Учет всех отправок, находящихся в багажной кладовой станции, ведется в книге приема и сдачи дежурств (форма ЛУ-53). Книга содержит по каждой отправке следующие сведения: порядковый номер, номер дорожной ведомости и число мест.
При передаче дежурства после указания часов, числа и месяца в книге записывают фактическое наличие в кладовой всех без исключения отправок, включая и транзитные, сверяя их наличие и число мест с дорожными ведомостями. После записи всех отправок в Книге расписываются сдающий и принимающий дежурство приемосдатчики.
Прием к перевозке багажа, грузобагажа, молока и молочных продуктов багажные кассы станций учитывают ежесуточно (посменно) в единой книге приема к отправлению багажа и грузобагажа формы ЛУ-60 без подразделения по сообщениям в порядке последовательности их приема.
Форма книги предусматривает следующие сведения: номер поезда, номер дорожных ведомостей, станцию и дорогу назначения, число мест, род упаковки, массу, номер проездного документа (для багажа). Дату приема груза к перевозке указывают в начале их записи за сутки (сменное дежурство).
По окончании смены приемосдатчик подводит в книге итог числа принятых к перевозке отправок и мест, подсчитывает массу и данные заверяет своей подписью.
Отчет об отправлении багажа и грузобагажа формы ФО-3а (макет 3391 для передачи сведений в ИВЦ дороги) в прямом и местном сообщении составляют на одном бланке. Отдельно составляют отчеты на воинские перевозки, на пробег почтовых вагонов и на отправки в прямом международном сообщении. Отчеты составляют на основании корешков перевозочных документов (на багаж и грузобагаж). Предварительно их сортируют по каждой форме отдельно. Внутри сообщения их подбирают по алфавиту станции назначения, сшивают в пачки и прикладывают к отчету.
В отчете записывают наименования, серии номера израсходованных перевозочных документов, их количество, в том числе испорченных. Ниже записывается количество перевозочных документов по сообщениям с подведением полученных сумм наличными и по безналичному расчету. Например, перевозочные документы (тройной слип) А№ 0202200 421352 - 0202200 421332, из них два испорченных. В местном сообщении - 8: 1500 руб; в прямом сообщении - 10: 4000 руб. Затем записывается цифрами и прописью общая сумма по отчету. Отчеты подписывает начальник станции, начальник ГУО и багажный кассир и вместе с приложенными документами и перечнем ГУ-25 высылаются в финансовую службу управления дороги. А по перевозкам, расчеты по которым производятся централизованно, в технологический центр по обработке документов (Тех ПД) при сопроводительной ведомости ФДУ-93 (макет 3393 для передачи сведений в ИВЦ дороги).
Отчеты и сопроводительные документы составляют в двух экземплярах. Второй экземпляр хранится в делах станции.
Учет прибытия и выдачи багажа и грузобагажа формы ЛУ-50 ведется багажным кассиром аналогично книге ЛУ-60. Основанием для записи являются сдаточные списки и дорожные ведомости на прибывший багаж, грузобагаж, молоко и молочные продукты. Кроме того, в неё записывают документы, по которым багаж и грузобагаж не прибыл.
При записи документов на не прибывшие отправки в следующей после записи в строке указывают номер акта и наименование станции, составившей этот акт.
Отчет о выдаче багажа и грузобагажа формы ФО-3 (макет 3391 для передачи сведений в ИВЦ дороги) составляют раздельно по прямому, местному, межгосударственному международному, смешанному железнодорожно-водному сообщениям.
Запись в отчет багажных и грузобагажных ведомостей на выданные отправки производится ежедневно по мере их выдачи получателям.
В начале каждых суток на очередной свободной строке указывается дата выдачи. Ниже записывают по каждому документу номер отчета о выдаче, номер перевозочных документов и номер квитанции разных сборов или накопительной карточки о взыскании сбора за хранение.
Отчет формы ФО-3, также как и отчет формы ФО-3а, а также копии макетов со всеми приложенными документами и перечнем формы ГУ-25 или сопроводительной ведомостью ФДУ-91 высылается соответственно в Финансовую службу дороги или технологический центр по обработке документов отделения дороги (Тех ПД).
Пассажирская служба дороги составляет отчет формы ЛО-2 по неисправным перевозкам багажа по железной дороге за полугодие и не позднее десятого числа следующего за ним месяца высылает в департамент пассажирских перевозок МПС.
В книгу выгрузки и отправления транзитного багажа грузобагажа формы ЛУ-56 записывают отправки, выгруженные на данной станции для следования на другие станции назначения. Данная книга служит для повседневного контроля своевременного отправления транзитных отправок до пунктов их назначения.
В книге формы ЛУ-56 сначала отдельной строкой указывают часы, число, месяц и год производства записи, в следующей строке проставляют номер поезда, номер багажного вагона, номер сдаточного списка и фамилия приемосдатчика багажного вагона, сдавшего транзитный багаж и грузобагаж.
