Сортировка и группировка

 

Но имеются следующие специфичные кнопки:

− Всплывающее меню «Вид» имеет кнопку "Образец", которая выводит страницу с данными, генерируемыми Access, для ускоренного представления расположения информации на странице;

- Кнопка « сортировка и группи­ровка данных». Отчеты игнорируют все условия сортировки, заданные в базовом запросе. Окно "Сортировка и группировка" следует использовать для того, чтобы определить последовательность, в которой будут представлены данные. Первый элемент в списке определяет основную группу, а последующие − подгруппы внутри группы предыдущего уровня. Столбец Поле/Выражение содержит выпадающий список полей базовой таблицы/запроса.

Чтобы добавить разделы заголовка и примечания для группы, установите для свойств Заголовок и Примечание группы значение Да. Для каждого поля и выражения можно определить свойства Группировка и Интервал. Т.о. записи объединяются в одну группу, если значение поля попадает в некоторый диапазон. Вид и задаваемый размер диапазона зависят от типа данных поля.

 

1.2. Стандартная панель инструментов окна предварительного просмотра (слева направо):

 

Представляет собой меню:

а) Конструктор – работа с отчетом в режиме Конструктора;

б) Предварительный просмотр – вид отчета на печатном листе;

в) Образец – выводит создаваемый отчет для быстрого просмотра;

Печать − выводит данный отчет на печать;

Масштаб − переключает изображение между режимами отображения полной страницы и изменяемого масштаба. Когда указатель принимает форму лупы нажатие кнопки мыши приводит к отображению в увеличенном масштабе выбранной области отчета, выводящегося в режиме отображения полной страницы. Повторное нажатие кнопки мыши позволяет вернуться к исходному масштабу.

Одна страница (Подкоманда «Одна страница» (меню «Вид», команда «Число страниц»)) − отображает одну полную страницу в режимах предварительного просмотра или просмотра образца;

Две страницы (Подкоманда «Две страницы» (меню «Вид», команда «Число

страниц»)) − отображает две полные страницы в режимах предварительного

просмотра или просмотра образца;

Несколько страниц − выводит на экран в режиме предварительного просмотра или в режиме просмотра образца матрицу страниц. Например, подкоманда 2x3 открывает 6 страниц, размещенных в 2 строки и 3 столбца. Выберите с помощью мыши нужное количество страниц в матрице;

Масштаб − задает в процентах масштаб изображения отчета в режимах предварительного просмотра или просмотра образца. Для изменения масштаба нажмите кнопку раскрытия списка и выберите или введите величину масштаба в процентах;

Закрыть − закрывает активное окно. Отменяет применение фильтра к текущей таблице или форме;

Публикация в MS Word − представляет собой меню. Записывает выделенный объект (например, таблицу, отчет или часть объекта в режиме таблицы) в файл в формате RTF (.rtf) и загружает его в Microsoft Word. По умолчанию, файлу присваивается имя объекта с расширением .rtf, а документ сохраняется в папке Microsoft Access:

а) Слияние с Microsoft Word;

б) публикация в MS Word;

в) анализ в Microsoft Excel;

Окно базы данных − выводит на передний план окно базы данных, содержащее списки всех объектов текущей базы данных. Используется, например, для переноса объектов с помощью мыши из окна базы данных в текущее окно.

Таблица − создает новую таблицу с помощью мастера, в режиме таблицы, в режиме конструктора таблицы, а также путем импорта или связывания таблицы;

Справка − активизирует возле указателя мыши знак вопроса. Если установите этот указатель на любом объекте и щелкните кнопкой мыши, то получите контекстную подсказку;

 

1.3. Для создания отчета выделите нужный Вам запрос или таблицу и

щелкните по кнопке создания нового отчета. Access выведет диалоговое окно: пустой бланк отчета с разделами Верхний и Нижний колонтитулы, в центре между которыми находится область данных. Вы можете перетащить край любого

раздела, но так как ширина всех разделов одинакова, то при изменении ширины одного из разделов автоматически изменяется ширина всех других. Верхний и нижний колонтитулы будут печататься вверху и внизу каждой страницы. Чтобы их добавить или убрать используйте команду меню Вид/Колонтитулы. Можно задать также заголовок, который будет печататься только раз в начале отчета (Заголовок отчета), и область примечаний, которая будет печататься только раз в конце отчета (Примечание отчета). Для этого используйте соответствующую команду меню отчетов в Вид.

 

1.4. Вы можете украсить Ваш отчет с помощью использования элементов: прямая, прямоугольник, объект OLE и др. Для обеспечения большей наглядности документа пользуйтесь элементом панели инструментов − палитрой, производя в ее окне изменения при выделенном элементе.

 

1.5. Работа со списком полей и бланкам свойств аналогична работе с этими инструментами при разработке форм.