Отримуючи путівки працівники, як правило, вносять в касу певний процент вартості путівки, решта вартості списується за рахунок коштів соціального страхування чи інших джерел. Атому при видаванні путівок працівникам складається такий запис:
Дебет субрахунку 301 — на відповідний процент вартості путівки;
Дебет субрахунку 652 — на залишкову вартість путівки;
Кредит субрахунку 331 — на повну вартість путівки.
2. Більшість розрахунків бюджетних установ здійснюється в безготівковій їюрмі, а значна їхня частина — готівкою через підзвітних осіб.
Підзвітними особамиє працівники установи, яким в обмежених розмірах іидаються аванси на здійснення деяких операційно-господарських витрат, які іе можуть бути здійснені у формі безготівкових розрахунків, а також на відря-іження та наукові експедиції. В установах, в яких за штатом не передбачено по-:ади касира, або якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи юзрахунково- платіжна відомості не можуть бути повернуті довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії після закінчення трьох робочих днів, через іідзвітних осіб може виплачуватись заробітна плата.
Підзвітні суми— це суми, видані авансом штатним працівникам бюджетної установи на певні строки та на певні потреби, на витрати, які неможливо здійснити у формі безготівкових розрахунків.
Підзвітні суми в бюджетних установах видаються на такі цілі:
•на господарські видатки;
•на службові відрядження;
•на наукові експедиції.
Готівка на відрядження або під звіт видається працівникам установи на підставі їхньої письмової заяви за дозволом керівника установи і в разі відсутності заборгованості працівника за раніше отримані аванси.
Організація обліку розрахунків з підзвітними особами передбачає виконання таких завдань:
•визначення кола штатних посад, які мають право одержувати кошти під звіт;
•встановлення ліміту підзвітних сум до отримання щодо кожного структурного підрозділу установи;
• організація розрахунку підзвітної суми;
•визначення механізму видавання грошей під звіт та порядку звітування за витраченими підзвітними коштами.
Облік розрахунків із підзвітними особами здійснюється на активному субрахунку 362 „Розрахунки з підзвітними особами" рахунку 36 „Розрахунки з різними дебіторами". За дебетом зазначеного рахунку фіксують суми, видані підзвітним особам, а також суми перевитрат, що відшкодовує підзвітна особа, за кредитом витрати суми авансу і повернені залишки підзвітних сум.
Господарські операції відображаються у Меморіальному ордері № 8 „Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами", типової форми №386 (бюджет), записи в якому здійснюють лінійно-позиційним методом, поєднуючи синтетичний і аналітичний облік. За цим методом в одному рядку записують як суму виданого авансу окремій підзвітній особі, так і суму витрат згідно із затвердженим авансовим звітом, виводять залишок на кінець звітного періоду за підзвітною особою або за установою. Тобто у разі видавання кілька разів одній особі авансів протягом місяця її прізвище повторюватиметься у накопичувальній відомості відповідно до кількості отриманих авансів. У накопичувальній відомості ведеться облік розрахунків з підзвітними особами за кодами економічної класифікації видатків. Накопичувальну відомість за субрахунком 362 „Розрахунки з підзвітними особами" складають щомісячно.
Операції за розрахунками з підзвітними особами, що здійснюється за рахунок коштів спеціального фонду, ведуть в окремому ордері за цією формою.
Операції з видання грошових коштів під звіт і відшкодування перевитрат супроводжуються записами за дебетом субрахунку 362. Дані про невикористані та повернені підзвітною особою до каси бюджетної установи авансові суми, а також про витрачені суми авансу та затверджені суми витрат відповідно до авансового звіту записують за кредитом субрахунку 362. Інші записи здійснюються у разі придбання підзвітними особами необоротних активів, малоцінних та швидкозношуваних предметів. Залишок на кінець місяця за субрахунком 362 розраховується загальний та окремо за кожною підзвітною особою за кодами економічної класифікації видатків. Підраховуючи позицію „Сума оборотів за меморіальним ордером", вираховують суми операцій з руху коштів у касі установи. Позиція „Сума оборотів за меморіальним ордером" у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги „Журнал-головна".
