По отчетам о продаже проездных документов устанавливается объем работы железнодорожного транспорта по пассажирским перевозкам и суммы доходов по ним. Эти данные необходимы для определения себестоимости пассажирских перевозок, производительности труда, а также для установления размеров движения поездов.
Сводный отчет о продаже проездных документов составляется на основании накопительных карточек, корешков проездных документов, квитанций и других документов. Его составляют группы учета и отчетности станций, а там где их нет - старшими кассирами.
Порядок составления отчета в основном тот же, что и ведения книги их продажи, только проездные документы и квитанции записывают по формам и станциям назначения в порядке последовательности тарифных поясов. В отчетах указывают также все очередные номера проездных документов и квитанций оставшиеся в кассе не проданными. В конце отчета указывается количество корешков проездных документов, квитанций, телеграмм, актов на выдачу билетов бесплатно, испорченных проездных документов высланных в финансовую службу за месяц и их номера.
Отчет о продаже обязательно составляется раздельно по сообщениям:
- пригородному в пределах одной дороги формы ФО-1 (макет 3385 - по расчету наличными и макет 3395 - по безналичному расчету для передачи сведений в ИВЦ дороги). Этот отчет имеет следующую форму: билеты зонного (покилометрового) тарифа; общего тарифа без страхового сбора; общего тарифа со страховым сбором на проезд в поездах дальнего сообщения в зоне обращения пригородных поездов; абонементные билеты;
- по билетопечатающим машинам и автоматом составляется сводная ведомость учета продажи билетов пригородного сообщения и учета месячной выручки формы ЛУ-40 и ЛУ-41 (макет 3385 - по расчету наличными и макет 3395 - по безналичному расчету для передачи сведений в ИВЦ дороги) и ведомость учета расхода лент - по формам ЛУ-37 и ЛУ-38;
- по пригородному, в пределах нескольких дорог, формы ФО-2 (макет 3389 для передачи сведений в ИВЦ дороги). В этот отчет записываются пассажирские проездные документы, проездные на проезд в зоне обращения пригородных поездов с участием нескольких дорог;
- по местному - формы ФО-1 (макет 3389 для передачи сведений в ИВЦ дороги). В этот отчет записываются проданные проездные документы и квитанции на проезд в пределах дороги отправления в поездах дальнего следования, кроме билетов, проданных до станций назначения, расположенных в зоне обращения пригородных поездов;
- по прямому - формы ФО-2 (макет 3389 для передачи сведений в ИВЦ дороги). В этот отчет записываются проездные документы и квитанции на проезд в пределах нескольких железных дорог в поездах дальнего следования, кроме билетов, проданных до станций назначения, расположенных в зоне обращения пригородных поездов;
- для межгосударственного и отдельно для международного сообщения составляются отчеты также по форме ФО-2 (макет 3389 для передачи сведений в ИВЦ дороги).
На перевозки, совершенные по специальным воинским билетам, составляются отдельные отчеты по каждому сообщению.
Отчеты о продаже проездных документов составляют ежемесячно и не позже первого числа следующего месяца с приложениями, одним экземпляром накопительной карточки и копией соответствующего макета, высылают в финансовую службу управления дороги.
Копии отчетов остаются на станции и хранятся подобранными в хронологическом порядке. Все приложения (корешки проездных документов, испорченные билеты, квитанции и т.д.) должны быть подобраны по группам и позициям в соответствии с записью их в отчете, сшиты и упакованы в отдельные пачки.
При поступлении отчетов без приложения выставляется начет на недовзнос для предъявления работнику допустившему брак.
Испорченные проездные документы вместе с описью высылаются в финансовую службу ежедневно. Испорченные воинские билеты прилагаются к отчету за пятидневку.