Реферат Курсовая Конспект
Методическое пособие по дисциплине Документационное обеспечение управления специальность 030504 Право и организация социального - раздел Менеджмент, Государственное Образовательное Учреждение Среднего Профессиональног...
|
Государственное образовательное учреждение
среднего профессионального образования –
Новокуйбышевский государственный гуманитарно-технологический колледж
Методическое пособие
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
специальность 030504 «Право и организация социального
обеспечения»
Содержание
Пояснительная записка | |
Тематический план | |
Тема 1. Исходные понятия делопроизводства | |
Тема 2. Общие нормы и правила оформления документов | |
Тема 3. Классификация и структура организационно-распорядительных документов | |
Тема 4. Требования к оформлению реквизитов ОРД | |
Тема 5. Оформление отдельных видов ОРД | |
Тема 6. Документация по трудовым отношениям | |
Тема 7. Организация документооборота | |
Тема 8. Регистрация документов | |
Учебный элемент 9. Составление номенклатуры дел | |
Тема 10. Подготовка документов к передаче в архив | |
Тема 11. Технические средства, используемые в делопроизводстве | |
Словарь терминов | |
Список рекомендуемой литературы |
ТЕМА 1.
Исходные понятия делопроизводства
Цель:изучив тему, вы будете знать:
историю становления делопроизводства;
функциональное назначение документов;
- структуру законодательной и нормативной базы делопроизводства;
- унифицированные и стандартизированные системы делопроизводства;
- классификацию документов.
Документоведение - понятие, структура и назначение.
Классификация деловых документов
Признак классификации документов | Вид документов |
По видам деятельности | Организационно-распорядительные, финансово-расчётные, Снабженско-сбытовые |
По месту составления документа | Внутренние, внешние |
По форме | Индивидуальные Типовые Трафаретные |
По средствам фиксации | Рукописно-печатные, фото- и кинодокументы, электронные |
По форме информации | Текстовые, графические, звуковые, мультимедиа |
По срокам хранения | Постоянного хранения, долговременного хранения (более 10 лет), временного хранения (до 10 лет) |
По стадиям создания | Оригиналы, копии, дубликат, черновик, выписки |
По наименованию | Научные отчеты, схемы, графики, акты, протоколы, уставы, инструкции, справки, письма, анкеты, стандарты |
По степени сложности | Простые (1 вопрос), сложные |
По степени гласности | Открытые, с ограниченным доступом |
По срокам исполнения | Срочные, несрочные |
По происхождению | Служебные, личные |
По степени обязательности | Информационные, директивные |
По степени унификации | Индивидуальные, анкетные, трафаретные, типовые |
По характеру содержания | Первичные, вторичные |
ОРДназывают документы, функционирующие в сфере управления. С помощью этих документов определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, фиксируются кадровые решения и т.д. (организационные:уставы, учредительные договоры, штатное расписание, должностные инструкции; распорядительные:приказы по основной деятельности, распоряжения, решения; справочно-информационные:акты, письма, докладные записки, справки, телефонограммы; документы по личному составу: приказы по личному составу; документы предпринимательской деятельности:контракты, договоры).
Финансово-расчётнаядокументация отличается строгой стандартизацией, использованием типовых форм документов.
Снабженско-сбытовые.Её особенность состоит в том, что многие документы этого вида можно отнести также к другим видам документации, например к плановой, статистической, бухгалтерской и др.:
- Договорные;
- Переписка между коммерческими службами и органами снабжения и сбыта;
- Сопроводительные по отгрузке и транспортировке;
- Претензионные;
- Рекламные.
Внутренниедокументы создаются данным учреждением и обеспечивают его потребности. Оформление внутренних документов регулируется внутренними нормами данного учреждения. К внешнимотносятся документы, полученные извне или направленные в адрес других организаций.
Оригиналомназывается документ, созданный в первый раз индивидуальным или коллективным автором. Если оригинал составлен по определённой форме и подписан должностными лицами, то его называют подлинником. Оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными и имеют одинаковую юридическую силу.
Копияэто повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке. Копии делятся на:дубликат-копия выдаваемая взамен утерянного док-та; выписка - копия, воспроизводящая часть текста документа; отпуск- полная копия отосланного документа, подшиваемая в дела отправителя.
