Если организация нуждается в расчетах с помощью наличных денег, она должна руководствоваться Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ 12.10.2011, №373-П. Положение начинает действовать с 1 января 2012 года.
Положение распространяется на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учёт и перешедших на упрощённую систему налогообложения, а так же на индивидуальных предпринимателей. Кроме того, этим положением должны руководствоваться получатели бюджетных средств, если иное не определено особым образом. Далее мы будем употреблять термин "организация", понимая под организацией всех, кто должен руководствоваться указанным положением при работе с наличными деньгами.
Для работы с наличными деньгами, их приёма и выдачи, у организации должна быть касса. То, как она будет оборудована, где расположена, организация решает самостоятельно. Ранее параметры кассы были чётко прописаны в соответствующем положении, утратившем теперь силу.
Организация должна установить максимально допустимую сумму денежных средств, которую можно хранить в кассе и издать соответствующий распорядительный документ. Излишки денежных средств, превышающие установленный лимит, должны быть зачислены на банковский счёт организации. Делается это в конце дня. Превышение лимита допускается в некоторых случаях, например, в дни выплаты заработной платы.
Расчёт лимита остатка наличных денежных средств в кассе производится согласно Приложения к Положению №373-П.
Кассовые операции в организации выполняет кассир, если кассиров несколько, один из них выполняет функции старшего кассира. Руководитель может выполнять кассовые операции самостоятельно.
Надо отметить, что за нарушение порядка работы с денежной наличностью организация может быть подвергнута штрафным санкциям в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях, в частности, Глава 15 Кодекса посвящена подобным правонарушениям.