Хранение документов должно отвечать следующим требованиям:
• надежность хранения;
• отсутствие возможности доступа лиц, не имеющих на это соответствующих разрешений;
• удобство и простота пользования;
• круглосуточный контроль (физический, технический);
• отсутствие возможности порчи документов;
• быстрота эвакуации, в случае необходимости.
Конфиденциальные документы должны, храниться в металлических шкафах, установленных в комнатах, оборудованных сигнализацией; либо находящихся под круглосуточным наблюдением физических лиц.
Вопросы хранения документов, организации хранилищ и их охраны рассмотрены отдельно в соответствии с нормативными документами.
Для обеспечения режима безопасности хранения документов категорически запрещается:
• хранить документы в столах, либо оставлять их без присмотра;
• брать конфиденциальные документы на хранение домой;
• выносить конфиденциальные документы из здания без соответствующего разрешения;
• держать конфиденциальные документы вне сейфа без необходимости в процессе работы;
• передавать на хранение другим лицам;
• хранить конфиденциальные документы незарегистрированными и не подшитыми в соответствующие номенклатурные дела;
• секретные документы хранить вместе с несекретными.
Контроль за соблюдением режима безопасного хранения документов должны осуществлять руководитель закрытого делопроизводства, начальник СБ и руководители подразделений предприятия.
Проверки режима безопасного хранения документов рекомендуется проводить один раз в полгода. Для этого руководитель закрытого делопроизводства должен произвести контрольную сверку документов, находящихся на хранении в подразделениях, с учетами картотеки регистрационных карточек.
О результатах сверки докладывается Начальнику СБ, а последний, обобщая информацию о состоянии дел по соблюдению режимных требований, докладывает руководителю.