ТЕМА 2
Общие нормы и правила оформления документов
Цель:изучив тему, вы будете знать:
- форматы, применяемые в делопроизводстве;
- оформление различных способов дат, нумерации страниц, общепринятых сокращений слов и словосочетаний, названий документов органов власти.
Нумерация страниц в документах
При составление многострочных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны номеруются нечетными цифрами, а обратные – четными.
Номер странице наносят на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.», буквы «с.» и знаков тире (черточек).
ТЕМА 3.
Классификация и структура
ОРганизационно-распорядительных Документов
Цель:изучив тему, вы будете ориентироваться:
- в организационно-распорядительных документах,
Вы будете знать:
виды бланков и их оформление;
- требования к изготовлению, учету, использования и хранению гербовых бланков.
Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации
Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее - организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты при поступлении бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- дата поступления;
- номер сопроводительного документа;
- наименование организации - поставщика гербовых бланков;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков; при выдаче бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
- расписка в получении;
- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование,
результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.
Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.
Практическое задание
1. Оформить макет расположения реквизитов на формате А4 углового бланка.
2. Оформить макет расположения реквизитов на формате А4 продольного бланка.
ТемА 4.
Требования к оформлению реквизитов ОРганизационно-распорядительных Документов
Цель:изучив тему, вы будете знать:
- реквизиты, их правильное оформление;
- требования к оформлению текста документа.
Вы будете уметь:
оформлять организационно-распорядительную документацию.
Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле
Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем
ТЕМА 5.
Оформление отдельных видов ОРД
Цель:изучив тему вы будете уметь оформлять: уставы, положения, должностные инструкции, указания, решения, распоряжения, приказы по основной деятельности, служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки.
Вы будете знать:
- структуру, язык и стиль служебных писем.
Устав
Устав— это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав спортивного добровольного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав ит.д.). Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами(министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных — соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.
В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, -производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.
Устав является организационно-правовым документом, в котором закрепляются структура, функции, права и обязанности общеобразовательного учреждения, вытекающие из Закона РФ «Об образовании, полномочия, дополнительно переданные общеобразовательному учреждению Учредителем, а также иные необходимые вопросы, противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности общеобразовательного учреждения.
Устав разрабатывается общеобразовательным учреждением самостоятельно и утверждается его учредителем (ст. 13 закона РФ «Об образовании»)
Содержательная часть текста устава содержит следующие основные разделы:
- Общие положения;
- Цели и предмет деятельности;
- Организация образовательного процесса;
- Управление учреждением;
- Финансовая и хозяйственная деятельность;
- Регламентация деятельности;
- Реорганизация и ликвидация.
Основные моменты, которые должны содержаться в уставе образовательного учреждения регламентирует статья 13 закона РФ «Об образовании».
Отдельно в уставе необходимо оговорить перечень локальных актов, которые оформляются в виде приложения.
Локальные акты не могут противоречить положениям Устава и действующему законодательству.
Большую помощь руководителю школы, при работе над уставом, может оказать типовой устав, составленный на основании рекомендаций МКО и МО РФ. При изменении законодательной базы руководитель школы обязан привести устав в соответствие с новыми требованиями. Все дополнения и изменения оформляются отдельным документом, подписываются учредителем и являются неотъемлемой частью устава
Практические задания
1. Составить должностную инструкциюинспектора по кадрам.
2. Составить и оформить приказ по основной деятельности
3. Составить и оформить письмо-приглашение, письмо-подтверждение.
ТЕМА 6.
Документация по трудовым отношениям
Цель:изучив тему, вы будете знать:
- классификацию документов по личному составу;
Вы будете уметь:
- оформлять документы при поступлении на работу, при увольнении работника, заполнять трудовую книжку, отпуска.
Классификация документов по личному составу
Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируется Трудовым кодексом РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
- Трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;
- Трудовые книжки;
- Личные дела;
- Лицевые счета по заработной плате;
- Приказы (распоряжения) о приеме на работу (ф. Т-1);
- Личные карточки (ф. Т-2);
- Учетные карточки научного работника (ф. Т-4)
- Приказы (распоряжения) о переводе (ф. Т-5);
- Приказы (распоряжения) о предоставлении отпуска (ф. Т-6);
- Приказы (распоряжения) о прекращении трудового договора (ф. Т-8)
Унифицированные типовые формы документов по труду (ф. Т) распространяются на предприятия всех форм собственности на территории РФ.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.