После погрузки багажа и грузобагажа в вагон для отправления или при передаче в крупных узлах на другую станцию с использованием автотранспорта в графах 8,9,10 указывают дату погрузки (передачи), номер сдаточного списка, номер поезда или автомобиля.
Данные для записи приемосдатчик берет из подсортированных по направлениям дорожных ведомостей, сличаемых с багажом и грузобагажом в натуре. Багаж и грузобагаж прибывший без документов, также записывают в книгу формы ЛУ-56, но при этом в графах 2,3,4 указывают номера и даты коммерческого акта и наименование станции, составившей этот акт
Записи заверяются росписью приемосдатчика в следующей свободной строке. Отправки, следующие назначением на пристани или порты речного или морского транспорта учитывают в книге учета прибывшего и переданного багажа в прямом смешанном железнодорожно-водном сообщении формы ЛУ-77. Эти отправки в книгу ЛУ-56 не заносятся.
Отчет разных сборов формы ФО-7 составляют на основании квитанции разного сбора РС-97М (сбор за хранение сверх установленного срока, за уведомление и т.п.), а также талонов квитанций разного сбора РС-97 о взыскании денег по приложенным к ним ярлыкам за перевозку багажа, принятого непосредственно в багажный вагон.
А на станциях, где оформление перевозки осуществляется электронным способом, основанием для отчета служат квитанции разного сбора (тройной слип).
5.7. Кассовая книга. Сообщение 1540 о поступлении кассовой выручки и сдачи её в Банк.
Все обороты станции, как по приходу, так и по расходу за каждые сутки не позднее следующего дня записывают в кассовую книгу формы ГУ-58. Ведение кассовой книги возлагается лично на начальника станции (вокзала), на крупной станции - на одного из кассиров приказом начальника станции с разрешения участкового ревизора по контролю доходов.
Никакие помарки и подчистки при записи не допускаются. Неправильно сделанная запись зачеркивается, и соответствующие данные указываются сверху. Исправление заверяется подписью лица, ведущего кассовую книгу.
По окончании месяца кассовая книга подписывается начальником станции (вокзала). Основанием для записи сумм по приходу служат суточные итоги выручки в операционных книгах (книга продажи проездных документов), а также итоговые суммы за сутки по перевозочным документам (на багаж и грузобагаж) и квитанций разных сборов.
Вырученные за отчетное число деньги, а также документы безналичного расчета в тот же день должны быть сданы начальнику станции или кассиру-сборщику под расписку в операционных книгах, на обороте последнего корешка перевозочных документов (на багаж и грузобагаж) и последнего корешка квитанций разных сборов, израсходованных за данное число. Который ежедневно сдает выручку инкассатору банка на основании препроводительной ведомости формы ГУ-24. Записи в кассовой книге производятся по двум разделам.
В разделе А “Приход” указываются суммы выручки, сданные в банк, отдельно наличными и отдельно подтвержденные документами безналичного расчета.
В разделе Б “Расход” указываются суммы, выплачиваемые из кассы станции по видам платежей с подведением итоговой суммы. Все суммы, проведенные по разделу Б, должны быть подтверждены расходными документами. На каждом таком документе проставляются: дата выплаты, расписка получателя денег, наименование и номер документа, удостоверяющего его личность, штемпель станции и подпись лица, производившего выплату.
Итоги подводятся подекадно, а затем в целом за месяц. Суммы прихода и расхода должны быть тождественны.
Сумма разменного фонда устанавливается управлением дороги, указывается на заглавном листе кассовой книги и в общий итог расчета оборотов не входит.
Сообщение 1540 о поступлении кассовой выручки и сдачи её в Банк составляется ежемесячно в трех экземплярах: два высылаются в Тех ПД, один из них после сверки - в Финансовую службу дороги, второй остается в Тех ПД, а третий подклеивается станцией к кассовой книге за соответствующий месяц.
Основанием для составления сообщения 1540 служит итоговая запись за месяц в кассовой книге. Сообщение 1540 по двум разделам составляется также как и кассовая книга. Отличие - в разделе А первой строкой указывается разменный фонд на первое число отчетного месяца, а в разделе Б последней строкой - остаток в кассе станции на первое число следующего месяца.
Суммы итогов кассового отчета по приходу и расходу должны быть тождественны. К отчету прикладываются расходные документы, кроме документов на возврат денег пассажиру за неиспользованные проездные документы. Так как они высылаются в финансовую службу ежедневно. Перечень этих документов указывается на оборотной стороне сообщения 1540.
В третьем разделе сообщения 1540 “Взносы в банк за отчетный месяц” указываются суммы выручки, сданные в банк по числам отчетного месяца согласно квитанциям препроводительных ведомостей формы ГУ-24.