Уничтожение конфиденциальных документов должно осуществляться специальной комиссией в состав которой целесообразно включить:
1) руководителя закрытого делопроизводства;
2) начальника соответствующего подразделения;
3) сотрудника, подготовившего документ;
4) представителя СБ.
По результатам уничтожения должен быть составлен акт в одном экземпляре, который подписывают члены комиссии и который хранится в деле, где ранее хранился уничтоженный документ.
В случае изъятия документа из дела (передача, уничтожение) на его место в дело необходимо подшить справку-заместитель.
В целях учета лиц, ознакомившихся с делом, целесообразно ввести в эти дела лист учета ознакомившихся.