Разработка таблиц БД

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

1. Аналитическая часть 5

1.1 Обзор предметной области 5

1.2 Моделирование проектируемой БД 6

1.3 Разработка технического задания 8

2. Конструкторская часть 10

2.1 Нормализация структуры БД 10

2.2 Разработка таблиц БД 11

2.3 Конструирование визуальных форм 17

2.4 Разработка запросов 19

2.5 Разработка отчетов 25

2.6 Разработка кнопочной формы 28

3. Экспериментально-прикладная часть 34

3.1 Тестирование системы 34

3.2 Руководство пользователя 37

Заключение 44

Список литературы 46

 

Введение

В настоящие время среди разработчиков базы данных (БД) большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации – вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Основные функции СУБД – это описание структуры базы данных, обработка данных и управления данными.

База данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте, а столбцы – различные характеристики этих объектов – атрибуты. Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных. Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Любая СУБД позволяет выполнить 4 простейшие операции с данными:

· добавить в таблицу одну или несколько записей;

· удалить из таблицы одну или несколько записей;

· обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

· найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменение в таблицах.

 

Аналитическая часть

Обзор предметной области

В предметной области зоопарк выделен ряд следующих основных понятий (сущностей), касающихся данной предметной области, а так же ряд основных… Вид Континент обитания

Моделирование проектируемой БД

Знания могут быть как в виде неформальных знаний в мозгу эксперта, так и выражены формально при помощи каких-либо средств. В качестве таких средств… И так, как говорилось выше, для начала работы над созданием БД по предметной…

Возможные связи.

2. «один-ко-многим» - каждому экземпляру первой сущности могут соответствовать несколько экземпляров второй сущности, но не наоборот. Связь… 3. «многие-ко-многим» - каждому экземпляру первой сущности могут… И так, сущности «вид» и «животное», «помещение» и «сотрудники», «вид» и «размещение», «помещение» и «размещение»…

Разработка технического задания

1. ОСНОВАНИЕ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ

Данная разработка ведется в соответствии с заданием по выполнению курсовой работы по теме «Разработка базы данных «Зоопарк».

2. НАЗНАЧЕНИЕ РАЗРАБОТКИ

Данная разработка предназначена для хранения и использования информации по предметной области зоопарк. С помощью данной разработки можно вести учет животных и сотрудников, а так же вносить и изменять все необходимые данные, использованные в данной предметной области.

3. ТРЕБОВАНИЯ К ПРОГРАМНОМУ ИЗДЕЛИЮ

Данная БД должна иметь таблицы, запросы, формы и отчеты. Пользователь должен иметь возможность вносить, изменять и удалять необходимые ему данные. Для осуществления данной цели, и для удобства использования, в БД помимо самих таблиц (в которых можно изменять данные, но неквалифицированному сотруднику делать это крайне затруднительно) должны быть созданы формы. Для получения выборочной информации, с определенными условиями, в БД должны быть созданы запросы. Для вывода информации на принтер в БД создаются отчеты. Помимо всего выше сказанного, итогом работы над БД, является создание так называемой кнопочной формы, которая представляет собой набор кнопок, открывающих доступ ко всем объектам БД, тем самым, облегчая работу в ней.

 

 

Конструкторная часть

Нормализация структуры БД

Для указания уникального поля используется понятие ключевого поля. При создании структуры таблиц одно поле можно назначить ключевым. С ключевыми… Как правило, уникальное поле создают искусственно. Для этого нужно первым… Нормализация представляет собой построение так называемой концептуальной модели БД, которое сводится к представлению…

Разработка таблиц БД

Объектами физической модели являются таблицы и поля с типами данных, определенными для выбранной СУБД. Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, с помощью… С организационной точки зрения в работе с любой базой данных есть два разных режима: проектировочный и…

Таблица 2.1

Функциональное назначение таблиц

В результате создания всех таблиц получим следующее (поля и типы всех полей видны из рисунков): Рис.2.2 Таблица «Вид»

Рис.2.7 Схема данных

Затем заполняем созданные таблицы (причем, заполняем сначала главные таблицы). В результате заполнения всех созданных таблиц получим:

Рис.2.8 Заполненная таблица «Вид»

Рис.2.9 Заполненная таблица «Размещение»

