Регламентация бизнес-процессов - разработка и согласование инструкций по бизнес-процессам (БП) в составе, зафиксированном на этапе диагностики системы управления.
Регламентация БП на основе моделей "как должно быть" включает проведение следующих работ:
• Формализация требований к промежуточным результатам бизнес-процессов;
• Разработка документарных форм промежуточных и конечных результатов бизнес-процессов;
• Разработка проектов регламентов;
• Согласование проектов регламентов с руководителями и специалистами ООО «Сто дорог»;
• Внесение изменений на основании результатов согласования.
Помимо основного результата реализации данного этапа в виде комплекта регламентирующих документов (стандартов, рабочих регламентов, инструкций, и т.п.) Компания получает ряд дополнительных эффектов:
• Повышение уровня технологической дисциплины сотрудников.
• Закрепление распределения зон ответственности, функций и механизмов взаимодействия между подразделениями Компании или между сотрудниками внутри подразделений.
• Снижение трудозатрат при введении в должность новых сотрудников и сокращение продолжительности адаптационного периода для вновь принимаемых на работу сотрудников.
• Минимизация трудозатрат при формировании требований к информационным системам, автоматизирующим различные аспекты деятельности компании (подготовка к автоматизации деятельности компании).
• Упорядочивание информационных потоков и снижение затрат на внедрение системы Документационного Обеспечения Управления.
• Сокращение усилий по внедрению Систем менеджмента качества (подготовка к сертификации, например, на базе международных стандартов серии ISO 9000).
Создание комплекта регламентирующих документов, безусловно, является основным результатом всего проекта, но, не смотря на это, он нуждается во внедрении.
Этап 6.Основной целью реализации данного этапа является обеспечение понимания и использование сотрудниками в повседневной деятельности новых моделей реализации бизнес-процессов. Таким образом, обеспечивается снижение сопротивления изменениям со стороны сотрудников компании.
При внедрении изменений в деятельность компании реализуется следующий комплекс работ:
• Формирование группы внедрения изменений, состоящей из следующих сотрудников компании:
- Сотрудники, которые участвуют в измененных бизнес -процессах (исполнители бизнес-процедур, пользователи новых документов);
- Сотрудники, ответственные за состояние организационных, регламентирующих документов (например, сотрудники службы бронирования и пр.);
• Разработка детального плана-графика внедрения регламентирующих документов с указанием мероприятий, сроков и ответственных лиц.
• Проведение тренинга (инструктажа) сотрудников компании, ответственных за состояние организационных, регламентирующих документов, с целью разъяснения целей и мероприятий, порядка и форм внедрения изменений.
• Организация запуска опытной эксплуатации регламентирующих документов.
• Проведение тренинга (инструктажа) сотрудников компании - участников бизнес-процессов с целью разъяснения принципов и подходов работы с новыми документами, ознакомления с новыми моделями поведения и стандартами деятельности, формирования мотивации на добросовестное выполнение требований документов (проводится по желанию клиента).
• Мониторинг проведения опытной эксплуатации новых стандартов
функционирования компании с целью выявления отклонений разработанных
моделей бизнес-процессов от реальной возможности выполнения работ.
• Корректировка моделей бизнес-процессов и комплекта документов на основании результатов опытной эксплуатации.
Результатом реализации работ по данному этапу будет являться следующий комплект отчетных документов:
• Методические рекомендации по внедрению изменений в компании.
• План-график осуществления внедрения.
• Скорректированные объекты внедрения
Выполнение работ по внедрению разработанной регламентирующей документации является логическим завершением всего проекта регламентации деятельности тех бизнес-процессов, которые были определены как перспективные на этапе диагностики.