Железная дорога обязана оформить проездной документ до любой станции по маршруту следования поезда. В случае отсутствия прямого сообщения пассажиру могут быть оформлены проездные документы на каждый беспересадочный участок маршрута при наличии свободных мест в поездах.
Проездные документы перед их выдачей пассажиру должны быть заполнены необходимыми сведениями, предусмотренными формой документа. По ручной технологии все документы следует заполнять обязательно ручкой (синими, черными, фиолетовыми чернилами или пастой) разборчиво, без сокращения слов, можно применять штемпеля с готовым текстом.
После заполнения всех требуемых граф бланк режется так, чтобы род вагона, категория поезда, стоимость проезда (с учетом всех взыскиваемых сборов), для групповых билетов - количество пассажиров, для пригородных билетов вид билета остались с правой частью проездного документа (основного или дополнительного), которая вручается пассажиру. Резку проездных документов, оформляемых бесплатно взамен талонов и других документов, дающих право на бесплатный проезд, билетный кассир производит таким образом, чтобы тарифная сетка целиком оставалась при корешке, а род вагона и категория поезда с билетом. Проездной документ без контрольного талона (средней части) недействителен, также недействителен без контрольного талона корешок проездного документа. Направление “туда” или “обратно” билетный кассир отмечает галочкой.
При выдаче проездных документов на станции отправления накладывается игольчатый компостер. Бланковый проездной документ перегибается на горизонтали пополам, корешок вкладывается внутрь бланка, после чего компостируется. Сведения на компостере размещены в следующем порядке: номер поезда, число, месяц и год. Месяц обозначается римской цифрой, остальные данные – арабскими цифрами, а год только последней цифрой.
При компостировании проездного документа универсальным компостером все цифры обозначаются арабским шрифтом, а месяц - прописью из трех букв. Если число и месяц имеют один знак, то перед ними ставят цифру нуль. Если номер поезда имеет трехзначную нумерацию, то первая цифра или полностью номер поезда указывается от руки. При наложении компостера на пригородные проездные документы номер поезда не ставится. При выдаче абонементных проездных документов налагается игольчатый компостер, датированный числом, с которого начинается действие билета. Компостирование проездных документов в поездах может производиться мастичным штемпелем.
При погашении компостера (крестообразно) ставится штамп “компостер погашен” и указывается дата и часы гашения. Эти отметки заверяются подписью и штемпелем станции.
Никакие подчистки и исправления не допускаются. В случае ошибки при резке, компостировании или заполнении бланк признается дефектным и приводится в суточном отчете как испорченный, при этом лицевая сторона перечеркивается, на обороте указывается причина, пишется “испорчен”, после чего, бланк билета заверяет начальник вокзала должностным штемпелем и ставит подпись, дату. Если проездной документ разрезан, обе его части складывают и перечеркивают по диагонали двумя линиями. В противном случае, проездной документ к учету не принимают, а стоимость относят за счет допустившего брак. Пассажиру выдается новый проездной документ.
При оформлении проездных документов с помощью системы «Экспресс» всю информацию на бланки заносит специальное билетопечатающее устройство, подключенное к терминалу системы “Экспресс”. Подчистки и исправления, также не допускаются. В случае порчи бланк погашают. Проездной документ с информацией, вписанной вручную, считается недействительным. Вручную разрешается исправлять только номер поезда в случае, если он меняется в пути следования. Компостер, наносимый на проездные документы “АСУ Экспресс”, содержит 15 знаков: трехзначный номер пункта продажи, трехзначный номер терминала, трехзначный номер поезда, один знак – нитка графика, пятизначную дату отправления (число – два знака, месяц – два знака, год – один знак).
При оформлении проездного документа (билета) пассажиру, имеющему право на бесплатный или льготный проезд и следующему с пересадками, билетный кассир первоначальной станции отправления указывает полный путь следования с учетом пунктов пересадки, при этом проездной документ (билет) оформляется по кратчайшему маршруту следования не более чем с тремя пересадками. В пункте пересадки новый проездной документ (билет) оформляется в обмен на уже использованный.
На новом бесплатном или льготном проездном документе (билете) билетный кассир указывает оставшийся путь следования пассажира. Оформление должно быть произведено в течение 24 часов с момента прибытия поезда, в котором следовал пассажир.
При оформлении проезда Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации, Героям Социалистического труда, лицам, награжденным орденами Славы трех степеней, орденами Трудовой Славы трех степеней и орденами «За службу Родине в Вооруженных Силах СССР» трех степеней, билетный кассир разрезает бланк таким образом, чтобы тарифная сетка целиком оставалась при корешке проездного документа (билета). Талон на право бесплатного проезда прикладывается к корешку проездного документа (билета) для отчета билетного кассира.
Инвалидам ВОВ 3 группы, участникам ВОВ, лицам, приравненным к ним по льготам, а также лицам, сопровождающим инвалидов ВОВ 1 группы по их желанию, вместо полагающегося им оформления проезда с 50-процентной скидкой в двух направлениях может быть произведено оформление бесплатного проезда в одном направлении. При этом делается отметка: «По талонам туда и обратно». Такую поездку разрешается оформлять до 31 января следующего года за указанным в талоне.
Аналогичный порядок применяется при оформлении бесплатного проезда (туда и обратно) указанным лицам по талонам за два года, при этом делается отметка: «По талонам за два года». В обмен на два талона «обратно» поездка может быть оформлена до 31 января года, следующего за указанным в талоне (например: до 31 января 2004 года поездка может быть оформлена и совершена по талонам «обратно» за 2002год и 2003год).
Корешки проездных документов, а также все документы подтверждающие выдачу билетов в кредит или бесплатно брошюруются и с отчетом по окончанию дежурства передают в группы учета и отчетности по продаже билетов.
При оформлении проезда детей учитывают их возраст: при пассажире может ехать бесплатно только один ребенок в возрасте до пяти лет, если он не занимает отдельное место, в противном случае ему оформляют детский проездной документ (детский билет). При следовании с пассажиром более одного ребенка в возрасте до пяти лет, а также на каждого ребенка от пяти до десяти лет должны быть оформлены детские проездные документы. Для проезда детей десяти лет и старше оформляются проездные документы (билеты) как для взрослых пассажиров.
Пример:
1. С пассажиром едет один ребенок в возрасте три года, который не занимает отдельное место. В этом случае пассажиру будет оформлен один полный проездной документ. Проездной документ на проезд ребенка оформлен не будет, он едет бесплатно.
2. А если ребенок занимает отдельное место, то пассажиру кроме полного проездного документа будет оформлен детский проездной документ для проезда ребенка.
3. Если с пассажиром едут двое детей в возрасте два и четыре года, занимающие одно спальное место, то пассажиру будут оформлены два проездных документа (полный и детский).
4. Если с пассажиром едет ребенок пяти лет, то на проезд будут оформлены два проездных документа (полный и детский).