Общепризнанная формулировка баз данных (БД) отсутствует, для раскрытия понятия удобно пользоваться определениями из разных источников.
1. Базой данных является совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов и подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ[24].
2. База данных – совокупность данных, хранимых в соответствии со схемой данных, манипулирование которыми выполняют в соответствии с правилами средств моделирования данных[25].
3. База данных – набор и описание логически связанных данных, предназначенных для удовлетворения информационных потребностей.
В связи с отсутствием общепринятой формулировки для уточнения понятия используют также отличительные признаки, которые выражаются в следующем.
1. БД хранятся в компьютерах и обрабатываются с помощью компьютерных программ. Этот признак исключает из числа баз данных некомпьютерные хранилища, например, бумажные архивы или библиотеки.
2. Данные в базе логически структурированы или систематизированы для удобства пользования – поиска, дополнения или другой обработки.
3. В БД встраивается логическая структура данных в соответствии с моделью, заложенной при разработке базы.
Наряду с определениями и отличительными признаками существует общепринятая практика, в соответствии с которой не называют базами данных файловые архивы, Интернет-порталы и электронные таблицы, хотя они обладают некоторыми признаками БД.
Для надежного сохранения информации, которая может иметь большую ценность, в базе данных в отличие от других программ используют двойной подход, который заключается в следующем.
1. Операции по созданию или изменению структуры базы данных производят только с копией и никогда не производят с базой данных, находящейся в эксплуатации.
2. Все изменения с данными сохраняются немедленно и автоматически. Базу данных нельзя закрыть без сохранения, так как все сохранения бывают завершены к моменту закрытия.
Отличительные особенности баз данных свидетельствуют о том, что они созданы для хранения огромных массивов данных и автоматической обработки этих массивов с помощью вычислительной техники.