Подготовительный этап торгов включает подготовку тендерной документации и ознакомление с ней участников.
Импортер товара или заказчик объекта выступает в качестве организатора тендерного комитета. С учетом законодательства он формирует технические, коммерческие и финансовые условия торгов в виде комплекта тендерной документации (проформа тендера, инструкция участникам об объеме и сроках представления предложений, перечень технической документации, видов работ, проформа контракта, виды и размер гарантий, обеспечение технического обслуживания, поставки запчастей, обучение персонала и др.).
Уведомление в средствах массовой информации и рассылка приглашений к участию в торгах должны обязательно содержать точный срок и адрес представления предложений, сроки ознакомления и условия выкупа тендерной документации, размер гарантии участия в торгах, а также указание о том, что предложения, поступившие позже, не будут рассмотрены.
Важно знать, что согласно международной практике ведения торгов тендерный комитет может не рассматривать поступившие предложения не только потому, что они опоздали к назначенному сроку, но и потому, что они не оформлены в строгом соответствии с требованиями тендерной документации и инструкцией участникам.
Этап представления предложений включает подготовку и заполнение проформы выкупленного у организаторов комплекта тендерной документации, проформы контракта на поставку товара (оборудование) и представление участниками подготовленных документов организаторам торга не позже установленного срока.
Факт представления предложения в тендерный комитет означает полное согласие участника со всеми условиями торга.
Участнику торга следует иметь в виду, что для повышения конкурентоспособности своего предложения целесообразно представить также и дополнительную информацию в виде досье фирмы: устав, прецеденты ранее исполненных контрактов и заказов, производственные и финансовые возможности, обеспеченность высококвалифицированными кадрами, благоприятные отзывы покупателей и заказчиков, использование современных технологий в производстве и строительстве, привлечение квалифицированных субподрядчиков. Такая информация способствует формированию имиджа компетентного, квалифицированного участника и облегчает организаторам выбор победителя торга.
Если организаторам недостаточно дополнительной информации о фирме, они могут посетить действующие объекты, ранее построенные участником, и ознакомиться с работой оборудования, качеством строительства, объемом сервисных услуг. Это облегчает организаторам проведение предквалификации участников торга, т. е. определение круга компетентных претендентов.
Техника представления предложений отличается простотой и строгостью. Предложения принимаются в письменном виде и представляются в запечатанных конвертах в срок не позже объявленного.
Предложения направляются в адрес организаторов заказной почтой либо передаются непосредственно в тендерный комитет под расписку о получении.
Обычно предложения участников запечатываются в двойные конверты. На внешнем конверте указывается адрес для приема предложений, а на внутреннем – номер торга, конкретное наименование товаров и работ и дата, установленная для приема предложений. С целью сохранения конфиденциальности информации от конкурентов участники стараются представить свои предложения как можно ближе к дате и часу приема предложений.
Этап конкурсного выбора поставщика товара или подрядчика работ включает процедуру закрытия торгов, ознакомление с представленными предложениями с точки зрения строгого соответствия условиям тендерной документации, сравнения предложений по технико-экономическим параметрам и коммерческим условиям, анализа дополнительной информации и деловой квалификации участников,
Открытые и закрытые торги Процедура закрытия торгов предполагает прекращение приема предложений. В случае открытых, гласных, торгов тендерный комитет в назначенные день и час объявляет о закрытии приема предложений, вскрывает конверты в присутствии участников и объявляет конкретный состав торга и предложенные ими цены.
В случае закрытых, негласных, торгов тендерный комитет прекращает прием предложений в объявленные ранее день и час закрытия торгов, но не делает публичного вскрытия конвертов, не объявляет состав участников и условий их предложений.
Принятие решения о победителе торгов тендерный комитет производит в течение срока от 1 до 3 месяцев, необходимого для сопоставления предложений в комплексе с техническими характеристиками, ценами, условиями платежей, поставки, приемки, сервисных услуг.
В процессе сопоставления предложений тендерные комитеты могут запрашивать у участников дополнительную информацию и уточнения, не допуская при этом разглашения конфиденциальной информации.
Тендерные комитеты, сравнивая предложения,не всегда руководствуются принципом наименьшей цены.
Так, в США правилами, регламентирующими порядок проведения торгов, установлен «барьер преференциальных цен», согласно которому организаторы торга обязаны отдать предпочтение американским фирмам, даже если цены их предложений выше (но не более 6%), чем цены их иностранных конкурентов – участников торга.
Тендерные комитеты предоставляют также предпочтение участникам, предложившим в качестве субпоставщиков и субподрядчиков национальные фирмы.
Если после сопоставления полученных предложений тендерный комитет придет к выводу, что предложения не соответствуют объявленным условиям торга, он может аннулировать торги без объяснения причин.
Тендерный комитет может дополнительно потребовать от участников письменного подтверждения о согласии с условиями будущего контракта, в котором предусмотрены более высокие, чем обычно, требования к качеству и срокам исполнения обязательств, ответственности по претензиям, включая подсудность сторон местному судопроизводству. Для неопытного коммерсанта эти требования увеличивают риск ненадлежащего исполнения обязательств и затяжки в решении возможных споров.
