Для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности (бухгалтерский учет, финансы, складские операции, реализация и пр.) используют различные прикладные программы работающие в операционной среде Windows. Обзор программного обеспечения для бизнеса сделан по материалам сайта «Бизнес в сетях» (http://www.ukl.newmail.ru/soft.htm).
Известно, что 50% своего рабочего времени бухгалтер затрачивает на расчет, оформление и заполнение бухгалтерских документов. Одним из перспективных направлений развития бухгалтерии в Украине является использование компьютерной техники, как одной из форм ведения бухгалтерского учета на предприятиях. Применение компьютеров позволяет снижать трудоемкость работы бухгалтера, контролировать правильность операций, упрощает учет, расчеты и анализ бухгалтерских документов, ускоряет обработку информации, снижает расходы на оплату труда, уменьшает объем документооборота, позволяет использовать технические носители первичной информации.
За последние годы предложение этих программ заметно увеличилось. Наиболее известным пакетом бухгалтерских программ является 1С:Бухгалтерия (http://www.1c.ru).
1С:Бухгалтерия является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счёт своей универсальности система 1С:Бухгалтерия может быть использована для автоматизации различных участков экономической деятельности предприятия.
Основной особенностью системы 1С:Бухгалтерия является её конфигурируемость. Собственно система 1С:Бухгалтерия представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система 1С:Бухгалтерия выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определённые типы предприятий и классы решаемых задач.
Конфигурация создаётся штатными средствами системы. Обычно конфигурация поставляется фирмой-разработчиком в качестве «типовой», но может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана заново.
Система 1С:Бухгалтерия имеет компонентарную структуру. Всего существует три основных компонента: «Бухгалтерский учёт», «Оперативный учёт» и «Расчёт». Каждый компонент расширяет возможности системы своим механизмом обработки информации. Эти механизмы нельзя однозначно сопоставить с конкретными задачами автоматизации предметной области, однако, они имеют достаточно чёткую направленность, которая определяет выбор состава необходимых компонентов, для создания конкретной конфигурации.
Компонент «Бухгалтерский учёт» реализует отражение хозяйственных операций, происходящих на предприятии в бухгалтерском учёте. Она манипулирует такими понятиями, как бухгалтерские счета, операции и проводки. Возможности компонента «Бухгалтерский учёт» позволяют вести учёт параллельно в нескольких планах счетов, вести многомерный и многоуровневый учёт, количественный и валютный учёт. Компонент «Бухгалтерский учёт» предоставляет возможность ведения бухгалтерского учёта для нескольких мероприятий в одной информационной базе.
Компонент «Оперативный учёт» предназначен для оперативного учёта наличия денежных средств. Возможности компонента «Оперативный учёт» позволяют регистрировать движения и получать информацию о движениях и остатках товарных, материальных, денежных и других средств предприятия в реальном времени в самых различных разрезах. Компонент «Оперативный учёт» поддерживает механизм регистров, который и обеспечивает запись движений и получение остатков в различных разрезах. Использование этого механизма позволяет автоматизировать учёт взаиморасчётов с клиентами, учёт складских запасов товаров и многое другое. Одна из главных областей применения данного компонента – автоматизация учёта складских и торговых операций.
Компонент «Расчёт» предназначен для автоматизации сложных периодических расчётов. Возможности этого компонента позволяют выполнить расчёты различной сложности, в том числе с пересчётом результатов «задним числом», и вести архив расчётов за прошедшие периоды. Эти возможности реализуются журналами расчётов, поддерживаемыми данной компонентой. Одна из областей применения компонента – расчёт заработной платы.
В настоящее время существует огромная масса программного обеспечения, предназначенного для применения в экономической отрасли, но, к сожалению, зачастую приходится «подгонять» готовое программное обеспечение под индивидуальные особенности данного предприятия. Часто экономисты сами организуют свое рабочее место.
Для самостоятельной организации рабочего места экономиста существуют два направления: системы управления базами данных, которые требуют более серьезной подготовки в программировании, а также не совсем удобный инструментарий для создания пользователем своих выходных форм; и электронные таблицы, которые имеют некоторое ограничение по мощности, но более просты в работе.
Наиболее популярной электронной таблицей в данное время является MS Excel. Она очень проста в программировании и в ней, после небольшого обучения, можно легко и быстро создавать минибухгалтерские программы, использовать для оценки эффективности инвестиционных проектов, автоматизировать заполнение форм, бланков, платежных поручений, таблиц и графиков.
Электронные таблицы предназначены для хранения некоторых табличных данных, обработки этих данных посредством формул, а также для организации более наглядного отображения числовой информации (при помощи графиков, диаграмм). Таким примером использования электронных таблиц MS Excel в данной дипломной работе могут служить:
- сравнительная характеристика нутриентов материнского, коровьего и соевого молока (рис. 3.1);
- график безубыточности ООО «Украина» - 2001 год (рис. 3.4).
Электронные таблицы могут применяться на любых рабочих местах, на которых требуется производить некоторые расчеты и печатать выходные формы. Наиболее часто расчеты производятся на рабочем месте экономиста, бухгалтера.
Так же не последнюю роль в современной автоматизации бухгалтерии играют программы - текстовые редакторы, предназначенные для быстрого набора и распечатки профессионального вида документов - договоров, бланков, таблиц и т.д. - наиболее популярным среди них сейчас является MS Word. Этот редактор является мощным по своим возможностям и простым в использовании. MS Word позволяет оформить документы с помощью новейших средств форматирования, оживить свои документы графическими изображениями, связать Word с другими приложениями Microsoft Office (Excel, Access), добавить в свои документы рисунки, графики и формы. Примером использования MS Office, служит настоящая дипломная работа. Вся текстовая, табличная и графическая информация данной работы выполнена средствами текстового редактора Word и электронной таблицы Excel.
Как говорилось, выше системы управления базами данных требуют более опытного и подготовленного пользователя, но, несмотря на это обстоятельство СУБД MS Access пользуется большим успехом в создании специальных программных модулей, алгоритмов и шаблонов для решения хозяйственно-экономических задач предприятия (финансовый анализ, маркетинговые исследования, продвижение продукции, товарно-ориентированные модули, документооборот, управление, ценообразование, организация сбыта).
Имея доступ в сеть Internet, специалисты предприятия могут посетить один из самых популярных русскоязычных сайтов посвященных маркетингу http;//www.marketing.spb.ru. На этом сайте представлены модули для свободного использования и специализированное программное обеспечение для решения вышеуказанных задач.