1. Претензия предъявляется в письменной форме.
К претензии об утрате или о повреждении груза кроме перевозочных документов должны быть приложены документы, подтверждающие право на предъявление претензии, и документы, удостоверяющие количество и стоимость отправленного груза.
Перевозочные документы предъявляются в подлиннике.
2. Перевозчик имеет право в двухнедельный срок после получения претензии возвратить ее без рассмотрения, если к претензии не приложены документы, предусмотренные пунктом 1 статьи 405 КТМ. В случае, если перевозчик в указанный срок не возвратит заявителю ненадлежаще оформленную претензию, она считается принятой к рассмотрению.
Специфика рассмотрения споров по грузовой перевозке заключается в наличии особого претензионного порядка. До предъявления к перевозчику иска, вытекающего из перевозки груза, обязательно предъявление ему претензии. Порядок оформления и выставления претензии предусмотрен ст. 797 ГК и ст. 405 КТМ.
Право на предъявление претензии принадлежит:
1) отправителю – при невыполнении перевозчиком обязанности подать транспортные средства;
2) отправителю и получателю – при полной утрате груза в зависимости от того, кто из них предъявил документы на груз (грузовую квитанцию, коносамент), при переборе грузовых платежей в зависимости от того, кто из них представит накладную (коносамент);
3) получателю – при недостаче, порче или повреждении груза, а также в случае просрочки в его доставке против накладной или коносамента.
Передача права на предъявление претензий другим организациям или гражданам не допускается, за исключением случаев передачи такого права отправителем получателю или наоборот, а также отправителем или получателем экспедитору либо страховщику; удостоверяется переуступочной надписью на коносаменте или ином перевозочном документе.
По общему правилу претензии должны заявляться по каждой отдельной отправке. К ней обязательно прилагаются необходимые документы, подтверждающие изложенные в претензии требования (коммерческий акт или жалоба на отказ в его составлении, других актов, обоснования и расчёта суммы претензии).
Порядок направления претензии ответчику должен быть выбран такой, который бы позволил при предъявлении иска доказать факт направления. Это может быть почтовое отправление с уведомлением о вручении, вручение под расписку и др.
Нарушением порядка предъявления претензии следует считать следующие случаи:
1) к претензии не приложены документы, подтверждающие право на предъявление претензии;
2) претензия предъявлена лицом, не обладающим правом на ее предъявление;
3) претензия заявлена ненадлежащему перевозчику (фрахтовщику);
4) претензионные требования объединены с нарушением установленных правил;
5) претензия заявлена с нарушением установленных сроков.
В претензии должны быть указаны следующие данные:
1) за что именно предъявляется претензия (за полную или частичную утрату груза, повреждение, порчу, просрочку в доставке и т.п.) и краткое обоснование претензии;
2) сумма претензии по каждому отдельному виду требования и каждому отдельному документу с указанием срока удовлетворения требования ;
3) подробный почтовый адрес, по которому заявитель претензий желает получить ответ;
4) реквизиты банка, в котором открыт расчётный счёт заявителя претензии и номер этого счёта;
5) дата составления претензии.
Следует обратить внимание и на документы, подтверждающие или доказывающие обстоятельства, на которые имеется обоснованная претензия, и на которые правомочное лицо указывает в своей претензии.
Перевозочные документы предъявляются в подлиннике.
Упомянутую обязанность правомочного лица подать документы, обосновывающие претензию, в косвенном виде также оговаривает Конвенция ООН по морскому праву «Письменная претензия приостанавливает давность требования до того дня, когда перевозчик письменным заявлением отказывает в претензии и возвращает приложенные к ней документы».
Если претензия подана о повреждении или потере груза, его порче кроме документов, подтверждающих право на предъявление претензии, дополнительно должны быть приложены документы, подтверждающие количество и стоимость груза, а также экземпляр оригинала коносамента. А также расчёт суммы претензии. Приложение расчёта суммы претензии необязательно, если указанный расчёт сделан в самой претензии.
К заявлению по претензии за недостачу груза, по которому производятся расчёты между грузоотправителем и грузополучателем с учётом нормированной и фактической влажности, должен прилагаться также документ (качественное удостоверение, сертификат и т.п.), подтверждающий, с какой влажностью груз был отправлен, а также данные анализа о влажности прибывшего груза, если такой анализ производился.