На процесс принятия окончательного выбора победителя торга влияет также и наличие у участника торга банковской гарантии «серьезности предложения» (Big bond) в размере 1–3% общей суммы предложения.
Например, организатор торгов на поставку медицинского оборудования для перинатального центра (родильного дома) в Твери предложил участникам предоставить гарантию «серьезности предложения» в размере 1% обшей суммы конкурсного предложения.
Решение о конкурсном выборе поставщика и/или подрядчика тендерный комитет обязан принять до истечения срока, установленного условиями торга. В этот период участники не могут отозвать свои предложения. Победитель торга получает официальное извещение тендерного комитета.
В случае открытых торгов их результаты публикуются в средствах массовой информации, специализированной экономической прессе.
В России, в отличие от большинства стран, до сих пор нет федерального законодательства о проведении торгов, которое регулировало бы порядок и условия национальных и международных торгов на закупки товаров и выполнение работ. Поэтому важно знание международной практики организации торгов.
Этап подписания контракта на поставку товара и/или на выполнение подрядных работ между полномочными представителями победителя и представителями организатора торга характеризуется тем, что участник, выигравший торг, обязан не только подписать контракты, но и внести гарантийный пай, залог в размере до 10% суммы контракта и/или стоимости заказа в виде банковской гарантии «должного исполнения обязательств» {Performance bond).
Этот залог возвращается после поставки оборудования и надлежащего выполнения работ. В случае недобросовестного исполнения обязательств залог используется на удовлетворение претензий по срокам и качеству товаров и работ.
10.4. Строительство объектов «под ключ»
Одной из наиболее сложных форм международной торговли является сооружение объектов «под ключ», которое включает следующие подрядные работы:
• подготовка технико-экономического обоснования объекта;
• разработка проектного задания, технического и рабочего проектов;
• поставка строительных материалов;
• сооружение промышленных и административных зданий, объектов инфраструктуры;
• поставка производственного оборудования, инструмента, запчастей;
• монтаж, наладка и пуск оборудования в эксплуатацию;
• обучение персонала;
• передача заказчику объекта «под ключ», т. е. в полной эксплуатационной готовности.
Организационно-правовой основой строительства объекта «под ключ» являются контракт подряда на выполнение строительных и других работ и контракт поставки оборудования.
Особенность этой формы торговли заключается в том, что фирма, принявшая обязательства по сооружению объекта, является по отношению к заказчику подрядчиком и поставщиком.
Поставщиком может выступать отдельная фирма или консорциум фирм, объединяющие несколько инжиниринговых фирм и производителей оборудования. Если поставщик привлекает других субпоставщиков, он выступает в роли генерального поставщика.
К исполнению подрядных работ подрядчик также может привлекать субподрядчиков и, следовательно, выступать в роли генерального подрядчика.
Таким образом, фирма или консорциум фирм, исполняющие обязательства по сооружению объектов «под ключ», могут обладать одновременно правами генерального подрядчика и генерального поставщика и должны нести полную ответственность за исполнение всех обязательств в полном объеме.
Практика исполнения контрактных обязательств по сооружению объектов «под ключ» характеризуется поэтапной сдачей заказчику объема следующих работ:
• подписание протокола о завершении монтажа и готовности к пробной эксплуатации с целью устранения дефектов и обработки технологического процесса при участии специалистов поставщика оборудования;
• подписание протокола о готовности всего объекта к эксплуатации в течение гарантийного периода с целью устойчивого выпуска продукции;
• гарантийное обслуживание, осуществляемое обученным персоналом, под контролем специалистов поставщика, поставка запчастей, устранение дефектов за счет поставщика;
• подписание протокола о проведении испытаний в гарантийный период и об окончательной сдаче заказчику объекта «под ключ».
Другой важной особенностью взаимного исполнения обязательств сторон является необходимость обеспечения их финансовыми гарантиями.
Банковская гарантия Заказчик требует от поставщика и подрядчика банковскую гарантию должного исполнения контракта (Performance bond) на весь гарантийный период на случай покрытия убытков и возмещение ущерба от возможных дефектов и неполадок или в случае претензий по качеству и срокам поставки оборудования.
Размер такой финансовой гарантии обычно составляет 10% общей суммы заказа. Заказчик вправе до решения арбитражного суда снять с гарантии суммы штрафов и возмещение убытков по претензиям, вызывающим разногласия сторон.
Наиболее часто заказы на сооружение объектов «под ключ» размещаются конкурсным способом с использованием такой формы международной торговли, как закрытые торги. В этом случае заказчик получает от победителя торга банковскую гарантию серьезности предложения в размере 1-3% суммы заказа и банковскую гарантию должного исполнения контракта в размере до 10% суммы заказа.
Российским предпринимателям важно знать, что практика конкурсного отбора фирм на международных торгах при размещении заказов на сооружение объектов «под ключ» позволяет, используя острую конкуренцию, осуществить закупку товаров и строительство объектов на 15-20% дешевле, чем в случае прямых переговоров с поставщиками и подрядчиками.