Функции управления определяют организационную структуру управления организации.
В научной литературе структура определяется как строение или внутренняя форма организации системы, выступающая как единство устойчивых связей между ее элементами.
Например, орган пожарной охраны есть сложное соединение людских, финансовых, технических, материально-хозяйственных и информационных ресурсов, образующих своеобразные элементы данной системы. Поэтому в ее составе можно выделить соответствующие указанным элементам подсистемы. Эффективность функционирования каждого органа зависит от согласованности действий его подсистем, т.е. служб и подразделений, соблюдения ими общих принципов и требований всей системы.
Связующим и координирующим звеном системы выступает ее организационная подсистема. Именно с ее помощью достигается объединение всех компонентов, обеспечивается целостность системы. Структура данной подсистемы и понимается как организационная структура. Элементами организационной структуры выступают должности и связи между ними. Под должностями понимаются совокупности прав и ответственности, требований к знаниям, опыту и квалификации работников, т.е. их специализированные роли.
Связи организационной структуры можно подразделить на:
1) организационно-предметные, возникающие между работниками по поводу использования ими различных средств;
2) организационно-функциональные, т.е. взаимосвязи работников по степени их участия в совместном профессиональном труде;
3) организационно-административные, обуславливаемые субординацией работников, т.е. связи руководства и подчинения.
Таким образом, организационную структуру социальной системы можно определить как совокупность должностей, объединенных с помощью организационных связей.
Организационная структура любой системы, как правило, определяется и официально утверждается соответствующими нормативными актами. Однако, как известно, наряду с ними существуют и неформальные организационные структуры, образующиеся на основе личных взаимоотношений работников (Давос, рыбалка, баня…).
Надо помнить, что понятие "организационная структура" не тождественно понятию "организационная структура управления", под которой подразумевается совокупность управленческих звеньев, связанных организационно-административными отношениями. Иными словами, в организационной структуре управления в качестве ее элементов выступают только должности субъектов управления, а в качестве связей - связи субординации. Можно сказать, что организационная структура управления является составной частью организационной структуры системы.
К принципам построения организационных структур управления относятся:
- стремление к минимуму ступеней в структуре управления;
- организационная обеспеченность функций;
- обеспечение "гибкости" организационных структур управления;
- достижение оптимального сочетания централизации и демократизации;
- исключение дублирования функций в организационных структурах управления;
- обеспечение относительной равномерности нагрузок на каждое структурное подразделение;
- обеспечение максимальной степени типизации(общность принципов и методов управления, единая совокупность правовых актов и т.д.).
Обычно на практике типовые структуры используются с некоторыми изменениями, вытекающими из всего разнообразия местных особенностей и форм работы.