Меморіальний ордер підписує виконавець, особа, що перевірила меморіальний ордер, та головний бухгалтер. Форма цього ордера подана в Таблиці 21.10.
В установах і організаціях, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, витрати на відрядження здійснюються за рахунок коштів, затверджених єдиним кошторисом доходів і видатків за кодом економічної класифікації видатків (КЕКВ) 1140 „Видатки на відрядження".
До цієї категорії належать видатки на:
• оплату проїзду, добових, квартирних під час службових відряджень; оплату підйомних, проїзду, добових у разі переміщення працівників; сесійних виїздів народних суддів; відряджень на курси і в навчальні заклади, на сесії, семінари, наради і конференції, тобто всі видатки на відрядження, що сплачують за рахунок бюджетних коштів у випадках, передбачених чинним законодавством України;
• на придбання службових проїзних квитків та оплату проїзду за маршрутними листами;
• надбавки до заробітної плати, що виплачуються у передоачених рішеннями Уряду випадках окремим категоріям працівників замість компенсації видатків на відрядження (добових, квартирних); • на відрядження працівників бюджетних установ (організацій) на сесії, наради, з'їзди наукового характеру, а також різного роду поїздки з науковою метою, відрядження викладачів, проїзд на виробничу практику студентів, учнів; • оплату відряджень (зокрема проїзду, добових тощо) учнів, студентів, тренерів, інших учасників на навчально-тренувальні збори, змагання, олімпіади тощо; оплата проїзду та добових у разі звільнення військовослужбовців строкової служби; • оплату медичного страхування у разі виїзду за кордон, оплату зборів за відкриття віз під час виїзду за кордон, а також плату за користування залом офіційних делегацій посадовими особами, які їдуть у відрядження або повертаються з нього. Операції з обліку розрахунків із підзвітними особами оформляють такими бухгалтерськими записами:
Аналітичний облік розрахунків із підзвітними особами ведеться за списком фізичних осіб, які отримали грошові кошти під звіт у меморіальному ордері № 8 (ф. 386), причому сальдо на субрахунку 362 може бути як дебетовим, так і кредитовим. Дебетове сальдо вказує на залишки отриманих під звіт авансів, за якими ще не надано звіти. Кредитове сальдо відображає розмір перевитрат за авансовим звітом порівняно із сумою, одержаною під звіт. У балансі бюджетних установ т акі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, кредитове — у складі зобов'язань установи. ! нформацію про фактично отриману готівку під звіт одержують з меморіального ордера № 1, за дебетом субрахунку — 362 „Розрахунки з підзвітними особами". Одночасно одержану інформацію необхідно звірити із записами в касовій книзі в розрізі отримувачів готівки під звіт та відображенням здійсненої операції в меморіальному ордері № 8, за кредитом рахунку 301 „Каса в національній валюті". В установах із незначною кількістю підзвітних осіб аналітичний облік розрахунків здійснюється за кожною підзвітною особою на картках ф. № 292-а (у книзі ф. № 292). Облік бюджетними установами операцій з іноземною валютою регламентується Порядком відображення в обліку операцій в іноземній валюті, затвердженим наказом ДКУ від 24.07.2001 № 126 (далі — Порядок № 126) та Інструкцією про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ, затвердженою наказом ДКУ від 10.07.2000 р. №61.
Для отримання коштів в іноземній валюті бюджетна установа повинна відкрити в уповноваженому банку валютний рахунок за кожним видом іноземної валюти. Для їхнього відкриття до банку подають такі самі документи, як і для відкриття поточного рахунку у національній валюті, та ліцензію НБУ на право здійснювати зовнішньоекономічну діяльність.
