Действенность любого плана в значительной мере зависит от внешней формы его выражения. Помимо общей внутренней структуры и содержания, план включает в себя необходимые реквизиты, т.е. совокупность формальных элементов, отсутствие которых лишает документ юридической силы.
Четкая структура плана, выделение ключевых разделов плана, исполнителей мероприятий имеют немаловажное значение. Правильное построение плана позволяет сосредоточить внимание личного состава на решении главных, наиболее актуальных проблем, стоящих перед органами внутренних дел.
Примерная структура плана основных организационных мероприятий:
- вводная часть (преамбула);
- основные организационные мероприятия, совершенствование управленческой деятельности (включая мероприятия боевой, мобилизационной готовности и гражданской обороны);
- борьба с преступностью и административными правонарушениями в сфере пожарной безопасности, защита всех форм собственности, борьба с коррупцией;
- производство дознания по делам о пожарах и по делам о нарушениях требований пожарной безопасности;
- мероприятия, осуществляемые в рамках пожарного надзора;
- организация и проведение комплексных оперативно-профилактических мероприятий;
- противопожарная профилактика;
- обеспечение соблюдения учетно-регистрационной дисциплины;
- лицензионная деятельность;
- взаимодействие с другими федеральными органами исполнительной власти;
- мероприятия научного обеспечения приоритетных направлений деятельности ГПС;
- организация кадровой и воспитательной работы;
- финансовое и материально-техническое обеспечение ГПС России;
- дополнительные мероприятия.
Приложения к плану основных организационных мероприятий: график инспектирования контрольных проверок и комплексных выездов; перечень разрабатываемых в МЧС Российской Федерации нормативно-правовых актов; график проведения конференций, совещаний, семинаров, конкурсов и выставок.
Обязательными реквизитами любого плана являются:
гриф утверждения;
само наименование документа;
отметка о времени и месте его составления;
подписи лиц, составивших и утвердивших план.
Форма плана обусловлена его содержанием. План, составленный грамотно, с соблюдением всех установленных реквизитов, с перечнем конкретных исполнителей и сроков исполнения намеченных мероприятий, четче выражает направления деятельности и пути решения проблем.
Планы работы ГПС могут составляться в различной форме, важнейшими из них являются:
1. Текстуальные (по разделам) - планы, которые предусматривают очередность и наименование работ, исполнителей, сроки исполнения и графу для отметки об исполнении. Это перспективные, годовые, квартальные, личные, а также специальные планы по линиям работ и т.д.
| № | Содержание мероприятий | Исполнители (соисполнители) | Срок выполнения | Отметка о выполнении |
| - | - | - | - | |
| - | - | - | - |
2. Табличные – широко распространенная форма плана, представляющая собой таблицу, в которую входит определенное количество строк и граф.
3. Графические - это графики дежурств и работ и другие.
4. Схематические - схемы оповещения личного состава, действия сотрудников в экстремальных ситуациях и т.д.
Основными формами индивидуального плана являются: перекидные календари; оргблокноты; еженедельники; рабочие тетради. Процесс разработки индивидуального плана включает в себя определение перечня мероприятий, подлежащих выполнению, определение времени их выполнения, составление и оформление плана. Важным фактором в процессе личного планирования является фактор времени, учитываемый при анализе выполняемых работ с целью выявления непроизводительных затрат времени и резерва последнего.
Четкое знание видов и форм планов, которые составляются в органах внутренних дел, позволяет рационально распределять и своевременно выполнять насущные задачи, экономить рабочее время и эффективно управлять коллективом.