Рис.2.10 Заполненная таблица «Помещение»

Рис.2.11 Заполненная таблица «Животное»

Рис.2.12 Заполненная таблица «сотрудники»

Конструирование визуальных форм

Для создания форм необходимо открыть в БД вкладку «создание» выбрать в разделе «формы» подраздел «другие формы» и выбрать там из списка «мастер… Ниже приведена таблица, отражающая основные характеристики форм созданных в БД…

Таблица 2.2

Формы и их характеристики

Примеры некоторых форм: Рис.2.13 Форма в один столбец «Животное»

Разработка запросов

Рассмотрим процесс создания запроса на выборку с вычисляемым полем «Возраст к 2010году» (с помощью конструктора). Вкладка – «Создание», «Конструктор… Ниже приведена таблица, отражающая основные характеристики запросов созданных…

Таблица 2.3

Запросы и их характеристики

  Примеры запросов:

Рис.2.16 Запрос итоговый

Рис.2.17 Запрос с вычисляемым полем

Рис.2.18 Запрос с параметром

Рис.2.19 Запрос с условием

Рис.2.20 запрос на создание таблицы «Животное Запрос»

Рис.2.21 Запрос на выборку

Рис.2.22 Запрос на удаление

Разработка отчетов

Рассмотрим процесс создания отчета на примере отчета «Вид» (создаем с помощью мастера). Вкладка – «Создание», «Отчеты», «мастер отчетов». В… Далее приведена таблица, отражающая основные характеристики отчетов по БД…

Таблица 2.4

Отчеты и их характеристики

Ниже приведены примеры отчетов: Рис.2.23 Многотабличный отчет по двум таблицам «Вид»

Разработка кнопочной формы

Главная кнопочная форма представляет собой созданную пользователем форму с кнопками, которая позволяет обращаться к ранее созданным объектам базы данных из одного окна. В основном кнопочная форма используется в качестве главного меню приложения.

Ниже приведена таблица, характеризующая кнопочную форму БД «Зоопарк».

Таблица 2.5

Характеристики кнопочной формы БД «Зоопарк»

Пункту кнопочной формы	Подпункты	Описание пунктов	Макросы
Список отчетов	Отчет «вид»	При нажатии на соответствующие кнопки открываются необходимые пользователю отчеты. Все они представляют собой некую совокупность информации и позволяет передать необходимую информацию на принтер.	-
Отчет «животное»	-
Отчет «запрос с вычисляемым полем»	-
Назад	Подпункт «Назад» является кнопкой, с помощью которой можно перейти к главной кнопочной форме.	-
Список запросов	Запрос Животное Запрос	Позволяет получить информацию о дате рождении животных. При нажатии на соответствующую кнопку, открывается, по средствам макроса, запрос «Животное запрос».	Для открытия данного запроса разработан макрос животное запрос.
Запрос итоговый	Позволяет получить информацию о среднем возрасте животных.	Для открытия данного запроса разработан макрос итоговый
Пункту кнопочной формы	Подпункты	Описание пунктов	Макросы
Список запросов	Запрос итоговый 2	Позволяет получить информацию о сумме животных в комплексе	Для открытия данного запроса разработан макрос итоговый 2
Запрос с вычисляемым полем	Позволяет получить информацию о возрасте сотрудников к 2010 году	Для открытия данного запроса разработан макрос Запрос с вычисляемым полем
Запрос с параметром	Позволяет выбрать сотрудников, чей возраст меньше нужного нам	Для открытия данного запроса разработан макрос запрос с параметром
Запрос с условием	Позволяет получить информацию о том, чья дата рождения животных меньше или равен 2010	Для открытия данного запроса разработан макрос запрос с условием
Запрос на удаление	Позволяет удалить информацию о том, чье суточное потребление корма больше 15	Для открытия данного запроса разработан макрос запрос на удаление
Назад	Подпункт «Назад» является кнопкой, с помощью которой можно перейти к главной кнопочной форме	-
Пункту кнопочной формы	Подпункты	Описание пунктов	Макросы
Список таблиц	Таблица «Вид»	При нажатии на соответствующие кнопки открывается необходимые пользователю таблицы. Во всех таблицах, при необходимости, можно производить различные изменения и дополнения данных.	Для открытия данной таблицы разработан макрос вид
Таблица «Животное»	Для открытия данной таблицы разработан макро сживотное
Таблица «Количество животных»	Для открытия данной таблицы разработан макрос количество животных
Таблица «Помещение»	Для открытия данной таблицы разработан макрос помещение
Таблица «Размещение»	Для открытия данной таблицы разработан макрос размещение
Таблица «Сотрудники»	Для открытия данной таблицы разработан макрос сотрудники
Пункту кнопочной формы	Подпункты	Описание пунктов	Макросы
Список таблиц	Назад	Подпункт «Назад» является кнопкой, с помощью которой можно перейти к главной кнопочной форме	-
Список форм	Вид подчиненная форма	При нажатии на соответствующие кнопки, открываются интересующие пользователя формы. Предназначены формы для упрощения ввода и изменения данных	-
Животное подчиненная форма	-
Помещение	-
Помещение 1	-
Форма «Вид»	-
Форма «Вид» 2	-
Форма «Животное»	-
Назад	Подпункт «Назад» является кнопкой, с помощью которой можно перейти к главной кнопочной форме	-
Выход	Данная кнопка позволяет произвести выход из приложения	-