У бухгалтерському обліку іноземна валюта обліковується окремо за кожною валютою у накопичувальних відомостях руху коштів загального (спеціального) фонду типової форми № 381 (бюджет) або № 382 (бюджет) — меморіальні ордери відповідно № 2 та № 3. Якщо бюджетна установа використовує у своїх операціях кілька видів валютних коштів, має кілька валютних рахунків, то кількість меморіальних ордерів з обліку іноземної валюти має відповідати кількості видів валюти і рахунків у банку. Меморіальні ордери нумерують відповідно № 2-1, 2-2, 3-1, 3-2 тощо.
3. Принципи формування та обліку інформації про дебіторську заборгова ність визначено відповідно до Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інши активів бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейств України від 26 грудня 2003 року № 242. Ця Інструкція встановлює єдині вимоги до порядку ведення бюджетними установами бухгалтерського обліку руху коштів у касі, на рахунках в установах банків або в органах Державного казначейства розрахунків з дебіторами та інших активів.
Дебіторська заборгованість— фінансовий актив установи, що виникає унас лідок договірних відносин між двома юридичними особами, серед яких одна, що є власником активу, після настання відповідних умов угоди має право на отримання платежів, товарів, робіт та послуг.
Замовник — юридична або фізична особа, яка замовляє виконання робіт, поставляння продукції, надання послуг, організовує проведення торгів (тендерів), укладає договори (контракти), контролює хід будівництва та здійснює технічний нагляд за ним, проводить розрахунки за поставлену продукцію, виконані роботи, надані послуги, приймає закінчені роботи.
Покупець — юридична або фізична особа, яка придбаває товари (продукцію) для власних потреб або з метою передання (дарування) їх іншій особі — одержувачу.
При реалізації продукції бухгалтерією установи виписується відповідний первинний документ. До цих первинних документів належать: накладні; раху-нки-фактури, акти приймання виконаних робіт (послуг), податкові накладні, товарно-транспортні накладні, товарні накладні. Один примірник залишається в бухгалтерії установи і є підставою для здійснення запису в облікові реєстри про виникнення дебіторської заборгованості. Матеріальні цінності відпускаються покупцям або передаються безоплатно на підставі доручення одержувачів.
Розрахунки із замовниками здійснюють, як правило, безготівковим методом. Після підписання договору замовник перераховує науковій установі аванс відповідно до укладеної угоди. За роботами, термін виконання яких більше одного року, сума авансу перераховується щорічно з урахуванням з обсягу робіт кожного року. За кошти цього авансу виконавець здійснює поточні витрати на науково-дослідні роботи (НДР) і закуповує передбачене кошторисом спеціальне обладнання, устаткування, матеріали. Здавання замовнику виконаних НДР проводиться в міру готовності окремих етапів (розділів), передбачених календарним планом, і оформляється спеціальним актом, який є підставою для оформлення рахунку на оплату (за мінусом відповідної частки перерахованого авансу). Оплата замовни ком закінчених НДР проводиться платіжним дорученням за договірною вартістю з вирахуванням раніше перерахованих авансів і проміжних платежів.
Розрахунки із замовниками за НДР, які виконуються за господарськими договорами, обліковуються на субрахунках № 351 „Розрахунки із замовниками з авансів на науково-дослідні роботи" і № 634 „Розрахунки із замовниками за науково-дослідні роботи, що підлягають оплаті".
На субрахунку 351 обліковуються розрахунки з покупцями та замовниками за виконані роботи і надані послуги, що мають авансові платежі, умови угод яких передбачають попередню оплату.
Субрахунок застосовується лише в науково-дослідних установах, навчальних закладах професійно-технічної освіти, виробничих (навчальних) майстернях та підсобних (навчальних) сільських господарствах.
