Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет собой систему документации.
Документы, содержащие исходные данные организаций и предприятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений — выходными.
В зависимости от места возникновения документы подразделяются на внешние, создаваемые за пределами организации, и внутренние, циркулирующие в рамках данной организации. К внешним документам относятся планы, утвержденные вышестоящими организациями, отраслевые нормативы, инструкции и др.
В зависимости от выполняемых функций управления выделяют документы бухгалтерского учета, плановые, статистические, документы оперативного управления.
Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадлежит к двум группам документационных систем:
• организационно-распорядительные;
• специальные.
Организационно-распорядительная документация – это система, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления, включая информационно-справочную документацию. К организационной - относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции. К распорядительной - приказы, решения, распоряжения и прочая документация, с помощью которой оформляется распорядительная деятельность. Информационно-справочная документация включает служебную переписку, документацию на оформление личного состава, справки, акты.
Специальные системы документации отражают специфику деятельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления. Например, система плановой, финансовой и учетной документации, документация по маркетингу и сбыту и др.
Применение автоматизированных систем обработки обусловило необходимость приспособления документации к требованиям машинной обработки, что ускорило процесс ее унификации и стандартизации. Унифицированная система документации (УСД) включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники. Унифицированный документ состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской. Заголовочная часть содержит: наименование предприятия, организации, работающего, оборудования; характеристику документа (ОКУД); наименование документа; зону для размещения постоянных на документ реквизитов-признаков и их кодов (предприятие, склад, вид операции, цех, требование и т. д.)
Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, в которых размещаются переменные реквизиты-признаки и количественно-суммовые реквизиты-основания (наименование, номенклатурный номер, количество, код производственных затрат и т. д.)
Оформительская часть документа содержит подписи лиц, несущих юридическую ответственность за составление документа (отпустил, получил).
Результатная информация предназначена для целей управления и передается непосредственно потребителям. Для лиц, которые анализируют информацию и принимают на ее основании решения, важно, в каком виде эти данные выведены машиной — форма представления результатной информации.
Документооборот – последовательность прохождения документа с момента выполнения в нем первой записи и до сдачи его в архив. Существует множество программ организации электронного документооборота.