 

Ниже приведен рисунок непосредственно самой кнопочной формы БД «Зоопарк».

Рис.2.26 Кнопочная форма базы данных «Зоопарк»

Экспериментально-прикладная часть

Тестирование системы

Для тестирования системы приведем два примера:

1. В качестве первого примера для тестирования системы попробуем изменить данные в форме животное подчиненная форма, в поле «дата рождения» (данное поле является числовым). Результаты тестирования приведены в следующей таблице.

Таблица 3.1

Тестирование системы на примере формы животное подчиненная форма

Этапы тестирования Описание тестового примера	Проверка в нормальных условиях	Проверка в экстремальных условиях	Проверка в исключительных ситуациях
Перечень требований к системе	Система должна нормально отреагировать на изменение данных, данные должны изменить во всех разделах, где они были применены ранее.	Система должна отреагировать и откорректировать данные.	Система должна предупредить пользователя об ошибке.
Перечень данных вводимых пользователем	Изменяем данные с 1998 на 1300	Вводим данные: а)0,00000000098 б)0,999999999999	Вводим в данное поле следующие: тысяча девятьсот девяносто восьмой
Описание ошибок при вводе данных и реакции системой на них	Ошибок при вводе данных нет (если запустить запрос на обновление «Дата рождения» то и поле «Дата рождения» изменит свое значение в соответствии с введенными данными)	а) при вводе этих данных, а точнее после сохранения изменений, система сама округляет введенное число до 0. б) при вводе этих данных, а точнее после сохранения изменений, системасама округляет введенное число до 1.	При нажатии «сохранить», система незамедлительно сообщает об ошибке: Введенное значение не подходит для данного поля. Также система приводит ряд примеров возможных ошибок. (см. рис.3.1)

 

Рис.3.1 Ошибка при вводе некоторых данных

2. В качестве второго примера для тестирования системы попробуем вводить данные в запрос «с параметром», который позволяет отобрать сотрудников по дате рождения. Этот запрос на выборку с параметром (см. рис.3.2). Результаты тестирования приведены в следующей таблице.

Таблица 3.2

Тестирование системы на примере запроса с параметром

Этапы тестирования Описание тестого примера	Проверка в нормальных условиях	Проверка в экстремальных условиях	Проверка в исключительных ситуациях
Перечень требований к системе	Система должна нормально отреагировать на ввод данных и найти информацию.	Система должна отреагировать на несоответствие.	Система должна предупредить пользователя об ошибке.
Перечень данных вводимых пользователем	Вводим в появившиеся окно дату рождения «1978»	Вводим дату рождения «1978», но уже через пробел «1 9 7 8»	Вводим следующее: (например, пользователь вводит дату рождения последними цифрами). 78
Описание ошибок при вводе данных и реакции системой на них	Ошибок нет. Появляется соответствующая дате рождения таблица с данными.	Ошибок нет. Система находит нужную таблицу.	Система не сообщает об ошибке, но выдает пустую таблицу. (То же происходит при введении несуществующей даты). Рис. 3.3

 

Рис.3.2 Запрос «с параметром»

Рис.3.3 Пустая таблица при вводе несоответствующих данных

Руководство пользователя

Пользователь при работе в БД, в основном, имеет дело с кнопочной формой, поэтому логично будет рассмотреть руководство пользователя непосредственно по работе с ней.

