Организация контроля за полным, точным и своевременным выполнением плана возлагается на соответствующего руководителя ГПС, управления или подразделения, который организует их выполнение через штабные или организационно-аналитические подразделения либо через сотрудников, которым это поручено.
Для этого руководитель:
- проводит оперативные совещания;
- организует инструктаж и обучение подчиненных, формулирует им задания;
- создает необходимые условия для работы исполнителей, обеспечения контроля за ходом выполнения плановых мероприятий, в том числе с использованием современных информационных технологий;
- определяет время, порядок, формы контроля и информирования об исполнении планов.
По отдельным планирующим документам, имеющим особое значение, трудоемкость, длительный срок исполнения, множественное число исполнителей и соисполнителей, подготавливается план контроля, который должен содержать сведения о промежуточных сроках представления подготовительных проектов документов в заинтересованные инстанции.
О выполнении планового мероприятия ответственный исполнитель готовит обобщенные итоговые документы (докладная записка, справка), в содержании которых отражаются сведения о работе и ее результатах (с указанием подготовленных документов с перечнем необходимых реквизитов).
Ответственным исполнителем является тот, кто указан в документе первым. Он организует и координирует работу соисполнителей. В итоговом документе должен быть вывод о признании мероприятия выполненным и подлежащим снятию с контроля. Обобщенные документы представляются руководителю, утвердившему соответствующий план, который в случае согласия пишет на документе резолюцию "Снять с контроля", "Продолжить контроль", "Перенести срок выполнения на … квартал, месяц или конкретную дату", "Провести служебную проверку по факту невыполнения планового мероприятия".
После этого докладная записка (справка) передается в управление координации, штабное подразделение или подразделение, на которое возложены функции организации и анализа оперативно-служебной деятельности, либо сотрудникам, осуществляющим контроль.
При возникновении обстоятельств, не позволяющих выполнить плановое мероприятие, ответственный исполнитель не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения письменно (докладная записка, справка) докладывает об этом руководителю (лицу, исполняющему его обязанности), утвердившему соответствующий план, который принимает одно из решений: о прекращении дальнейшей работы по мероприятию; о продлении срока исполнения мероприятия; о замене исполнителей. Соответствующие изменения вышеуказанными лицами вносятся в план работы. Ответственный исполнитель вносит в контрольную карточку информацию о состоянии исполнения планового мероприятия, визирует ее у соответствующего руководителя и в пятидневный срок направляет в подразделение, осуществляющее общий контроль.
Соответствующие штабные подразделения или подразделения, на которые возложены функции организации и анализа оперативно-служебной деятельности, сотрудники, которым поручена эта работа, ежемесячно осуществляют анализ состояния выполнения плана. Результаты анализа докладываются руководителю подразделения. Ход выполнения плана рассматривается руководителем (лицом, исполняющим его обязанности), утвердившим соответствующий план. Итоги выполнения плана в целом по завершении планируемого периода могут подводиться на заседании коллегии или оперативном совещании.
За невыполнение установленных сроков мероприятий, в том числе плановых, виновные лица в установленном порядке привлекаются к дисциплинарной ответственности.