Резюме- распространенные документ при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке (сжатая краткая информация о себе).
Трудовые договоры- соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными НПА, коллективным договором, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.
ТЕМА 7.
Организация документооборота
Цель:изучив тему, вы будете знать:
- общие положения документооборота;
- прохождение и порядок исполнения входящих, исходящих и внутренних документов;
- работу с конфиденциальными документами, письмами и обращениями граждан.
Регистрация документов
Цель:изучив тему, вы будете знать:
- формы и порядок регистрации документов;
- организацию справочно-информационной работы;
Вы будете уметь производить:
- индексацию документов и контроль их исполнения.
Что такое регистрация документов, какие документы подлежат регистрации и какие системы регистрации находят применение на практике?
Дайте сравнительную характеристику существующим формам регистрации документов.
Как организована на предприятии справочно-информационная работа?
Каковы задачи и виды контроля исполнения документов?
Тема 9.
Составление номенклатуры дел
Проверка усвоения материала
1. Дайте определение, что такое номенклатура дел, поясните ее значение.
2. Какие виды номенклатур дел вам известны и каков порядок их составления и оформления?
3. Что вы знаете о формировании дел и порядке расположения документов внутри дела?
4. Расскажите о текущем и оперативном хранении дел.
ТЕМА 10.
Подготовка дел к сдаче в архив
Цель:изучив тему, вы будете уметь:
- проводить экспертизу ценности документов;
- оформлять и передавать дела на архивное хранение.
Проверка усвоения материала
1. Что такое экспертиза ценности документов и кто ее осуществляет?
2. Что входит в состав по оформлению дел для хранения?
3. Каков порядок передачи дел в архив?
ТЕМА 11.
Технические средства, используемые в делопроизводстве
Цель:изучив тему, вы будете:
- уметь классифицировать технические средства в офисе;
- иметь представление об электронных документах управления.
Классификация технических средств
Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой.
В делопроизводстве в настоящее время отмечается большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:
- средства для составления документов;
- копировальная и множительная оргтехника;
- средства хранения, поиска и транспортирования документов;
- техника управленческой связи.
Технические характеристики средств механизации и автоматизации можно найти в проспектах, каталогах и других систематизированных изданиях. Здесь будут приведены самые общие представления о существующих средствах для составления документов, рассмотрены основы системного подхода к управлению электронными документами.
Проверка усвоения материала
1. Какие виды технических средств находят применение в делопроизводстве?
2. Какие технические средства в настоящее время используются для составления документов?
3. Назовите известные вам персональные компьютеры, перечислите основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве.
4. Какие системы управления (манипулирования) электронными документами вы знаете?
Анкета
1. Перечень вопросов, используемых для тестирования в целях получения каких-либо сведений.
2. Форма представления текста документа по принципу «вопрос-ответ».
Бланк документа- стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.
Бланк должностного лица- бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа.
Бланк конкретного вида документа - бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.
Бланк письма- бланк документа, используемый для ведения переписки.
Вид документа- принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
Виза согласования документа- реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Выписка из официального документа -копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.
Гарантийное письмо -
1. Служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг.
2. Во внешней торговле - документ, излагающий характер и объем обязательств, которые принимает поручитель по части определенны:
условий контракта (условий транспортировки, платежа и др.).
3. В банковском деле - документ, подтверждающий представленные
к оплате документы, если они не вполне соответствуют предусмотренным условиям.
Гербовый бланк- бланк документа с воспроизведением Государственной герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или герба муниципального образования.
Государственная тайна- защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
Государственный стандарт гриф ограничения доступа к документу- реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования- реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения- реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата - форма записи во всех документах, фиксирующая числовое выражение момента события (эпохи) в соответствии с установленными для данного календаря правилами. Запись состоит из порядкового номера текущего года от начала летоисчисления, порядкового номера текущего месяца и порядкового номера, текущих от начала месяца суток.
Дата документа- реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его создания и/или подписания, утверждения, принятия, опубликования.
