Общие положения

5.1.1. Для оформления операций по вкладам применяются бланки единой формы, включенные в альбомы унифицированных форм первичной учетной документации Государственного комитета Российской Федерации по статистике, бланки, предусмотренные нормативными документами Банка России, а также бланки, включенные в Альбом форм Сбербанка России, являющийся приложением к Учетной политике Сбербанка России.

 

5.1.2. Бланки первичных учетных документов (кассовые ордера, мемориальные ордера, расчетные документы) должны быть изготовлены типографским способом либо с применением ПТК с соблюдением всех реквизитов, предусмотренных бланками единой формы.

Бланки договоров, заявлений, извещений, завещательного распоряжения, доверенности и других документов, отличных от указанных в первом абзаце данного пункта (за исключением квитанции ф.№31), могут быть изготовлены типографским способом, или средствами ПТК, или путем ксерокопирования, или другими способами с соблюдением всех реквизитов, предусмотренных бланками единой формы.

Если размеры форм бланков, не установлены нормативными документами Банка России или Сбербанка России, то они могут быть изменены с соблюдением порядка расположения полей форм и всех обязательных реквизитов.

 

5.1.3. В случае применения в структурном подразделении ПТК вся информация о вкладчике (Ф.И.О., дата и место рождения, адрес регистрации, гражданство, ИНН, телефон, паспортные данные, реквизиты миграционной карты, образец подписи вкладчика и др.), а также данные о доверенном лице, сроке действия доверенности, данные о наследнике, наследственные доли, об операциях по счету (дата, наименование операции, сумма операции, остаток вклада после операции, корреспондирующий счет и др.) должны храниться в электронном виде и при необходимости выводиться на бумажном носителе.

В структурных подразделениях Банка, совершающих операции по вкладам с применением ПТК, при условии сохранения реквизитов и порядка расположения полей утвержденной формы:

· средствами ПТК должны формироваться и распечатываться операционные дневники ф.№24 (ф.№24-в), приложение к операционному дневнику ф.№25-а, книга регистрации утраченных сберегательных книжек ф.№39-с, приходный кассовый ордер ф. № 347, расходный кассовый ордер ф.№348, мемориальный ордер ф.№203, мемориальный список – ордер ф.№210-с, мемориальный ордер ф.№277, выписка по счету ф.№204-с, кассовые журналы ф.№265 и ф.№266, справка о состоянии счета ф.№297, журнал регистрации завещательных распоряжений ф.№310-с, реестр операций с наличной валютой и чеками ф.№328, справка о проведенной операции с наличной валютой и чеками ф.№327, ведомость оборотов по внебалансовым счетам ф.№334, Реестр документов по операциям структурного подразделения ф.№333;

· автоматизированным путем должны заполняться следующие бланки: квитанция ф.№31, сберегательная книжка, карточка по счету ф.№1-у, длительное поручение ф.№190-у. Запрещается отражение операций в сберегательных книжках от руки, за исключением случаев, изложенных в пп. 8.1.5.2, 8.2.5.1, 8.8. настоящей Инструкции;

· договора по вкладам, извещения ф.№36, поручения ф.№187 и ф.№190, завещательные распоряжения ф.№308 (ф.№309), доверенности ф.№322, заявления ф.№285, ф.№286, ф.№298, ф.№299 могут или формироваться и распечатываться автоматизированным путем, или заполняться при помощи АС, или заполняться клиентом;

· книга ф.№20, журнал регистрации доверенностей – заполняется работником ВСП от руки.

В структурных подразделениях Банка, работающих вручную, документы заполняются от руки (ручками с пастой или чернилами), записи должны быть сделаны четко и разборчиво с заполнением всех обязательных реквизитов документов. При этом карточка счета ф.№1 (ф.№1-д) заполняется ручками с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета.

 

Во всех структурных подразделениях подписи на документах должны быть сделаны от руки (ручками с пастой или чернилами) за исключением случаев, когда документы не распечатываются, а передаются в электронном виде, подписанные ЭЦП.

