделением. Подписывается материально ответственными лицами сдатчика и получателя, затем накладная сдается в бухгалтерию.
Если товары учитываются торговой организацией по продажным ценам, то применяется так называемый стоимостный (суммовой) или сальдовый метод учета товаров. В таком случае материально ответственные лица составляют товарный отчет унифицированной формы N ТОРГ-29 и отчет по таре унифицированной формы N ТОРГ-30.
Материально ответственные лица должны составлять отчетность о наличии и движении товаров в сроки от 1 до 10 дней. Конкретные сроки устанавливаются руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы.
Первичные приходные и расходные документы являются основанием для составления товарного отчета (Форма ТОРГ-29 "Товарный отчет"). В адресной части товарного отчета указывается наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения, Ф. И. О. материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет.
В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров и тары по сопроводительным документам.
Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записывается отдельно, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.
В расходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период.
Каждый расходный документ отражается отдельной строкой (продажа товаров мелким оптом, возврат недоброкачественных товаров, переброска товаров).
Товарный отчет является подтверждением товарного остатка. Товарные отчеты составляются материально ответственными лицами в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе со всеми оправдательными документами, подтверждающими поступление или выбытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, а второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица.
Все приходные и расходные документы, на основании которых составляются товарные отчеты, следует располагать в хронологическом порядке.
Нумерация товарных отчетов должна быть последовательной с начала и до конца года с первого номера.
Товарные отчеты материально ответственных лиц, приступивших к работе не с начала года, нумеруются с начала их работы.
В тексте и цифровых данных товарных отчетов неоговоренные исправления и их подчистка не допускаются. Допущенные ошибки в товарных отчетах исправляются таким образом: одной чертой зачеркивается неправильная запись и надписываются правильный текст или цифровые данные.
Исправление ошибки в товарном отчете должно быть оговорено надписью "исправлено" и подтверждено подписью ответственного лица и бухгалтера с указанием даты исправления.
Товарные отчеты в оптовых организациях могут содержать сведения об остатках, приходе и расходе товаров не только в стоимостном, но и в количественном выражении, а также остатки, приход и расход могут указываться не только в целом, но и по каждому наименованию товаров.
Если материальная ответственность за материальные и денежные ценности объединена в одном лице или бригаде, то рекомендуется составлять товарно-кассовый отчет. В приходной части товарно-кассового отчета указываются: остаток товаров на начало отчетного периода и поступление товаров по датам в хронологическом порядке. При этом указываются наименование поставщика, номер и дата сопроводительного документа, сумма поступившего товара по каждому поставщику. В расходной части товарно-кассового отчета отражается сумма выручки по кассе за каждый день отчетного периода, в целом по предприятию, в хронологическом порядке и суммируется расход (сумма выручки) по организации. Затем рассчитывается остаток товаров на дату составления товарно-кассового отчета.
При учете товаров по покупным ценам, при ведении сортового, партионного учета товаров рекомендуется вместо товарного отчета составлять сопроводительные реестры (код по ОКУД 0903014). В реестре необходимо указать только наименования приходных и расходных документов, их число (отдельно по каждой строке) и номера. Реестры составляются в двух экземплярах, первый вместе с оправдательными документами передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.
Товарный отчет подписывают материально ответственное лицо и бухгалтер, который принимает этот отчет. Утверждает отчет руководитель торговой организации или лицо, на которое возложены эти обязанности приказом руководителя.
Первый экземпляр отчета сдается в бухгалтерию с приложенными к нему приходными и расходными документами. Второй экземпляр остается у материально ответственного лица.