Управление программой аудита

 

5.1 Общие положения

 

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│В зависимости от размера, вида деятельности и сложности проверяемой│

│организации программа аудита может включать один и более аудитов. Эти│

│аудиты могут иметь различные цели и включать совместный или комплексный│

│аудит. │

│ │

│Программа аудита также включает деятельность, необходимую для│

│планирования и организации определенного количества и вида аудитов и│

│обеспечения их ресурсами, необходимыми для эффективного и│

│результативного проведения аудитов в заданные сроки. │

│ │

│В организации может быть разработано несколько программ аудита. │

│ │

│Высшее руководство организации должно предоставлять полномочия для│

│управления программой аудита. │

│ │

│Ответственным за управление программой аудита следует: │

│ │

│а) определять, внедрять, контролировать, анализировать и│

│совершенствовать программы аудита; │

│ │

│б) определять и обеспечивать программу необходимыми ресурсами. │

│ │

│Схема процесса управления программой аудита приведена на рисунке 1. │

│ │

│[ГОСТ Р ИСО 19011-2003, пункт 5.1] │

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

"Рисунок 1 - Последовательность процессов управления программой аудита"

 

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Примечания │

│ │

│1 Рисунок 1 иллюстрирует применение цикла PDCA (планирование -│

│выполнение - проверка - действие). │

│ │

│2 Цифры в скобках указывают соответствующий пункт или раздел настоящего│

│стандарта. │

│ │

│При совместном аудите согласно программе сотрудничают две или более│

│проверяющие организации. При этом необходимо обратить особое внимание│

│на разделение обязанностей, обеспечение дополнительными ресурсами.│

│Аудиторские группы должны обладать дополнительной компетентностью и│

│иметь соответствующие процедуры. Эти вопросы необходимо согласовать до│

│начала аудита. │

│ │

│[ГОСТ Р ИСО 19011-2003, пункт 5.1] │

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

5.2 Цели и объем программы аудита

 

5.2.1 Цели программы аудита

Для того чтобы спланировать аудиты и провести их, необходимо определить цели программ аудитов.

Для определения целей необходимо рассмотреть:

- требования нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда;

- требования, предусмотренные контрактом;

- приоритеты руководства;

- требования системы управления охраной труда;

- риски организации;

- необходимость оценки поставщика;

- требования потребителя;

- потребности заинтересованных сторон;

- коммерческие намерения.

Пример - Цели различных программ аудита:

- обеспечение выполнения требований к сертификации системы управления охраной труда на соответствие стандарту;

- проверка соответствия требованиям контракта;

- получение и поддержание уверенности в возможностях поставщика;

- содействие улучшению системы управления охраной труда.

 

5.2.2 Объем программы аудита

 

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│На объем программы аудита влияют размер, вид деятельности, сложность│

│структуры проверяемой организации, а также: │

│ │

│а) область, цели и продолжительность каждого осуществляемого аудита; │

│ │

│б) частота проводимых аудитов; │

│ │

│в) количество, важность, комплексность, степень сходства,│

│местоположение подразделений, подлежащих аудиту; │

│ │

│г) стандарты, законодательные, нормативные и контрактные требования и│

│другие критерии аудита; │

│ │

│[ГОСТ Р ИСО 19011-2003, пункт 5.2.2] │

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│е) заключения по результатам предыдущих аудитов или анализ результатов│

│предыдущих программ аудитов; │

│ │

│ж) любые проблемы, связанные с языком, культурой или социальными│

│вопросами; │

│ │

│и) мнения заинтересованных сторон; │

│ │

│к) существенные изменения в организации или ее деятельности. │

│ │

│[ГОСТ Р ИСО 19011-2003, пункт 5.2.2] │

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Пример - Программа аудита включает в себя следующее:

- ряд внутренних аудитов системы управления охраной труда организации, проводимых в текущем году;

- аудиты второй стороны систем управления охраной труда потенциальных поставщиков "критичной" продукции, услуги;

- аудиты по сертификации и инспекционные аудиты, проводимые органом по сертификации системы управления охраной труда в качестве третьей стороны, в период времени, согласованный между органом по сертификации и заказчиком.

Программа аудита также включает в себя планирование, обеспечение ресурсами, разработку процедур для проведения аудитов в объеме программы.

Для малых предприятий в программу внутреннего аудита целесообразно включать целевые проверки инженера по охране труда, проверки постоянно действующей комиссии по охране труда и промышленной безопасности.

 

5.3 Ответственность за программу аудита, ресурсы и процедуры

 

5.3.1 Ответственность за программу аудита

Ответственность за управление программой аудита возлагается на одно или нескольких лиц, имеющих общее представление о принципах аудита, компетентности аудитора и применении методов аудита. Эти лица также должны обладать навыками организации работ по охране труда, знаниями требований нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда, распространяющиеся на область аудита.