 

5.1.4. Указание имени и отчества (при его наличии) вкладчика (вносителя, представителя, наследника, физического лица, предъявляющего постановление нотариуса на достойные похороны) инициалами допускается только в операционном дневнике ф.№24 (ф.№24-а, ф.№24-в). Во всех остальных документах имя и отчество (при наличии) записываются полностью.

Дата во всех документах, за исключением сберегательной книжки и карточки по счету ф.№1-у (ф.№1, ф.№1-д), указывается: число -цифрами, месяц -прописью, год -цифрами. В сберегательной книжке дата указывается цифрами в формате ЧЧ.ММ.ГГ или ЧЧ.ММ.ГГГГ, в карточках по счету- цифрами в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ.

 

5.1.5. При заполнении/формировании, в т.ч. средствами ПТК, мемориальных ордеров ф.№203, кассовых ордеров ф.№348 (ф.№347), квитанций ф.№31, извещений ф.№36, доверенностей ф.№322, завещательных распоряжений ф.№308 и ф.№309, справки ф.297, справки ф.№327, заявлений ф.№285, ф.№286, ф.№298, ф.№299, реестра ф.№328 никакие исправления не допускаются, за исключением случаев[5], когда исправление/дополнение (например полей “Назначение платежа”, “Содержание операции”) вызвано недоработкой программного обеспечения. В остальных случаях при наличии исправлений документ считается испорченным.

5.1.5.1. Порядок внесения исправлений в операционные дневники ф.№24, кассовые журналы ф.№265, ф. №266, Реестр ф.№333 изложен в п.5.1.6.1. настоящей Инструкции.

5.1.5.2. В карточках по счету ф.№1-у (ф.№1, ф.№1-д), сберегательных книжках исправления могут быть сделаны в следующем порядке:

- неправильные (ошибочные) записи должны быть зачеркнуты таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутые записи, а сверху должны быть написаны правильные данные;

- контролер, который сделал исправление записи, должен отметить: “зачеркнуто.... написано.....”, указать дату исправления и подписать его. На карточке по счету такая отметка делается на свободном поле.

5.1.5.3. В сберегательной книжке допускается исправление номера счета в связи с перенумерацией счета, исправление наименования вида вклада в связи с переоформлением вклада на основании решения Банка, изменение фамилии (имени, отчества) в связи с её изменением. При этом старый номер (вид вклада, Ф.И.О) зачеркивается, таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутые записи, а сверху указываются новые данные.

5.1.5.4. Подчистка записей в документах не допускается.

 

5.1.6. Если после оформления операции была обнаружена ошибка или клиент отказался от операции, то производится её сторнирование.

5.1.6.1.В автоматизированных структурных подразделениях – сторнирование операции в БД осуществляется путем сторнирования ошибочной записи. При этом в операционном дневнике ф.№24 (ф.№24-в) или кассовом журнале ф.№265 (ф.№266), в Реестре ф.№333 по данной операции проставляется соответствующий признак о сторнировании операции.

В структурных подразделениях, осуществляющих операции по вкладам вручную, контролер в карточке по счету ф.№1-д и операционном дневнике ф.№24 (ф.№24-а, ф.№24-в) вычеркивает ошибочную запись тонкой чертой, указывает “Не считать” и заверяет эту надпись своей подписью. Правильная запись отражается в следующей строке.

5.1.6.2. Если после передачи документов кассиру им была обнаружена ошибка или клиент отказался от операции, то сторнирование осуществляется следующим образом.

5.1.6.2.1. Кассир:

· не подписывает ордер (ордера) и операцию в сберегательной книжке;

· отказывается от завершения операции в АС или не производит подтверждение операции в АС. При этом операция в Реестре ф.№328 не отражается и Справка о проведенной операции с наличной валютой и чеками ф.№327 не оформляется;

· погашает ордер (ордера) путем перечеркивания лицевой стороны, на свободном поле или на оборотной стороне ордера (в случае если оформлялось два ордера – на одном из ордеров) делает запись - “не считать” с указанием причины и подписывает данную запись;

· передает контролеру внутренним порядком все документы, оформленные по операции, и предлагает клиенту пройти к контролеру для переоформления документов.

