В соответствии со ст. 252 НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.
Обоснованные расходы - это экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Экономическая оправданность расходов - понятие, толкуемое достаточно свободно. В наиболее общей форме его составляют расходы, направленные на получение доходов. В ходе налоговой проверки экономическая оправданность некоторых затрат организации может быть подвергнута сомнению, а если организация не сможет защитить свою точку зрения, указанные затраты придется исключить из расчета налога.
Документальное подтверждение расходов означает, что на каждую сумму расхода, учтенного при расчете налога на прибыль, бухгалтер должен иметь оправдательный документ. Без такого документа расходы так же могут быть признанными недействительными.
Общая классификация расходов совпадает с классификацией доходов. Расходы делят на расходы, связанные с производством и реализацией (ст. 254-264 НК РФ) и внереализационные расходы (ст. 265 НК РФ).