Учет конфиденциальных документов

Учет конфиденциальных документов осуществляет лицо, занимающееся ведением закрытого дела, а также руководитель закрытого делопроизводства. В каждом номенклатурном деле должна вестись опись.

Алгоритм учета документов, содержащих КТ может быть рекомендован следующий:

• входящие и исходящие, а также внутреннего обращения документы регистрируются руководителем закрытого делопроизводства в специальном журнале или карточке;
• подготовив черновой вариант закрытого документа в специальном учетном блокноте (если в этом есть необходимость) исполнитель распечатывает в СБ необходимое количество экземпляров, после чего через руководителя закрытого делопроизводства присваивает номер данному документу, а также на обороте последнего листа каждого экземпляра указывает: секретный номер; количество страниц; дату; ФИО исполнителя; адреса, где находятся экземпляры;
• исполнитель обязан после получения регистрационного номера сообщить руководителю закрытого делопроизводства номер дела, куда подшит документ и нумерацию страниц, а также расписаться в журнале учета входящих, исходящих и внутреннего пользования документов не позднее трехдневного срока;
• у руководителя закрытого делопроизводства ведутся персональные карточки на сотрудников предприятия, в которые заносятся документы, числящиеся персонально за каждым работником;
• в делах ведущихся сотрудником иметь внутреннюю опись и: немедленно вносить в нее подготовленные и полученные документы;
• исполненные документы после окончания работы с ними подшиваются в дело. О номере дела и страницах, соответствующих документу, сообщается, руководителю закрытого делопроизводства.