Дело- совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) -отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Доверенность- документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Договор- Документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
Доклад–
1. Письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения.
2. Устное выступление на заседании.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Документ (Документированная информация)- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документирование- запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документная информация- информация, содержащаяся в документе.
Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Должностная инструкция- документ, определяющий права, обязанности и ответственность работника.
Должностное лицо- работник учреждения, наделенный правом принимать управленческие решения.
Дубликат документа- повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Заверенная копия- копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Заголовок к тексту документа- реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Заказ- документ, содержащий требование на изготовление, продажу, доставку, выдачу чего-либо, производство каких-либо работ.
Заключение - документ,содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заявка- официальный документ, автор которого изъявляет намерение получить определенные товары или услуги.
Заявление -
1. Сообщение правительства, государственного учреждения, общественной организации, государственного или общественного деятеля по особо важным вопросам;
2. Документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу.
Зона унифицированной формы документа -часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами,
Идентификатор электронной копии документа -реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.
Извещение- разновидность служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции и др.).
Индекс дела- цифровое обозначение дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на его обложку.
Информационное письмо- письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению.
Информация- сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Информация о гражданах (Персональные данные) -сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющий идентифицировать его личность.
Код - знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.
Код организации- идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.
Код формы документа- идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением,
Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации,
Копия документа- документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Корреспондент- учреждение или лицо, с которым ведется переписка.
Машинописный документ- письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.
Международный стандарт- стандарт, принятый международной организацией.
Наименование документа- обозначение вида письменного документа.
Национальный стандарт- стандарт, утвержденный национальным органом Российской Федерации по стандартизации.
Незаверенная копия- копия письменного или графического документа, которая ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов не имеет юридической силы подлинника документа.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Нормативный документ- документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.
Носитель информации- материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Обзор- документ, составленный в целях информирования подведомственных и других организаций о работах в той или иной области.
Общий бланк документа- бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.
Объяснительная записка- документ, поясняющий какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю.
Организация документов в делопроизводстве -формирование комплексов документов, создаваемых в управленческой деятельности, по определенным правилам, обеспечивающим движение, поиск и хранение документов.
Оригинал документа- экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Отзыв- документ, содержащий мнение специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело- реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.
Отметка об исполнении- реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.
Отметка о заверении копии- реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.
Отметка о контроле- реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
Отметка о наличии приложения -реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.
Отметка о поступлении документа в организацию -реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере.
Оттиск печати- изображение печатной формы на бумаге.
Отчет- документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
Официальный документ- документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление документа- проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Переменная часть реквизита документа- изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его изготовлении.
Переписка - письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи между организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами (см. письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, электронное сообщение).
Перечень- систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или 1 требований,
Печать–
1. Устройство, содержащее печатную форму и предназначенное для нанесения на бумагу оттисков этой формы.
2. Реквизит документа, удостоверяющий подлинность подписи должностного лица (см. Оттиск печати).
Письменный документ- текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Письмо–
1. Почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением.
2. Обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью средств почтовой связи.
Подлинник (официального) документа -первый или единственный экземпляр официального документа.
Подпись- реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Положение -
1. Документ, устанавливающий статус, задачи, функции и порядок
деятельности организации, органа управления, структурного подразделения.
2. Правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.
Постановление- правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления стабильных норм, правил.
Достоянная часть реквизита документа -неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.
Пояснительная записка- документ, разъясняющий отдельные положения основного документа (плана, отчета, проекта).
Правила- правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.
Правила документирования- требования и нормы, устанавливающие порядок создания документов.
Предложение- разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Прикпз- Правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.
Протокол заседания- документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, переговорах.
Распоряжение- правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.
Регистрационная карточка- карточка, предназначенная для внесения сведений о документе в целях его учета и поиска.
Регистрационный номер документа -цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учета и поиска.
Регистрационный штамп- штамп, проставляемый на документе при о поступлении в учреждение.
Регистрация документа- фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.
Регламент- правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата управления, коллегиального или совещательного органа.
Реестр- список (перечень) каких-либо объектов, составляемый в целях их учета или справочно-информационных целях.
Резолюция- реквизит документа, содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения документа.
