Проездные документы и бланки строгого учета имеют серию и номер, отпечатанные типографским способом, защитную сетку; новые проездные и перевозочные документы имеют голограмму и другие способы защиты (до 30) от подделки. Они предназначены для оформления перевозок пассажиров, багажа и грузов и служат основанием на проезд и перевозку.
Для упрощения учета им присвоен шифр, состоящий из трех цифр. Об утрате проездных документов и бланков строгого учета начальник станции, начальник вагонного депо или ревизор - инструктор по контролю поездов немедленно извещает ДОП, финансовый отдел, органы транспортной милиции и финансовую службу.
Финансовая служба объявляет об этом ревизорскому аппарату по контролю доходов и поездов своей дороги, финансовым службам смежных дорог и Финансовому департаменту МПС. Финансовый отдел НОД (ДОП) производит тщательное расследование, при необходимости материал передает следственным органам.
Подробный материал расследования с сообщением о принятых мерах с заключением начальника отделения дороги отправляют в финансовую службу для решения вопроса о снятии утраченных бланков с материального учета.
При передаче кассы вследствие назначения новых кассиров составляется акт с указанием результатов натурной проверки всего наличия денежных сумм, проездных документов и бланков строго учета на день передачи. Акт подписывают сдающий и принимающий кассиры и начальник станции (вокзала) или его заместитель. Обо всех случаях назначения новых кассиров начальник станции (вокзала) ставит в известность участкового ревизора по контролю доходов финансового отдела отделения дороги.
Передача текущего запаса проездных документов при смене дежурства производится под расписку в книге продажи билетов. Работник, принимающий кассу, обязан проверить полноту наличия проездных документов, бланков строгого учета и денег.
Передача проездных документов из кассы в кассу производится только с разрешения финансовой службы или финансового отдела и оформляется актом формы ЛУ-2, который составляется в трех экземплярах (первый - в финансовую службу, второй - в кассу, принявшей билеты, третий - на станцию или в кассу, передавшей билеты).
Начальник станции (вокзала) обязан следить за тем, чтобы не было недостатков проездных документах и бланках. Запас их пополняется на основании требования формы ЛУ-1 при снижении четырехмесячного запаса бланков до трехмесячной их потребности.
Все проездные документы и бланки строгого учета станции получают из дорожного билетно-бланкового склада финансовой службы. Требование формы ЛУ1 состоит из трех частей: требования, накладной с распиской и корешка. Все три части заполняются единовременно под копировальную бумагу. В требовании указываются: род и шифр требуемых проездных документов или бланков; серия и номера последних полученных и первых оставшихся проездных документов и бланков и требуемое их количество; дорога назначения. Требование подписывает начальник станции или его заместитель, заверяет должностным штемпелем и указывает дату.
На всех требованиях станций в строгой последовательности указывается порядковый номер с начала года.
В зависимости от местных условий и объема операций на станции может вестись одна книга требований для всех касс или по каждой кассе отдельно, если касса ведет самостоятельный учет. При этом кроме порядкового номера, в заголовке указывают номер или наименование кассы.
Для пополнения запаса квитанций по местным доходам (РС-97М) начальник станции ведет отдельную книгу требований формы ЛУ-1.
Дорожный билетно-бланковый склад финансовой службы, высылая проездные документы и бланки, указывает в требовании и в накладной против соответствующих позиций серию, первые и последние номера и количество высылаемых проездных документов и бланков. Накладная вместе с проездными документами и бланками упаковывается в пачку, на которой делают надпись: “Накладная”. Полученные проездные документы и бланки на станции должны быть приняты комиссионно в двухдневный срок без нарушения контрольных знаков на пачках, просчитаны и сверены с данными накладной. После чего, в расписке указывается время их получения, и за подписью начальника станции (вокзала) её высылают в Финансовую службу дороги.
Накладная с отметкой о времени получения подклеивается к корешку требования.
В случае обнаружения при проверке недостачи, излишка или дефекта бланков составляется акт, номер которого указывается в расписке.
Акт вместе с распиской направляется в финансовую службу с приложением пачек проездных документов или книг бланков, указанных в акте. Копия акта подклеивается к накладной.
При получении проездных документов или бланков, билетные кассиры должны их проверить путем поштучного пересчета в присутствии работника выдающего их. Все заявления о недостаче, неоформленные своевременно актами, во внимание не принимаются.
На крупных пассажирских станциях, имеющих свой склад запаса проездных документов и бланков, билетные кассы оперативно снабжаются этим складом на основании требования формы ЛУ-1, которые по установленным периодам кладовщиком склада высылаются в финансовую службу.