С фондами работают все научные подразделения музея, и эта работа ориентирована на сохранение, исследование и использование музейных предметов Их охрана начинается уже на этапе выявления в среде бытования и составляет суть одного из важнейших направлений музейной деятельности — комплектования фондов. На стадии отбора предметов начинается и процесс их изучения, цель которого — установить, имеют ли они музейную ценность.
Приобретенные предметы фиксируются в документах музея как государственная собственность. Таким образом осуществляется их юридическая охрана - учет фондов. Он проводится на основе дальнейшего изучения музейных предметов, поскольку только научные данные о них, зафиксированные в учетной документации, позволяют соотнести запись и конкретный предмет.
Создать условия, обеспечивающие физическую сохранность предметов и доступ к ним пользователей, призвано хранение фондов. Оно также требует изучения музейных предметов, в ходе которого раскрывается общее и различное в их физико-химических свойствах, что позволяет выделить такие группы предметов, которые нуждаются в особых условиях хранения. Степень использования фондов также зависит от их изученности, поскольку всеобъемлющая поисковая система может быть создана лишь в результате детального и глубокого исследования музейных предметов.