5.1.6.2.2. Контролер:

- в сберегательной книжке (если она предъявлялась) вычеркивает тонкой чертой всю запись и рядом с зачеркнутой суммой делает надпись “не считать” и подписывает её. Правильная запись делается в следующей строке;

- сторнирует ошибочную запись в БД по счету (в неавтоматизированных ВСП - вычеркивает тонкой чертой запись в операционном дневнике ф.№24 (ф.№24-а, ф.№24-в) и в карточке по счету ф.№1-д);

- приглашает работника, уполномоченного на осуществление контроля операций по вкладам. Действия уполномоченного работника определены в п.13.3.10 настоящей Инструкции. (В ВСП с одним работником требование о контроле операции сторнирования не применяется).

Погашенный ордер (ордера) остается у контролера и отсылается в филиал Банка с отчетом за день.

5.1.6.3. Если ошибка была замечена контролером или клиент отказался от операции до передачи документов кассиру, то контролер погашает ордер (ордера) путем перечеркивания лицевой стороны ордера (ордеров), делает запись: “не считать” с указанием причины и подписывает данную запись, далее совершает действия, изложенные в п.5.1.6.2.2. настоящей Инструкции.

5.1.6.4. Особенности сторнирования операции открытия счета .

5.1.6.4.1. Контролер осуществляет действия, указанные в п.5.1.6.3. настоящей Инструкции, а также следующие:

1) проводит в АС бланк сберегательной книжки как испорченный либо в результате сторнирования бланк сберегательной книжки автоматически отражается как испорченный в соответствии с п. 5.1.8;

2) погашает сберегательную книжку путем проставления поперек титульного листа сберегательной книжки и на каждом листе сберегательной книжки штампа или отметки “Погашено “_____” _________20___г.” и подписывает данную запись, перфорирует сберегательную книжку дыроколом вверху и внизу, не нарушая записей в бланке. При погашении сберегательной книжки ф.№2 (ф.№2-о) отрывает обложку и выбрасывает её;

3) перечеркивает оба экземпляра договора, если они оформлялись средствами ПТК. Если договора заполнялись клиентом, то договора перечеркиваются или не перечеркиваются в зависимости от характера исправлений и дальнейших действий клиента (например, если клиент отказался от открытия счета, то договора перечеркиваются, а если контролер допустил ошибку, которая не влияет на текст договоров, то договора можно оставить);

4) карточку по счету ф.№1-у (ф.№1, ф.№1-д) перечеркивает с указанием “Сторно”, проставляет свою подпись и убирает карточку в отдельную картотеку;

5) сторнированный приходный кассовый ордер ф.№347 (ордера) (мемориальный ордер ф.№203), договора, погашенную сберегательную книжку оставляет у себя до конца операционного дня.

5.1.6.4.2. Погашенный ордер (ордера), сберегательная книжка (при мемориальном ордере ф. № 203 на испорченный бланк) и договора направляются с отчетом за день в филиал Банка.

5.1.6.4.3. Номер счета после сторнирования операции открытия не присваивается другому счету.

5.1.6.4.4. Счет, который был открыт, а затем сторнирован, не отражается в “Книге регистрации открытых счетов (лицевых счетов клиентов – физических лиц)” ф.№294.

 

5.1.6.5. Если после подписания кассиром документов на открытие счета и завершения им операции в АС, клиент по какой-либо причине отказывается от открытия счета, то операция не сторнируется, а осуществляется операция закрытия счета.

