Приемка составов пассажирских поездов производится в парке отправления проводниками вагонов и постоянно действующей комиссией, в состав которой входят: сменный мастер, представители санитарно-контрольного пункта, дирекции по ремонту вагонов, пожарного надзора, начальника поезда и электромеханика.
При приемке вагона проводник проверяет, в присутствии экипировщика: санитарное состояние и качество экипировки вагонов, наличие воды, инвентаря, предметов чайной торговли, исправность ручного тормоза, наличие пломб на стоп-кранах, исправность подножек, поручней переходных площадок, межвагонных соединений, хвостовых сигналов, системы сигнализации контроля нагрева роликовых букс, состояние сигнализации утечки тока на корпус вагона, напряжение аккумуляторных батарей, исправность дверных замков, оконных рам, электроосветительных приборов, наличие и исправность огнетушителей, термометров кипятильников, бачков для питьевой воды, холодильной установки, наличие воды в бачках санузлов и состояние умывальных чаш и унитазов, состояние электроотопительной системы. После приемки проводник расписывается в приемо-сдаточной ведомости.
Подготовленные к отправлению в рейс составы пассажирских поездов после росписи руководителей ремонтных цехов и экипировочных бригад за готовность вагонов в журнале установленной формы не менее чем за два часа до подачи под посадку принимает комиссия с участием начальника поезда и электромеханика. При приемке члены комиссии проверяют техническое и санитарное состояние вагонов; обеспеченность их водой, топливом; необходимыми противопожарными и постельными принадлежностями, инвентарем; качество, сохранность и условия хранения продуктов чайной торговли; наличие санитарных книжек у проводников, а также форменной одежды.
Все обнаруженные комиссией недостатки устраняют до подачи состава под посадку. Результаты проверки комиссия заносит в рейсовый журнал. А начальник поезда о приемке вагонов в рейс расписывается в книге готовности состава, которая находится у сменного мастера ПТО.
Готовность состава поезда специального назначения в рейс проверяет комиссия с участием представителей арендующей стороны. Результаты осмотра оформляют актом в трех экземплярах.