Ответственные за управление программой аудита должны:

- определять цели и объем программы аудита;

- определять ответственность и процедуры, а также гарантировать обеспечение необходимыми ресурсами;

- внедрять программу аудита;

- вести записи по программе аудита;

- осуществлять мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.

 

5.3.2 Ресурсы для программы аудита

 

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│При определении ресурсов для программы аудита необходимо учитывать: │

│ │

│а) финансовые ресурсы для развития, внедрения, управления и улучшения│

│деятельности по аудиту; │

│ │

│б) методы проведения аудита; │

│ │

│в) процессы по достижению и поддержанию компетентности и улучшению│

│деятельности аудиторов; │

│ │

│г) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих│

│компетентностью, требуемой для достижения конкретных целей программы│

│аудита; │

│ │

│д) объем программы аудита; │

│ │

│е) время в пути аудиторов, обустройство и другие потребности для│

│проведения аудита. │

│ │

│[ГОСТ Р ИСО 19011-2003, пункт 5.3.2] │

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

5.3.3 Процедуры программы аудита

 

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Процедуры программы аудита включают в себя: │

│ │

│а) планирование и составление планов-графиков аудитов; │

│ │

│б) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по│

│аудиту; │

│ │

│в) подбор соответствующих аудиторских групп и распределение ролей и│

│ответственности; │

│ │

│г) проведение аудитов; │

│ │

│д) выполнение действий по результатам аудита, если требуется; │

│ │

│е) поддержание записей по программе аудита; │

│ │

│ж) мониторинг показателей результативности программы аудита; │

│ │

│и) отчетность перед высшим руководством по всей проделанной работе по│

│программе аудита. │

│ │

│Для малых предприятий упомянутая деятельность может быть выполнена в│

│виде одной процедуры. │

│ │

│[ГОСТ Р ИСО 19011-2003, пункт 5.3.3] │

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

5.4 Внедрение программы аудита

 

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Внедрение программы аудита включает в себя: │

│ │

│а) доведение программы аудита до участвующих сторон; │

│ │

│б) координацию и календарное планирование аудитов и другой│

│деятельности, связанной с программой аудита; │

│ │

│в) определение и поддержание процесса оценки аудиторов и их│

│непрерывного профессионального роста согласно подразделам 7.6 и 7.5│

│соответственно; │

│ │

│г) формирование аудиторских групп; │

│ │

│д) предоставление необходимых ресурсов группам по аудиту; │

│ │

│е) проведение аудитов в соответствии с программой аудитов; │

│ │

│ж) управление записями по аудиту; │

│ │

│и) анализ и утверждение отчетов по аудиту и их рассылка заказчикам│

│аудитов и заинтересованным сторонам; │

│ │

│к) действия по результатам аудита, если это требуется. │

│ │

│[ГОСТ Р ИСО 19011-2003, пункт 5.4] │

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

5.5 Записи по программе аудита

 

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Записи по программе аудита должны включать в себя: │

│ │

│а) записи, связанные с отдельными аудитами: │

│ │

│ - планы аудита, │

│ │

│ - отчеты (акты) по аудиту, │

│ │

│ - отчеты о несоответствиях, │

│ │

│ - отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям, │

│ │

│ - отчеты о действиях по результатам аудита, если это требуется; │

│ │

│б) результаты анализа программы аудита; │

│ │

│в) записи о персонале, привлекаемом к аудиту: │

│ │

│ - оценка компетентности аудитора и его деятельности, │

│ │

│ - выбор аудиторской группы, │

│ │

│ - поддержание и повышение компетентности. │

│ │

│Записи должны храниться и должным образом быть защищены. │

│ │

│[ГОСТ Р ИСО 19011-2003, пункт 5.5] │

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

5.6 Мониторинг и анализ программы аудита

 

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Должен проводиться мониторинг внедрения программы аудита, а через│

│определенные интервалы времени - анализ достижения целей и│

│идентификация возможностей улучшения программы. О результатах анализа│

│необходимо докладывать высшему руководству. │

│ │

│Показатели деятельности должны быть использованы для мониторинга│

│следующих характеристик: │

│ │

│ - возможности аудиторской группы реализовать план аудита; │

│ │

│ - соответствие программам аудитов и планам-графикам; │

│ │

│ - обратная связь от заказчиков аудита, проверяемых организаций и│

│ аудиторов. │

│ │

│Анализ программы аудита должен охватывать: │

│ │

│а) результаты мониторинга и установленные тенденции; │

│ │

│б) соответствие процедурам; │

│ │

│в) выявление потребностей и ожиданий заинтересованных сторон; │

│ │

│г) записи по программе аудита; │

│ │

│д) альтернативные или новые методики в области аудита; │

│ │

│е) согласованность действии аудиторских групп в сходных ситуациях. │

│ │

│Результаты анализа программы аудита могут привести к корректирующим и│

│предупреждающим действиям и улучшению программы аудита. │

│ │

│[ГОСТ Р ИСО 19011-2003, пункт 5.6] │

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