База данных имеет табличную структуру, в которой в отличие от обычной таблицы столбец называют полем, а строку – записью. Поля образуют структуру, а записи относятся к данным, которые хранятся в базе (табл. 13.1)
Структура – это сетка с наименованием полей, которая может быть построена и без записей. Например, ежедневник – это определенная база данных, даже если не заполнена ни одна строка этого документа. Структура базы данных создается в процессе её проектирования и не может быть изменена пользователем при занесении данных.
Таблица 13.1
Структура базы данных
| Поле 1 | Поле 2 | Поле 3 | |
| Запись 1 | |||
| Запись 2 | |||
| Запись 3 |
Каждому полю при создании базы данных задаются определенные свойства. Свойства полей зависят от типа данных, например, различаются свойства текстовых и графических данных. В приложении к текстовым данным могут быть выбраны, например, следующие свойства.
1. Имя поля – по умолчанию именем поля является заголовок столбца.
2. Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в поле.
3. Размер поля – определяет предельную длину данных (в символах), которые могут размещаться в поле.
4. Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
5. Маска ввода – определяет форму, с помощью которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода).
6. Значение по умолчанию – значение, которое вводится в ячейки автоматически ( средство автоматизации ввода).
7. Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при вводе ошибочных данных.
8. Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля.
9. Индексированное поле – полю придается дополнительное свойство для ускорения поиска или сортировки записей.
Перечень и названия свойств полей могут быть значительно расширены в зависимости от специфики базы данных.
Данные, которые вводят в базу, принято различать по типу. Таблицы баз данных могут иметь значительное число типов данных.
1. Текстовый– тип данных для хранения текста ограниченного размера (до 255 символов).
2. Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста.
3. Числовой – для хранения действительных чисел.
4. Дата/время – для хранения календарных дат и текущего времени.
5. Денежный – для хранения денежных сумм.
6. Счетчик – для натуральных чисел с автоматическим наращиванием, например, для организации порядковой нумерации.
7. Логический –для хранения логических данных типа Да или Нет.
8. Гиперссылка– специальное поле для хранения адресов Web-страниц.
9. Мастер подстановок– тип данных, которые вводятся из раскрывающегося списка.
Тип данных не ограничивается данным списком и может быть значительно расширен.