При запуске БД перед пользователем открывается главная кнопочная форма (рис.3.4).

Рис.3.4 Главная кнопочная форма

Кнопочная форма позволяет получить доступ к таблицам, запросам, формам и отчетам. При щелчке на кнопку, расположенную на форме, открывается соответствующий объект.

При нажатии на главной кнопочной форме кнопки « список таблиц» открывается окно, содержащие список таблиц (рис3.5).

Рис.3.5 Список таблиц

При нажатии в списке таблиц на кнопки таблиц (к примеру, таблица «Вид») открывается соответствующая таблица (рис.3.6).

Рис.3.6 Таблица «Вид»

(Следует отметить, что ввод данных можно производить и непосредственно в таблицы, но рядовому сотруднику лучше это делать в форме).

При нажатии на главной кнопочной форме кнопки «список запросов» открывается окно, содержащие список запросов (рис.3.7).

Рис.3.7 Список запросов

При нажатии в списке запросов на кнопку запрос (к примеру, «запрос с вычисляемым полем») открывается соответствующий запрос (рис.3.8).

Рис.3.8 Запрос с вычисляемым полем

(Подробно функции запросов рассматривались в предыдущих разделах, каждый запрос извлекает необходимую информацию и предоставляет ее пользователю).

При нажатии на главной кнопочной форме кнопки « список форм» открывается окно, содержащие список форм (рис3.9).

Рис.3.9 Список форм

При нажатии в списке форм на кнопку форма (к примеру, «Вид») открывается соответствующая форма (рис.3.10).

Рис.3.19 Форма «Вид»

(Формы позволяют вводить, изменять и удалять необходимые данные).

При нажатии на главной кнопочной форме кнопки «Список отчетов» открывается окно, содержащие список отчетов (рис.3.11).

Рис.3.11 Список отчетов

При нажатии в списке отчетов на кнопку отчет (к примеру, «Вид») откроется соответствующий отчет (рис.3.12).

Рис.3.12 Отчет «Вид»

(Формы позволяют пользователю отправить необходимую информацию на печать).

Возврат к главной кнопочной форме из любого списка осуществляется с помощью нажатия кнопки «Назад» (рис.3.13).

Рис.3.13 Кнопка «Назад»

Выход из приложения осуществляется путем нажатия на главной кнопочной форме кнопки «Выход» (рис.3.14).

Рис.3.14 Кнопка «Выход»

При работе с БД пользователь должен учитывать, то поля с конкретными данными типами данных нужно вводить соответствующие данные (то есть, к примеру, нельзя вводить текст в поля с типом данных числовой, и наоборот) иначе программа будет выдавать ошибки. Однако стоит отметить, что программа сама предупредит пользователя об ошибке, и укажет возможные несоответствия при вводе данных.

 

Заключение

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

- таблица для сохранения данных;

- запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

- формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

- отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.

Разработанная в данном курсовом проекте база данных для решения задач документооборота в зоопарке, позволяет автоматизировать весь документооборот, что позволяет разгрузить отчетный документооборот, и сократить ошибки в документации. При появлении новых задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

Описанная в этом курсовом проекте база данных должна быть полезна при работе в данной области.

В ходе проделанной работы, нами были созданы:

- 5 таблиц;

- 9 запросов;

- 6 форм;

- 3 отчета.

Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access – это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов – Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции.

Microsoft Access имеет множество областей применения: на малом предприятии; корпорации и даже в сфере домашнего применения.

 

 

Список литературы

1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002 – СПб.: БХВ-Петербург, 2002

2. Бондарева Г.А., Сахаров Е.В., Королькова Л.Н., Информатика. Методические указания. Ставрополь, СТИС, 2006

3. Гончаров А.Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами, Москва, 2004г.

4. Мейер М. Теория реляционных баз данных. – М.: Мир, 1987.

5. Основы проектирования реляционных баз данных. Электронное учебное пособие.

6. Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных. – М.: Мир, 1984