Учет материалов на складе ведет материально-ответственное лицо – кладовщик.
Поступление на склад материалов происходит:
- от поставщиков и сопровождается документами:
а) товарно-транспортными накладными (ф.М-5, М-6) в 4-х экземплярах: покупателю вместо приходного ордера, поставщику для списания, для начисления заработной платы водителям автотранспорта, для предъявления в банк на оплату;
б) платежное требование;
в) счета-фактуры.
Документы после регистрации в журнале учёта поступающих грузов (ф.М-1) проверяются на соответствие их условиям поставки, после чего их акцептуют и передают в бухгалтерию.
Чтобы получить ценности со склада поставщика, используются доверенность (ф.М-2, М-2а).
При поступлении материалов кладовщик проверяет соответствие фактического их количества данным документам поставщика. При отсутствии расхождений выписывается приходный ордер (ф.М-4). Если установлены расхождения или поставка не отфактурована (без документов), составляется акт с участием не заинтересованной стороны, который является приходным документам и служит для уточнения расчётов.
- материалы поступают от подотчетных лиц.
К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие покупку: счета и чеки магазинов, квитанции приходных кассовых ордеров, справки, акты в случае осуществления покупки на рынке или у населения.
- Материалы поступают из собственного производства и при списании ОС.
Оформляют накладными на внутренние перемещения материалов (ф.М-11).
Материалы отпускают со склада: на производственное потребление, на хозяйственные нужды, на сторону для перепродажи.
При постоянном отпуске используют лимитно-заборные карты (ф.М-8) в двух экземплярах: один – складу с подписью получателя, второй – получателю с подписью кладовщика.
При редком отпуске используют требование-накладную (ф.М-10) в двух экземплярах: один – получателю, другой – складу.
Отгрузка сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляется расходными накладными (ф.М-15).
В бухгалтерии на каждый материал выписывают карточку складского учёта (ф.М-7), которая под расписку передаётся кладовщику для ведения записей.
В конце месяца кладовщик переносит количественные остатки в ведомость учёта остатков из с карточек. Она хранится в бухгалтерии, выдаётся кладовщику за день до окончания месяца. А в первых числах следующего месяца возвращается в бухгалтерию.
Учет материалов в бухгалтерии ведется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом
При использовании оборотных ведомостей применяют 2 варианта учета.
1 метод.
Открываются карточки аналитического учета, в которых записи ведутся на основе первичных документов по движению материалов. Записи ведутся как в натуральном, так и в денежном выражении. В конце месяца на основании итоговых записей всех карточек составляется количественно-суммовая оборотная ведомость по каждому складу и подразделению.
На основе данных оборотных ведомостей составляют сводную оборотную ведомость.
При втором методе карточки не ведутся, первичные документы группируются по номенклатурным номерам и в них определяются итоговые данные о поступлении и расходовании материалов, которые затем переносят в оборотные ведомости по каждому складу или подразделению, на основании которых составляют сводную ведомость.
В этом случае трудоемкость учета уменьшается, но все равно лостаточна трудоемка.
Более прогрессивный метод – сальдовый. На основании карточек складского учета, которые ведет кладовщик, а бухгалтер ежедневно проверяет записи в карточках и подтверждает их своей подписью. В конце месяца работник бухгалтерии переносит данные об остатках на 1 ое число месяца по каждому номенклатурному номеру в ведомость. Ведомость передается в бухгалтерию, остатки материалов таксируются по учетным ценам, выводят итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.
На основании сальдовых ведомостей составляют сводную сальдовую ведомость. Сальдовые и сводные ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.