Основой для ее использования является принцип применения накопительных регистров (накапливания данных), которые обеспечивают синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций. Накопительные учетные записи производятся в разрезе корреспондирующих счетов, что исключает необходимость составления мемориальных ордеров. Обычно в одном регистре совмещаются хронологическая запись, синтетический и аналитический учет. Книги (карточки) аналитического учета ведутся как исключение по некоторым объектам.
2. Регистрами бухгалтерского учета при журнально-ордерной форме являются два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера, вспомогательные (накопительные) ведомости; кроме этого, также применяются разрабо-точные таблицы, Главная книга.
Журналы-ордера - это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу на свободных листах специального разграфления. Записи в журналах-ордерах производятся либо по мере поступления документов, либо итогами за месяц в зависимости от характера и содержания операции. Они открываются на каждый синтетический счет или группу взаимосвязанных счетов и имеют постоянный номер.
Журналы-ордера построены по кредитовому принципу, ведутся по кредиту одного или нескольких однородных счетов.
По содержанию и форме их можно подразделить на три группы:
· первая группа - журналы-ордера, в которых регистрируются кредитные обороты по счету и вспомогательные ведомости, составленные в целях контроля за движением денежных средств;
· вторая группа - журналы-ордера, используемые для учета операций по счетам расчетов с подотчетными лицами, поставщиками и подрадчиками. Используется линейный способ (дебетовые и кредитовые обороты размешаются по одной строке). Так, например, отражается задолженность организации поставщику и по мере оплаты производится запись о ее погашении - все по этой строке;
· третья группа - журналы-ордера для учета затрат на производство; в них записи производятся в шахматном порядке. При этом дебетуемые счета отражаются по горизонтали, а кредитуемые - по вертикали журнала-ордера.
Итоги из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, которая открываются все счета синтетического учета, применяемые на данном предприятии; записи делаются по мере поступления документов или итогами за месяц из журналов-ордеров. Затем они переносятся в Главную книгу, где по каждому счету кредитовый оборот отражается одной суммой, а дебетовый - в корреспонденции с кредитуемыми счетами. В книге обобщаются данные текущего учета и взаимно сверяются записи по отдельным счетам; на основании нее составляется бухгалтерский баланс.
Вспомогательная ведомость - учетный регистр, предназначенный для систематизации (накапливания) данных, содержащихся в первичных документах. Эти данные общими итогами записываются по счетам учета.
Вспомогательная (накопительная) ведомость улучшает и упрощает учет, сокращает количество учетных записей.
3. Основные особенности журналыю-ордерной формы учета:
· использование для учета финансово-хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых производится только по кредитовому признаку;
· совмещение и объединение в журналах-ордерах хронологической записи, синтетического и аналитического учета;
· облегчение и ускорение составления отчетности;
· улучшение организации и разделение труда учетных работников;
· уменьшение объема учетной работы, что достигается широким применением накопительных ведомостей, устранением дублирующих записей, совмещением в одном регистре хронологической записи, синтетического и аналитического учета, упразднением мемориальных ордеров, а также оборотных ведомостей, которые применяются как исключение;
· группировка документов по отношению к журналам-ордерам и накопительным ведомостям;
· ускорение учетной регистрации и ликвидации отставания аналитического учета от синтетического.