Основной задачей данного этапа является создание моделей бизнес-процессов, отображающих последовательность действий, разграничение ответственности среди исполнителей, сроки, результаты работ. Данные модели являются графическим отображением выполнения бизнес-процессов в компании на момент реализации данного этапа проекта.
В ходе реализации данного этапа проводятся следующие работы:
1. Детальный анализ документов, регламентирующих существующее состояние системы управления компанией в рамках выделенных бизнес-процессов, с целью определения порядка и сроков выполнения каждого бизнес-процесса, исполнителей и конечных результатов каждой бизнес-процедуры.
2. Проведение интервью руководителями со специалистами компании с целью определения порядка выполнения функций в рамках выделенных бизнес-процессов и особенностей их реализации;
3. Разработка проектов моделей бизнес-процессов "как есть" ("as-is") в одной из следующих нотаций :
о All Fusion Process Modeler/ BPwin (нотация IDEFO; IDEF3);
о MS Visio (усовершенствованная нотация Cross Functional Flowchart);
о ARIS Toolset (нотация eEPS).
4. All Fusion Process Modeler/ BPwin (нотация IDEFO; IDEF3);
5. MS Visio (усовершенствованная нотация Cross Functional Flowchart);
6. ARIS Toolset (нотация eEPS).
7. Согласование моделей бизнес-процессов руководителями со специалистами компании;
8. Корректировка моделей бизнес-процессов по результатам их согласования.
Результатом выполнения работ по данному этапу проекта будет являться комплект моделей бизнес-процессов компании, описывающий текущее состояние ее деятельности (или отдельного направления деятельности). Разработанный комплект моделей является основой для проведения оценки оптимальности и оптимизации соответствующих бизнес-процессов.
Этап 3.Данный этап является ключевым в ходе всего проекта, так как от качества его выполнения зависит оптимальность будущей деятельности компании. Не смотря на важность, продолжительность этапа, как правило, весьма мала (2-4 недели) и определяется исходя из количества описываемых процессов.
При проведении оценки оптимальности, анализу подвергаются следующие параметры бизнес-процесса:
• Унифицированность, обоснованность и достоверность исходных данных ("входы");
• Полнота и своевременность управляющих воздействий, их наличие;
• Оптимальность действий в рамках выполнения процедур бизнес-процесса;
• Оптимальность сроков выполнения работ;
• Достаточность ресурсов, как в количественном, так и в качественном аспекте;
• Качество промежуточных результатов и их достаточность для реализации последующих процедур;
• Качество, обоснованность и достоверность конечных результатов ("выходы") и их достаточность для реализации последующих бизнес-процессов.
Проведение оценки оптимальности по перечисленным параметрам приводит к достижению следующих результатов:
• Выявление неоправданного дублирования функций между сотрудниками (подразделениями) и "зон безответственности".
• Выявление зон не оптимальности, снижающих эффективность выполнения бизнес-процессов.
• Выявление резервов для снижения издержек по бизнес-процессам.
Результатом выполнения работ по данной части этапа является заключение (отчет) о проведенном анализе бизнес-процессов компании по заданным параметрам оценки, включающее предложения по усовершенствованию бизнес-процессов компании. Данный отчет согласуется руководителями со специалистами компании, корректируется и является основанием для разработки оптимальных моделей бизнес-процессов ("как должно быть").
Оптимизация бизнес-процессов на данном этапе включает внесение принятых предложений по усовершенствованию бизнес-процессов в действующие модели. В дальнейшем данные модели будут использованы для разработки комплекта регламентирующих документов компании.