Механизм закрытого делопроизводства включает в себя положения, инструкции, правила по обеспечению работы для исполнителей закрытых работ (инструкции, методики, схемы и технологические процессы по делопроизводству).
Инструкции должны содержать разделы:
Организация и ведение закрытого делопроизводства решает следующие задачи:
1) обеспечение безопасности коммерческой деятельности фирмы;
2) обеспечение сохранности секретной документальной информации;
3) обеспечение строго контролируемого и строго регламентируемого доступа к секретной информации предприятия.
В основу организации и ведения закрытого делопроизводства должны быть положены принципы:
· независимого контроля, т.е. контроль за состоянием делопроизводства и его организацию осуществляет руководитель закрытого делопроизводства, который должен подчиниться начальнику СБ и не должен входить структурно ни в какое другое подразделение предприятия;
· персональной ответственности, т.е. служащие несут личную ответственность за нарушение порядка и правил ведения закрытого делопроизводства;
· минимальной уязвимости секретной информации, т.е. основной целью организации закрытого делопроизводства является защита информации, содержащей КТ.
На руководителя закрытого делопроизводства и начальника по вопросам режима секретности целесообразно возложить:
1) организацию и ведение закрытого делопроизводства, контроль за обеспечением установленного порядка размножения документов, содержащих КТ, их учетом, хранением и пользованием ими в подразделениях предприятия;
2) принятие мер к предотвращению разглашения и утечки сведений конфиденциального характера при ведении закрытого делопроизводства, а также при осуществлении несекретной служебной переписки;
3) совместно со специалистами подразделений разрабатывать и осуществлять меры по предупреждению утечки информации при оформлении материалов, предназначенных к опубликованию в открытой печати, для использования на конференциях, выставках, в рекламной деятельности, а также при проведении совещаний, конференций, выставок, на территории объекта и вне его, различного рода интервью и переговоров;
4) обеспечение выполнения правил рассылки секретных документов;
5) осуществление контроля за своевременным засекречиванием, правильным определением и изменением грифа секретности документов и сведений;
6) учет фактов утрат секретных документов и разглашения секретных сведений, анализ их причин и разработку мер по их предупреждению;
7) обеспечение учета, сейфов, металлических шкафов, специальных хранилищ и помещений (а также ключей к ним), в которых осуществляется хранение и работа с секретными документами;
8) контроль за выполнением правил обращения с секретными документами.
Помещения, в которых будет осуществляться работа с документами, содержащими КТ, должны отвечать требованиям, обеспечивающим конфиденциальность работы с ними:
· сейфы и металлические шкафы, в которых должны храниться документы, КТ, а. также ключи от них целесообразно учитывать в специальном журнале у Начальника СБ;
· сейфы должны быть оборудованы приспособлениями для их опечатывания;
· рабочие экземпляры ключей от сейфов и личные печати должны храниться у сотрудников предприятия, а также запасные необходимо передавать по журналу в пеналах, опечатанных личными печатями владельцев этих сейфов, начальнику СБ;
· перед вскрытием сейфов, металлических шкафов и иных хранилищ должна быть проверена целостность оттисков печатей и исправность замков. При обнаружении нарушений целостности оттисков печатей, повреждения замков или других признаков, свидетельствующих о возможном проникновении посторонних лиц в помещения, сейфы или металлические шкафы, где находятся документы, содержащие банковскую тайну, хранилища не должны вскрываться. О случившемся немедленно следует доложить Начальнику СБ и охраны предприятия, подчиненные которого документируют данный факт;
· сейфы, металлические шкафы, где должны храниться документы, содержащие КТ, могут быть вскрыты только лицами, ответственными за их сохранность, а при отсутствии указанных лиц - комиссией из трех человек. В состав комиссии целесообразно включить руководителя закрытого делопроизводства, Начальника СБ и руководителя подразделения;
· для эвакуации документов, содержащих КТ, денежных средств при пожаре, аварии или стихийном бедствии должно быть подготовлено необходимое количество специальной тары (мешков, ящиков и т.п.),которая должна находиться в доступном месте.
Подготовка секретных документов должна осуществляться непосредственно исполнителем либо вторым лицом под его диктовку, а также с черновика.
Также руководитель закрытого делопроизводства и начальник по вопросам режима секретности виполняют следующие функции:
При непосредственном участии руководителей структурных подразделений и специалистов, имеющих доступ к КТ, планируют и осуществляют режимные мероприятия при использовании всех видов работ, в которых используется закрытая информация.
С учетом конкретной обстановки на предприятии, характерных особенностей категорий лиц, допущенных к охраняемым сведениям, совместно с руководителем подразделения планируют и осуществляют в коллективе профилактическую работу.
Оказывают содействие руководителям подразделений предприятия в разработке и осуществлении мер защиты сведений, касающихся научной, конструкторской, производственной, коммерческой и иной деятельности.
Совместно со специалистами участвуют в разработке мер, направленных на ускоренное доведение квалифицированной информации до исполнителя, совершенствование ее накопления и поиска, в том числе за счет внедрения ЭВМ, по организации защиты наиболее ценной информации.
Совместно со специалистами участвуют в разработке мер, направленных на ускоренное доведение квалифицированной информации до исполнителя, совершенствование ее накопления и поиска, в том числе за счет внедрения ЭВМ; по организации защиты наиболее ценной информации.
Совместно со специалистами предприятия участвуют в разработке мер по обеспечению безопасности при обработке сведений, составляющих коммерческую тайну, различными техническими средствами и системами.
При участии руководителей и специалистов предприятия организуют и проводят защитные мероприятия при испытаниях, хранении, транспортировке, уничтожении продукции, содержащей коммерческую тайну.
По приказу руководителя предприятия принимают участие или сами проводят расследования фактов разглашения закрытой информации, утраты документов и изделий, содержащих коммерческую тайну, а также грубых нарушений установленных правил экономической безопасности предприятия.
Выходят с ходатайством об отстранении конкретных исполнителей предприятия от ведения закрытых работ в связи с допущенными нарушениями по вопросам экономической безопасности или о привлечении их к административной или материальной ответственности.
Дают в рамках своей компетенции руководителям подразделений, исполнителям закрытых работ рекомендации, обязательные для выполнения, приостанавливают информирование но закрытым работам сотрудников предприятия, если представляемые сведения выходят за рамки решаемых задач.
Организуют профилактическую работу с сотрудниками имеющими доступ к коммерческой тайне, обеспечивает руководство информацией о конкурентах в части, касающейся возможной подготовки и осуществления ими мер недобросовестной конкуренции, вырабатывает предложения по их нейтрализации.
Организуют работу по повышению квалификации сотрудников подразделения экономической безопасности.