Реквизит документа- обязательный информационный элемент оформления официального документа.
Решение–
1. Правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции.
2. Совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными и общественными и др.).
Свидетельство- удостоверение, дающее определенные права.
Сводка- документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу.
Система документации- совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Система организационно-распорядительной документации -система документации, фиксирующей решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Сопроводительное письмо- письмо, составляемое для отправки приложенных к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей.
Список- документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составленный в целях информации, регистрации или учета.
Справка–
1. Документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству.
2. Документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.
Стандарт- документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.
Стандартизация- деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.
Табель форм документов- перечень форм документов, разрешенных к применению в организации.
Таблица- форма представления текста документа или его части, имеющая два уровня членения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).
Текст документа- информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю или часть речевой информации документа.
Текстовый документ- документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи.
Телеграмма- краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи.
Телекс- обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телеграфной сети.
Телефонограмма- обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.
Техническое регулирование- правовое регулирование отношений в области установления, применения и исполнения 'обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, а также в области установления и применения на добровольной основе требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг и правовое регулирование отношений в области оценки соответствия.
Технический регламент- документ, который принят международным договором Российской Федерации, ратифицированным в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, или федеральным законом, или указом Президента Российской Федерации, или постановлением Правительства Российской Федерации, и устанавливает обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования (продукции, в том числе зданиям, строениям и сооружениям, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации).
Товарный знак- обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.
Трафаретный текст- унифицированный текст документа, содержащий постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, характеризующей конкретную ситуацию.
Указ- правовой акт, издаваемый Президентом Российской Федерации.
Указание- правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.
Унифицированная система документации (УСД) -система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Устав- правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации.
Учредительный договор- договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица.
Факсограмма (Факс)- получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Формат бланка документа- установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов.
Формирование дела- отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него.
Формуляр документа- набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр-образец (документа)- модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Штамп- вид печати прямоугольной формы.
Штатное расписание- документ, содержащий перечень должностей в учреждении с указанием размеров должностных окладов.
Электронная цифровая подпись -реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Электронное сообщение- документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных.
Электронный документ- документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Эмблема- символическое изображение какого-либо понятия, образа, идеи.
Юридическая сила документа- свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Список рекомендуемой литературы
1. Гражданский Кодекс Российской Федерации. - М., 2005.
2. Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.95 // Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. №8.
3. Трудовой Кодекс Российской Федерации. - М., 2002.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.
5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.
6. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М.: Издательство стандартов, 1994.
7. Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М: Маркетинг, 2002.
8. Басаков М. И., Замыцкова О. И. Делопроизводство: Учебное пособие. 2-е изд. перераб. и доп. - Ростов н/Д.: Феникс, 2004.
9. Белов А. А., Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот. 4-е изд. перераб. и доп. - М: Книжный мир, 2004.
10. Вялова Л. М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. - М: Академия, 2003.
11. Кушнаренко Н. Н. Документоведение. - Киев: Знание, 2000.
12. Ларьков Н. С. Документоведение. - М.: ACT Запад-Восток, 2006.
13. Можаева Н. Г. Справочник по составлению и оформлению документов управления. - М.: Издательство СП АСК «Юркомсервис», 2001.
14. Охотников А. В., Булавина Е. А.Документоведение и делопроизводство. -М.: Март, 2004.
15. Паневчик В. В. Деловое письмо: Практическое пособие. - 2-е изд. Мн.: Амалфея, 2000.
16. Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления. 3-е изд. перераб. и доп. - М.: Академия, 2004.
17. Румынина А. А. Документационное обеспечение управления. 3-е изд. перераб. и доп. - М.: Академия, 2005.
18. Спивак В. А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). - СПб.: Питер, 2005.
19. Степанов Е. А. Изготовление, издание и обработка подготовленных конфиденциальных документов // Секретарское дело. 1998, № 1.
– Конец работы –
Используемые теги: Методическое, пособие, дисциплине, Документационное, Обеспечение, управления, специальность, право, Организация, социального0.139
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Методическое пособие по дисциплине Документационное обеспечение управления специальность 030504 Право и организация социального
Если этот материал оказался полезным для Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Твитнуть |
Новости и инфо для студентов