Прежде чем предъявлять претензию по просрочке выполненной поставки или недопоставки товара, следует, изучив платежные документы, убедиться в том, что в допущенной просрочке или недопоставке виновен продавец, а не перевозчик, поскольку обязательства по ряду базисных условий (FCA, FOB, CFR, CIF, CIP, СРТ) считаются выполненными при погрузке товара на транспортные средства и просрочка в поставке или утеря части груза может произойти по вине перевозчика.
Кроме того, следует проверить (например, при задержке в переводе аванса), не явилось ли опоздание, допущенное продавцом, следствием действий самого покупателя, задержки в сообщении адресов грузополучателей и т.д., что может вызвать ответную негативную реакцию продавца и предъявление встречной претензии.
Предъявлять претензию продавцу должна сторона, заключившая контракт, т.е. сам покупатель, а не его грузополучатель.
В тексте претензии излагается позиция покупателя в отношении допущенной просрочки, указываются коммерческие и иные ее последствия для покупателя или его грузополучателей, четко формулируются требования к продавцу, приводятся обоснования размеров понесенных убытков или начисленных штрафных санкций.
Претензия направляется продавцу заказной почтой с уведомлением о вручении либо иной связью, обеспечивающей подтверждение получения претензии продавцом.