 

5.1.7. При изменении именных данных (фамилии, имени или отчества) вкладчик (законный представитель, доверенное лицо) должен предъявить в структурное подразделение паспорт, сберегательную книжку, оригинал и копию документа, подтверждающего изменение фамилии (имени, отчества). Документом, подтверждающим факт перемены фамилии (имени, отчества) может быть: свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о перемене имени, свидетельство об усыновлении (удочерении), свидетельство об установлении отцовства.

Если гражданин Российской Федерации предъявляет документ, подтверждающий изменение именных данных, то он также должен предъявить паспорт с новыми именными данными.

Если вкладчик (доверенное лицо, законный представитель) - гражданин Российской Федерации предъявляет паспорт гражданина Российской Федерации, данные которого отличаются от реквизитов паспорта, хранящихся в БД (на карточке по счету ф.№1), то контролер должен убедиться в наличии на 19 странице паспорта гражданина Российской Федерации отметки с реквизитами ранее выданного паспорта и сверить их с имеющимися в БД (на карточке по счету ф.№1). Если отметка на 19 странице отсутствует или реквизиты не совпадают, контролер вправе отказать в совершении операции.

5.1.7.1. В структурных подразделениях, работающих с применением ПТК, контролер на основании представленных вкладчиком документов:

1) в базе данных по счету, по которому представлена сберегательная книжка, вводит новые именные и паспортные данные вкладчика, а также наименование и реквизиты документа, подтверждающего изменение Ф.И.О;

2) оформляет новую карточку по счету ф.№1-у, которая присоединяется к первоначальной и хранится вместе с ней, отбирает новый образец подписи вкладчика и сканирует его в БД. Допускается сканирование подписи в конце операционного дня или другое операционное время в отсутствии вкладчика;

 

3) распечатывает или составляет извещение ф.№36, в котором указывается номер счета, по которому предъявлена сберегательная книжка, в поле “Ф.И.О. вкладчика” - старые Ф.И.О. вкладчика и следующий текст: “Изменение фамилии (имени, отчества), новая фамилия (имя, отчество), наименование (вид) и данные паспорта, наименование (вид) и данные документа, на основании которого произведено изменение”;

4) предлагает вкладчику подписать извещение ф.№36. Сверяет образец подписи вкладчика на карточке по счету ф.№1-у и подпись на извещении ф.№36.

5) подписывает сделанные записи в карточке по счету ф.№1-у с указанием своей должности, фамилии и инициалов и проставляет дату. Подписывает извещение ф.№36;

6) в сберегательной книжке на титульном листе вычеркивает тонкой линией изменившиеся именные данные и над ними пишет новые. Если клиент изъявляет желание получить новую сберегательную книжку, то погашает “старую” сберегательную книжку (если она предъявлялась) в порядке, изложенном в п.5.5.8. настоящей Инструкции. При погашении сберегательной книжки ф.№2 (ф.№2-о) обложка книжки отрывается и выбрасывается. Оформляет сберегательную книжку с новыми именными данными;

7) в структурных подразделениях, имеющих копирующую технику, в случае если клиент не предъявляет копию документа и с его согласия изготавливает копию документа, подтверждающего изменение фамилии (имени или отчества), и взимает плату за изготовление копии в порядке, определенном п.8.7 настоящей Инструкции, в размере, установленном Сборником тарифов;

8) прикладывает копию документа, подтверждающего изменение фамилии (имени или отчества), к извещению ф.№36 и направляет с отчетом в филиал Банка;

9) паспорт, сберегательную книжку (погашенную сберегательную книжку и новую сберегательную книжку), договор, оригинал документа, подтверждающего изменение фамилии (имени или отчества) возвращает клиенту.

5.1.7.1.1.После внесения изменений Ф.И.О. по счету, по которому была предъявлена сберегательная книжка, аналогичные изменения автоматически средствами ПТК должны быть внесены по всем действующим счетам данного вкладчика, которые имеются в данномструктурном подразделении или в ЦБД при наличии удаленного доступа.

