Облік залізничного транспорту має забезпечувати вирішення економічних питань і розв'язання проблем, які виникають у практичній діяльності підприємств залізничних доріг України. Це, насамперед, задоволення економічних потреб населення та країни у перевезеннях з оптимальними, науково обґрунтованими витратами, постійним збільшенням перевізних можливостей залізничних доріг.
Відповідно до Закону України "Про залізничний транспорт України" № 273/96-ВР від 4 липня 1996 р., ст. 4, керівництво залізничним транспортом здійснює Державна адміністрація залізничного транспорту України "Укрзалізниця" Міністерства транспорту та зв'язку України за виробничо-територіальним принципом.
Управління за виробничим принципом передбачає такий порядок, за якого підрозділи державної адміністрації "Укрзалізниця" оперативно керують відповідними службами доріг, служби, у свою чергу, — відділами відділень доріг, а відділи відділень — лінійними виробничими підприємствами та організаціями. Управління за територіальним принципом полягає в тому, що вся сітка залізничних доріг України поділена на шість доріг (Львівська, Південно-Західна, Одеська, Південна, Придніпровська, Донецька), а кожна дорога — на відділення. Міністерство транспорту та зв'язку України через державну адміністрацію "Укрзалізниця" здійснює керування дорогами. Управління дорогами у межах своєї території керує всіма відділеннями, відділення, у свою чергу, — лінійними підприємствами, які перебувають у його розпорядженні. Основним госпрозрахунковим підрозділом на залізничному транспорті України є залізнична дорога, а на дорозі — відділення.
Відділенню дороги підпорядковуються станції, вокзали, локомотивні та вагонні депо, промивально-пропалю-вальні станції, резерви провідників, дистанції дороги, сигналізації та зв'язку, будівель і споруд, дільниці енергопостачання, електростанції, механізовані дистанції навантажувально-розвантажувальних робіт, дільничні матеріальні склади та ін.
Значна перевага залізничних доріг — це їх надзвичайна провізна спроможність. По одній електрифікованій лінії можна провести майже 20 млн. т. вантажів у рік в одному напрямі, а по двошляховій магістралі, обладнаній автоблокуванням, — понад 60—70 млн. т. Незважаючи на те, що постачання вантажів по колії відбувається повільніше, ніж повітряним, автомобільним і морським транспортом, залізничний транспорт забезпечує високу регулярність перевезень за добу. Шлях по колії, як правило, швидший і коротший, ніж річковим або трубопровідним транспортом. Найголовніше те, що перевезення масових вантажів на великі відстані залізницею коштує набагато дешевше, ніж іншими видами транспорту.
З огляду на названі вище особливості важливе значення на підприємствах залізничного транспорту має належна організація обліку, яка врахувала б специфіку цієї галузі. Якщо такі об'єкти обліку, як основні засоби, запаси, розрахунки, грошові кошти та інші мають майже однакові, порівняно з іншими галузями, або подібні до них особливості, то методика обліку витрат і доходів залізничного транспорту має свої відмінності.