| Витрати пального (літрів) | час в наряді, год., хв. | кількість їздок з вантажем | пробіг, км. | перевезено, тонн | виконано, ткм | зарплата | |||||||||||
| всього | в т.ч. автомобіля | загальний | в т.ч. з вантажем | всього | в т.ч. в причепах | всього | в т.ч. в причепах | код | сума | ||||||||
| за нор-мою | фактично | автомо-біля | причепа | у русі | у простої | автомо-біля | причепа | автомо-біля | причепа | ||||||||
| на лінії | по тех. неспр. | ─ | 24,80 | ||||||||||||||
| ─ | |||||||||||||||||
| 15,4 | 630 | ─ | ─ | ─ | ─ | ─ | ─ | ─ | ─ | ||||||||
| Код марок автомобіля | ─ | при-чепів | ─ | ─ | ─ | Автомобіле-дні у роботі | ─ | ─ |
Подорожній лист легкового автомобіля видають підприємства й організації, які надають службові легкові автомобілі для транспортного обслуговування юридичних осіб на комерційних засадах або використовують їх у службових поїздках для власних потреб, а також підприємства, на замовлення яких здійснюють транспортне обслуговування службовими легковими автомобілями.
Подорожні листи форм № 2 і № 3 видають, як правило, на один робочий день (зміну) після обов'язкової здачі подорожнього листа за минулий робочий день.
Подорожній лист виписують на підставі замовлення відповідальної особи за виконання робіт і видають водію щоденно диспетчери перед виїздом із гаражу. По завершенні роботи (робочого дня) водій повертає його диспетчерові.
Перед виданням подорожній лист реєструють у диспетчерському журналі за такими реквізитами: реквізити автопідприємства, дата видачі і номер подорожнього листа, прізвище та ініціали водія, його підпис при одержанні подорожнього листа, дата повернення подорожнього листа, підпис відповідальної особи. Бланки подорожніх листів є бланками суворої звітності. Бухгалтерія видає подорожні листи працівникам відділу експлуатації під звіт і списує у видаток згідно до реєстрів, складених за даними журналу обліку руху подорожніх листів (форма авто-10). У журналі записують кожний подорожній лист, виданий водієві, і контролюють повернення подорожнього листа диспетчерові. Під час видачі подорожнього листа диспетчер обов'язково перевіряє за журналом здачу водієм попереднього листа, що фіксує своїм підписом. Журнал відкривають на кожен рік, усі подорожні листи в ньому, починаючи від початку року, нумерують.
Заповнення подорожнього листа до видачі його водієві здійснює диспетчер, а безпосередньо на лінії —: вантажовідправник і вантажоотримувач. На лицьовому боці подорожнього листа зазначають прізвище водія і працівників, що супроводжають машину, найменування вантажу, місце його отримання і доставки, масу вантажу, час виїзду із гаража. Механік має оглянути машину перед її виходом на лінію, у подорожньому листі засвідчити її технічну справність; водій має розписатися у прийнятті справної машини. Час виїзду і повернення у подорожньому листі фіксує диспетчер і підтверджує своїм підписом. При поверненні до гаража водій передає машину механікові. В частині фактичного виконання виробничого завдання записи в листі робить диспетчер — за кожною поїздкою вантажного автомобіля зазначають час і номер товарно-транспортної накладної, в якій оформлено відправку вантажу Відображають також простої на лінії із зазначенням причин. В окремому розділі подорожнього листа відображають рух палива: його залишок при виїзді, кількість виданого за день та залишок під час заїзду до гаража і здачі автомобіля.
У разі міжнародних перевезень вантажів подорожні листи оформлюють відповідальні особи перевізника.
На маршруті руху відповідні показники заповнюють:
—водій — на підставі товарно-транспортної накладної:
найменування вантажовідправника, адресу (місто) відправлення вантажу, адресу (місто) призначення вантажу, номери й дати оформлення товарно-транспортної накладної, найменування перевезеного вантажу, відповідно його загальну кількість, зокрема й перевезення іноземною територією.
Після виконання перевезень ці записи засвідчує підписом власник вантажу;
— митні органи — відзначають проходження автомобілем контрольно-диспетчерських пунктів і проведення контролю у цих пунктах (проставляють штамп встановленої форми й роблять запис на лицьовому та зворотному боці подорожнього листа стосовно дати здійснення контролю (число, місяць, рік) і часу (година, хвилина);
— відповідальна особа перевізника — на підставі переданих товарно-транспортних накладних перевіряє достовірність даних про виконання завдання, що засвідчує власним підписом.
Для здійснення контролю за використанням вантажних автомобілів на кожен із них оформлюють Картку обліку роботи вантажного автомобіля, яка є накопичувальним регістром про роботу автомобіля за звітний місяць, рух палива й дані про його витрати за нормами і фактично. У картках також можна зазначати суму нарахованої заробітної плати. Записи у картці здійснює диспетчер на підставі даних подорожніх листів.
На підставі карток обліку роботи вантажного автомобіля для узагальнення даних про роботу автотранспорту по підприємству загалом складають Зведену відомість обліку роботи вантажних автомобілів. Відомість складають за марками автомобілів. У ній відображають ступінь використання вантажних автомобілів у роботі, обсяг виконаної роботу, простої невиробничого характеру, витрати пального.