5.1.7.1.2. “Старые” именные и паспортные данные вкладчика, дата внесения изменений, вид и реквизиты документа, подтверждающего изменение, номер счета, по которому составлено извещение ф.№36, а также фамилия, инициалы и персональный код (номер) контролера, вносившего изменения, подлежат хранению в БД и по запросу должны выдаваться на экран монитора по каждому счету вкладчика.

5.1.7.1.3. В дальнейшем при предъявлении вкладчиком сберегательной книжки, в которой указаны его “старые” именные данные, она погашается и взамен выдается новая с измененными именными данными. При предъявлении наследником сберегательной книжки, в которой указаны “старые” именные данные вкладчика, она подлежит замене только в случае её выдачи взамен исписанной.

5.1.7.2. В структурных подразделениях, работающих вручную, контролер в карточках по счету ф.№1 и ф.№1-д, по вкладу, по которому вкладчик предъявил сберегательную книжку, зачеркивает тонкой чертой старые именные данные вкладчика и записывает новые, отбирает новый образец подписи вкладчика (при необходимости), составляет извещение ф.№36 (по аналогии с п. 5.1.7.1 подпункт 3), подписывает сделанные записи с проставлением даты, в сберегательной книжке на титульном листе зачеркивает тонкой линией измененные именные данные, пишет над ними новые данные и возвращает сберегательную книжку клиенту. Если клиент изъявляет желание получить новую сберегательную книжку, то контролер погашает сберегательную книжку со “старыми” именными данными в порядке, изложенном в п.5.5.8. настоящей Инструкции, оформляет сберегательную книжку с новыми именными данными и выдает обе книжки клиенту.

Извещение ф.№36, копия документа, подтверждающего изменение реквизитов вкладчика, направляются с отчетом за день в филиал Банка.

5.1.7.3. При поступлении информации об изменении фамилии (имени, отчества), паспортных данных в филиал Банка из автоматизированного ВСП, не имеющего удаленного доступа к ЦБД, данные изменения должны быть автоматически отражены в ЦБД филиала по всем действующим счетам вкладчика, а также в “Книге регистрации открытых счетов (лицевых счетов клиентов – физических лиц)”ф.№294.

При поступлении информации об изменении фамилии (имени, отчества), паспортных данных в филиал Банка из неавтоматизированного ВСП с отчетом за день и после отражения их работником группы/ сектора подразделения бухгалтерского учета в ЦБД филиала по конкретному счету, данные изменения должны быть автоматически отражены в ЦБД филиала по всем действующим счетам вкладчика, а также в “Книге регистрации открытых счетов (лицевых счетов клиентов – физических лиц)” ф.№294.

При поступлении информации об изменении фамилии (имени, отчества), паспортных данных непосредственно в филиал Банка (например, с заявлением о переводе) работник группы/сектора подразделения бухгалтерского учета вносит изменения по указанному счету в ЦБД филиала, а затем данные изменения должны быть автоматически отражены в ЦБД филиала по всем действующим счетам вкладчика, а также в “Книге регистрации открытых счетов (лицевых счетов клиентов – физических лиц)” ф.№294.

В “Книге регистрации открытых счетов (лицевых счетов клиентов – физических лиц)” ф.№294 новые именные данные вкладчика отражаются в графе “Ф.И.О. вкладчика”, старые именные данные вкладчика, а также наименование документа, подтверждающего изменение, и дата внесения изменений в книгу ф.№294 (в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ) отражаются в графе “Примечание”.

“Старые” именные и паспортные данные вкладчика, дата внесения изменений, наименование и реквизиты документа, подтверждающего изменение, номер счета, по которому составлено извещение ф.№36, а также фамилия, инициалы или персональный код работника, вносившего изменения, подлежат хранению в ЦБД филиала.