За дебетом субрахунку 351 записуються суми авансових платежів та попередньої оплати, сплачених установою в рахунок виконання договорів з придбання товарів, робіт та надання послуг і вартість товарів, робіт та послуг, виконаних установою, при цьому кредитуються субрахунки рахунків 31, 32, 63, 71, 72, 74 За кредитом субрахунку 351 і дебетом субрахунків рахунків ЗО, 31, 32, 34, 63, 64 65, 67, 81, 82 відображаються прийняті в рахунок сплаченого установою авансу і попередньої оплати товари, роботи та послуги та отримана плата за виконай установою роботи, послуги та за надані товари.
За дебетом субрахунку 351 і кредитом 634 „Розрахунки із замовниками за науково-дослідні роботи, що підлягають оплаті" записуються суми авансів, що зараховані після оплати рахунків.
На субрахунку 634 „Розрахунки із замовниками за науково-дослідні роботи, що підлягають оплаті" обліковуються розрахунки із замовниками за виконані згідно з договорами науково-дослідні роботи.
За дебетом субрахунку 634 записуються суми за наданими рахунками з кредитуванням субрахунку 723 „Реалізація науково-дослідних робіт за договорами". У кредит субрахунку 634 та дебет субрахунку 313 „Поточні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги" або 323 „Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги" записуються суми, які надійшли до сплати за рахунком та за кредитом 351 „Розрахунки із замовниками з авансів на науково-дослідні роботи", — суми зарахованого авансу.
Аналітичний облік розрахунків з покупцями та замовниками ведеться за кожним покупцем та замовником на картках за кожним договором окремо.
У Таблиці 7. наведено бухгалтерські проведення з обліку розрахунків з покупцями та замовниками.
Працівники бухгалтерії повинні вживати заходи щодо закриття авансових платежів протягом встановлених термінів, а у випадках невиконання зобов'язань господарюючими суб'єктами втакі терміни — щодо застосування фінансових санкцій.
Облік доходів від реалізації науково-дослідних робіт за договорами наведено в Розділі 22 „Облік доходів".
Для обліку розрахунків з іншими дебіторами установи призначений рахунок 36 „Розрахунки з різними дебіторами", який розподіляється на субрахунки
Сума авансу записується за дебетом субрахунка рах. 36, на суму триманних цінностей або наданих послуг прводиться запис у кредит субрахунку рах.36.
До розрахунків з іншими дебіторами належать розрахунки:
•з підприємствами, установами, організаціями шляхом попередньої оплати за товари, роботи та послуги, які отримає установа в майбутньому (після перерахування плати) за умовами договору, якщо це передбачено чинним законодавством України;
• з підприємствами, установами, організаціями, фізичними особами, яким установа реалізувала товари, виконала роботи та надала послуги, якщо умовами договору передбачена оплата після їх надання;
•із студентами та учнями за користування гуртожитком при вищих і середніх спеціальних навчальних закладах.
За дебетом субрахунку 364 відображаються:
• нарахована плата за навчання, гуртожиток, відвантажені товари, виконані роботи та надані послуги, за які оплата буде отримана в майбутньому, при цьому кредитуються субрахунки рахунків 71, 72;
• перерахована попередня оплата за товари, роботи та послуги, що будуть надані установі в майбутньому, при цьому кредитуються субрахунки рахунків 31, 32.
За кредитом субрахунку 364 відображаються:
• надходження коштів за вже відвантажені в минулому товари, виконані роботи та надані послуги, при цьому дебетуються субрахунки рахунків ЗО, 31,32;
•отримання товарів, робіт та послуг, що були оплачені в минулому попередньою оплатою, при цьому дебетуються субрахунки рахунків 10,11,12, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 80, 81, 82.
Залишок за субрахунком 364 може бути як дебетовим, так і кредитовим. У )інансовій звітності він відображається розгорнуто: дебетове сальдо — у складі боротних активів, а кредитове — у складі зобов'язань. Типові господарські операції та кореспонденцію рахунків з обліку розрахунків з іншими дебіторами наведено в Таблиці 8.