Организация имеет определенную внутреннюю среду. Внутреннюю среду организации составляют цели, задачи, технологии, структура управления и люди.

Цель- это идеальный мысленный образ результата деятельности. Цели управления отражают обычно желаемое состояние системы управления.

На уровне организации (или предприятии) существует главная цель и цели-средства, которые способствуют достижению главной цели. Главная цель организации определяется ее миссией, т.к. миссия отражает главную причину и основную цель существования организации. Так, например, миссией любого предприятия розничной торговли, в конечном счете, является реализация потребительских товаров населению. Реализация миссии требует достижения производственно-коммерческих, экономических, научно-технических и социальных целей. Производственно-коммерческие цели на уровне предприятия розничной торговли связаны с осуществление торгово-технологического процесса, продолжение процесса производства в сфере обращения и организацией торгового обслуживания населения. Экономические цели, в условиях рыночной экономики, так или иначе, связаны с получением прибыли. Научно-технические цели предполагают, с одной стороны форсированное внедрение достижений науки и техники в торгово-технологический процесс, а, с другой стороны, соответствие реализуемых товаров установленным стандартам и кондициям. Социальные цели – это цели управления персоналом. Они обусловливают создание условий для высокопроизводительного и безопасного труда, систематическое развитие и обучение персонала, создание и применение эффективной системы стимулирования и мотивации трудовой деятельности.

Задача - это предписанная работа (или серия работ), которая должна быть выполнена установленных способом в заранее определенный срок. К числу важнейших задач предприятия розничной торговли можно отнести: бесперебойное обеспечение населения потребительскими товарами, улучшение качества торгового обслуживания населения, расширения ассортимента реализуемых товаров и услуг и др.

Технология- это система последовательно-осуществляемых действий, операций и процедур, которая позволяет получить заранее определенный результат. На предприятии розничной торговли технология определяется торгово-технологическим процессом.

Торгово-технологический процесс на предприятии торговли – это процесс, охватывающий продвижение товаров к потребителям, который имеет целью сохранение и подготовку товаров к потреблению, а также реализацию этих товаров покупателям. Обычно этот процесс включает: разгрузку автотранспорта, приемку товаров в магазине, перемещение товаров, размещение товаров на хранение, отбор товаров по требованию секций, перемещение товаров в торговый зал, выкладку товаров, демонстрацию товаров покупателям, отбор товаров покупателями, расчет за купленный товар и его упаковку. В торгово-технологическом процессе используется специфическое торговое оборудование и участвуют все категории персонала.

Структура управления - это логическое соотношение функциональных зон и уровней управления, используемых для достижения поставленных целей.

Под структурой обычно понимается совокупность компонентов системы и их связей, определяющих внутреннее строение и организацию объекта как целостной системы. Оптимальная структура системы должна иметь минимальное количество компонентов, но, вместе с тем, они в полной мере должны выполнять заданные функции.

Структура должна быть мобильной, т.е. легко приспосабливаемой (адаптивной) к изменяющимся требованиям и целям. Эволюция структуры системы по содержанию в пространстве и во времени отражает процесс ее развития.

Упрощенная структура организации приведена на рисунке 2.1.

Рис. 2.1. Упрощенная структура организации

Люди - это главная производительная сила организации. Люди, занятые в организации подразделяются на администрацию и персонал.

Администрация выступает в качестве основного элемента управляющей подсистемы, а в управляемой подсистеме центральное место занимает персонал.

На предприятии (в организации) существует множество объектов управления, которые объединяются в управляемую подсистему. В частности, на уровне предприятия розничной торговли в качестве объектов управления выступают торгово-технологический процесс, торговое оборудование, товарные запасы, торговые площади, а также персонал.

Персонал приводит в движение все остальные объекты управления и во многом определяет количество реализованных товаров и качество торгового обслуживания населения. Следовательно, персоналу принадлежит главная роль в управляемой подсистеме организации.

Персонал объединяет все категории работников, занятых на предприятии (в организации), кроме работников аппарата управления. При этом работники, составляющие персонал предприятия (организации), в зависимости от участия в производственно процессе обычно подразделяется, как уже отмечалось, на основной и вспомогательный персонал. Основным персоналом считаются работники, которые осуществляют деятельность, связанную с реализацией миссии организации, вспомогательный персонал осуществляет непрофильную деятельность. Так, на уровне предприятия розничной торговли к основному персоналу, как уже отмечалось, можно отнести работников торгового зала, которые осуществляют реализацию товаров покупателям – это продавцы, кассиры и т.п. К вспомогательному персоналу относятся работники, которые участвуют в продолжении процесса производства в сфере обращения – грузчики, фасовщики, комплектовщики и др.

Расстановка кадров на каждом предприятии определяется их квалификацией, знаниями, опытом и личностно-деловыми качествами.

Одной из важнейших задач кадрового менеджмента является обеспечение слаженной работы всех категорий работников составляющих персонал предприятия (организации) и в направлении их усилий на достижение целей организации.

Организация существует во внешней среде и взаимодействует с нею. Окружающая (внешняя) среда - это все то, что окружает данное предприятие: поставщики и покупатели, конкурирующие организации, культура, политическая ситуация и др. Окружающая среда активно влияет на любую организацию, поставляя ей кадры, орудия труда, сырье, материалы или товары, энергоносители и т.д. В свою очередь и организация влияет на окружающую среду, когда производит и реализует товары и услуги. Например, предприятия торговли оказывают непосредственное влияние на формирование и удовлетворение потребностей и спроса покупателей, воспитывают вкус и культуру потребления. В свою очередь ассортимент реализуемых ими товаров зависит от уровня развития отраслей пищевой и легкой промышленности, состояния экспорта, импорта и т. д.

Внешняя и внутренняя среда организации находятся во взаимосвязи и взаимозависимости. Так, формирование целей организации осуществляется с учетом динамики внешней среды, а продукты деятельности организации – товары и услуги необходимы для удовлетворения потребностей общества.

В зависимости от взаимоотношений с внешней средой организации рассматриваются как закрытые и открытые системы управления.

Закрытая система существует главным образом автономно, имеет жесткие фиксированные границы, ее контакты с внешней средой ограничены.

Открытая система характеризуется активным взаимодействием с внешней средой и чрезвычайно зависима от нее. Энергия, информация, материалы - это элементы обмена, с внешней средой проникающие через границы системы. Такая система не является само достаточной; она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Управление персоналом занимаются главным образом изучением открытых систем управления. Большинство предприятий торговли являются открытыми системами (см. рис. 2.2.).