5.1.8. Испорченный бланк сберегательной книжки или квитанции ф.№31 погашается контролером в следующем порядке: испорченный бланк перфорируется дыроколом вверху и внизу, не нарушая записей в бланке, и на каждом листе бланка проставляется штамп или делается надпись “Погашено “___” ______20__г.”. При погашении сберегательной книжки ф.№2, ф.№2-о – обложка книжки отрывается и выбрасывается.

Сделанные надписи подписывает контролер.

Испорченный бланк до конца операционного дня остается у контролера.

В конце операционного дня на испорченные бланки контролер оформляет мемориальный ордер ф. № 203 в порядке, изложенном в п.5.13.4. настоящей Инструкции. Мемориальный ордер ф.№203 с приложенными испорченными бланками направляется с отчетом за день в филиал Банка.

 

5.1.9. Порядок заполнения документов в случае, если вкладчик вследствие физического недостатка, болезни или неграмотности не может проставить собственноручную подпись.

5.1.9.1. Оформление документов при открытии счета по вкладу осуществляется в порядке, изложенном в п.6.1.13. настоящей Инструкции.

5.1.9.2. Оформление ордеров при выдаче (списании) денежных средств со вклада или внесении дополнительных взносов во вклад осуществляется в порядке, изложенном в п.7.1.2.6. настоящей Инструкции.

5.1.9.3. В случае если вкладчик не может собственноручно в присутствии контролера подписатьс указанием фамилии, имени, отчества (при наличии)и проставить дату в доверенности, завещательном распоряжении, то он должен обратиться к нотариусу или должностному лицу органа исполнительной власти, имеющему право удостоверять данные документы.

5.1.9.4. В случае если вкладчик не может собственноручно в присутствии контролера подписать ф.№190 (ф.№190-у), заявление ф.№285, заявление о переводе вклада, других форм и заявлений, то он должен обратиться к нотариусу или должностному лицу органа исполнительной власти, имеющему право удостоверять данные документы.

Оформление ф.№190 (ф.№190-у), заявления о переводе вклада, заявления ф.№285, других форм и заявлений может быть осуществлено доверенным лицом вкладчика на основании нотариально удостоверенной доверенности.

 

5.1.10. Не допускается заполнение и подписание работником структурного подразделения за вкладчика доверенностей, завещательных распоряжений, длительного поручения ф.№190 (ф.№190-у), заявления о переводе вклада и других заявлений. Исключение составляют случаи заполнения контролером с использованием средств ПТК доверенностей ф.№322, завещательных распоряжений ф.№308 (ф.№309), заявления о переводе вклада, длительного поручения ф.№190 (ф.№190-у) и других заявлений.

За вкладчика заполнить текст доверенности, завещательного распоряжения, ф.№190, заявления о переводе вклада, других заявлений может любое другое лицо, за исключением работника структурного подразделения, но проставить подпись с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии), а также указать дату вкладчик должен собственноручно в присутствии контролера.

 

5.1.11. Запрещается заполнение работником структурного подразделения Банка договоров, ордеров и других документов по вкладам грамотных вкладчиков, в том числе и тех вкладчиков, которые могут расписаться, но затрудняются их заполнить. Вместе с тем по просьбе вкладчика контролер может проставить в них номер счета по вкладу.

 

5.1.12. Во всех банковских документах (включая договор банковского вклада) фамилия, имя, отчество (при наличии) вкладчика (законного представителя, доверенного лица, наследника, вносителя, физического лица, предъявляющего постановление нотариуса на достойные похороны), являющегося:

- гражданином Российской Федерации, отражаются буквами русского алфавита в соответствии с их записью в паспорте;

- гражданином другого государства – при предъявлении им национального загранпаспорта - буквами латинского алфавита в соответствии с их записью в загранпаспорте; при предъявлении документа, удостоверяющего личность, на национальном языке - буквами русского алфавита в соответствии с переводом;

- лицом без гражданства – буквами русского алфавита в соответствии с документом удостоверяющим личность;

- беженцем или лицом, ходатайствующим о признании его беженцем – буквами русского алфавита в соответствии с документом удостоверяющим личность.