Когда открывается таблица, Access выводит строки в последовательности, определяемой значениями первичного ключа. Если первичный ключ не определен, то строки выводятся в той последовательности, в которой они были внесены в таблицу. Если нужно изменить их порядок, то Access предоставляет необходимые средства.
Для сортировки данных в режиме таблицы существуют кнопки на панели инструментов, позволяющие выполнить быструю сортировку строк таблицы в порядке возрастания или убывания значений какого-либо столбца. Предварительно нужно щелкнуть в любом месте сортируемого столбца. Сортировка таблицы по нескольким полям выполняется с помощью фильтра. Для этого нужно выполнить следующие действия:
- выбрать команду Записи ® Фильтр ® Расширенный фильтр. Откроется окно фильтра со списком полей таблицы;
- открыть список полей (маленькая кнопка со стрелкой вниз) и выбрать поле;
- щелкнуть по кнопке Сортировка в этом же столбце бланка и выбрать порядок сортировки (По возрастанию или По убыванию);
- такие же действия проводятся с другими полями, по которым будет осуществляться сортировка;
- чтобы увидеть отсортированную таблицу, нужно нажать кнопку Применить фильтр.
Чтобы выполнить поиск по одному полю, его нужно выделить. Затем выбрать команду Правка ® Найти. В окне диалога в поле ввода Образец указать значение, которое нужно найти. Далее в этом же окне установить другие условия поиска: с учетом регистра, с учетом формата полей, только в текущем поле и др. После этого нажать кнопку Найти, если поиск осуществляется с начала таблицы, или Найти далее, если поиск осуществляется от текущей записи.
Предположим, что нужно отобрать в таблице все записи, в которых присутствует определенное слово. В любой из записей это слово нужно выделить и нажать кнопку Фильтр по выделенному. После окончания Access выведет все записи, содержащие это слово.
1.6. Создание запросов.
Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, на обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.
Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.
Запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.
Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Запрос на добавление также полезен при выполнении следующих действий:
- добавление полей на основе условий отбора;
- добавление записей, если некоторые поля из одной таблицы не существуют в другой. Запрос на добавление добавит данные в совпадающие поля и пропустит остальные.
Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данныхиз одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен для выполнения следующих действий:
- создание таблицы для экспорта в другую базу данных Microsoft Access;
- создание отчетов, содержащих данные нескольких таблиц;
- создание резервной копии таблицы.
- создание архивной таблицы, содержащей старые записи;
- повышение быстродействия форм и отчетов, базирующихся на многотабличных запросах или выражениях SQL.