Наиболее естественной формой работы бухгалтера является работа с первичными документами. Каждая бухгалтерская операция обусловливается или подтверждается некоторым первичным документом. Поэтому при ручной организации учета бухгалтер, как правило, выполняет два действия, выписывает или регистрирует документ, а затем отражает его основные показатели в учетных регистрах. Система «1С:Бухгалтерия» позволяет совместить процесс ввода, регистрации первичного документа и формирование связанных с ним бухгалтерских проводок. Для этой цели в программе предусмотрен режим ввода документов. Набор документов, их реквизитный состав, формы журналов для регистрации документов определяются в процессе конфигурирования программы.
Для автоматизации ввода кассовых операций в типовой конфигурации программы «1С» предусмотрены документы «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер».
Журнал документов (кассовые документы)является формой, предназначенной для регистрации информации о введенных документах. Каждая строка журнала представляет собой запись, содержащую наиболее существенные реквизиты, идентифицирующиедокумент: его наименование, номер, дату и пр. Как правило, за журналом закреплены определенные типы документов, которые могут быть в нем зарегистрированы.
Кассовая книга - этот журнал используется для регистрации документов двух типов — приходных и расходных кассовых ордеров.
Заметим, что один и тот же документ может одновременно регистрироваться не в одном, а в нескольких журналах. Однако в отличие от ручного учета ввод документа производится однократно, а система самостоятельно осуществляет «разноску» записей о документе по разным журналам.
Рассмотрим порядок отражения кассовых операций с использованием документов типовой конфигурации на конкретных примерах.