Инвентаризация - это сверка фактического наличия и состояния активов и обязательств с информацией о них, которая отражена в бухгалтерском учете. Как вы уже знаете, источником информации для бухгалтерского учета являются первичные документы. Однако с течением времени состояние, например, материалов, хранящихся на складе, может измениться, скажем, некоторые из них окажутся испорченными, а мгновенного документального отражения этот факт не найдет.
Главная задача инвентаризации - сопоставить данные, отражающиеся в учете с реальным состоянием дел. Инвентаризация регулируется несколькими основными нормативными актами. В частности, это уже известный вам Закон "О бухгалтерском учете", Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. N 49 (в ред. от 08.11.2010 г.).
Отдельные аспекты инвентаризации освещены в других нормативных документах. Например, в постановлении Госкомстата от 27 марта 2000 г. N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией"" можно найти форму ведомости учета результатов инвентаризации.
В частности, ст. 12. ФЗ "О бухгалтерском учете" указывает на то, что для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ устанавливает, что порядок проведения инвентаризаций в отчетном году (количество инвентаризаций, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации (и закрепляется вучетной политике организации), за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. В частности, это следующие случаи:
Законодательно могут быть предусмотрены и другие случаи обязательного проведения инвентаризации.
Вышесказанное означает, что, например, инвентаризация склада проводится каждый раз при смене кладовщика, который является материально ответственным лицом. Если учесть, что инвентаризация - это довольно трудоемкая операция, может показаться, что такая частота проведения инвентаризаций избыточна. Однако, даже с точки зрения здравого смысла, не говоря уж о законодательстве, понятно, что лицо, принимающее под свою материальную ответственность какие-либо ценности, должно самостоятельно, или с помощью объективных лиц убедиться в том, что всё, за что он будет отвечать, существует в реальности, а не только на бумаге.
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).
В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.