Покупатель должен осмотреть товар в возможно короткий срок после его получения, пригласив к осмотру представителя торгово-промышленной палаты, а при отсутствии такой возможности – достаточно компетентного представителя независимой стороны, т.е. работника другого юридического лица. Вскрытие упаковки и осмотр полученного товара должны проводиться только в присутствии указанных представителей. По результатам осмотра товара составляется акт, подписываемый полномочными представителями покупателя, а также независимым экспертом. Если при осмотре обнаруживаются дефекты самого товара, внутренние или внешние нарушения упаковки, недостача или нарушение ассортимента, все эти недостатки подробно фиксируются в акте. Обычно акт составляется и подписывается не менее чем в 5–7 экземплярах..
На основании указанного акта и платежных или товарораспорядительных документов покупатель анализирует причины и определяет возможного виновника обнаруженных дефектов.
Если нарушена внешняя упаковка товара, то, скорее всего, виновными являются перевозчики. Изучая транспортные документы, можно определить виновного перевозчика. Им является перевозчик, предыдущий тому, который в коносаменте, транспортной накладной или ином транспортном документе сделал отметку о том, что товар принят к перевозке с поврежденной или нарушенной упаковкой. К предыдущему перевозчику и должна быть предъявлена претензия о повреждении или недостаче поставленного товара. Если транспортные документы не содержат указанных пометок, то претензию следует предъявлять последнему перевозчику.
Если из состояния упаковки и документов не видно вины перевозчиков, то покупатель имеет основание для предъявления претензии продавцу. Претензия составляется покупателем, лучше с привлечением наиболее квалифицированного коммерсанта или юриста. Опыт показывает, что претензию удобнее оформлять в виде самостоятельного документа с приложением акта обнаружения дефекта.
В претензии обосновывается, почему претензия предъявляется продавцу, излагается версия покупателя о причине обнаруженного дефекта, предлагается способ исправления дефекта и выставляются требования о компенсации затрат, возмещении убытков или выплате штрафных санкций.