Внутренняя и внешняя среда в управлении

 

1.6.1 Структура среды управления

1.6.2 Внешняя среда управления

1.6.3 Внутренняя среда управления

1.6.4 Типы организаций по взаимодействию с внешней средой

1.6.5 Сопоставление характеристик и условий эффективного применения механистических и органических организаций

 

1.6.1 Структура среды управления

 

Одной из ключевых категорий менеджмента является категория окружающей среды управления. Эта среда представляет собой совокупность субъектов и сил (факторов), активно действующих и влияющих на положение и перспективы фирмы, на эффективность менеджмента. Поэтому основная часть усилий по сбору информации посвящена изучению среды и ее составляющих. Средой прямого воздействия называются совокупность элементов и факторов, оказывающих непосредственное и немедленное влияние на организацию; другие элементы и факторы образуют среду косвенного воздействия.

Принято различать макро- и микросреду. Макросреда включает в себя факторы широкого социального плана и преимущественно косвенного воздействия: политические, правовые, экономические, демографические, географические, национальные, социокультурные, информационные, научно-технические, технологические факторы и другие ресурсы. Ни один из них не замыкается для субъекта менеджмента на одно или несколько юридических(и тем более физических) лиц, а представляет собой факторы системного, общего действия.

Микросреда представлена отдельными субъектами (конкретными организациями, группами и отдельными лицами), имеющими непосредственное (прямое) отношение к данному субъекту менеджмента и его возможностям. Микросреда подразделяется на:

- элементы и факторы, не контролируемые организацией (включая других субъектов рынка – конкретных поставщиков, посредников, потребителей, конкурентов);

- элементы и факторы, в определенной степени контролируемые руководством организации (выбор и коррекция сферы деятельности, определения целей, качество и инструментарий менеджмента в организации, общий уровень используемых технологий, профессионализма и культуры персонала и др.). Степень контролируемости этих элементов и факторов коррелирует со степенью самостоятельности учреждения;

- элементы и факторы, подконтрольные конкретным подразделениям организации.

Взаимодействуя с факторами микросреды, субъект менеджмента, даже если не контролирует их, способен контролировать и регулировать отношения с ними; по крайней мере, он в силах выбрать на рынке тех субъектов, с которыми ему предстоит налаживать отношения (если, конечно, это действительно рынок и возможность выбора на нем существует). Поэтому изучать микросреду можно или применительно к конкретному субъекту рынка, или в самом общем плане, на уровне моделирования.

 

1.6.2 Внешняя среда управления

 

Определение внешней среды.Первая проблема, с которой сталкивается руководитель, желающий исходить из принципа открытых систем, - определение внешней среды. Однако мир велик и учесть все факторы практически невозможно. Руководство, очевидно, должно ограничить учет внешнего окружения только теми аспектами, от которых решающим образом зависит успех организации. По определению Д. Белла: “Внешняя среда организации - это условия существования и развития организации, включающие такие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации и источники трудовых ресурсов, релевантные по отношению к операциям организации”.

Один из способов определения среды окружения и облегчения учета ее влияния на организацию состоит в разделении внешних факторов на две основные группы: среды прямого и косвенного воздействия на организацию.

Среда прямого воздействия включает факторы, непосредственно влияющие на операции организации и сами испытывающие на себе прямое же влияние организации. К ним относятся поставщики, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребители и конкуренты. Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, не оказывающие прямого немедленного воздействия на операции, но тем не менее, влияющие на них: состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияния групповых интересов и существенные для организации события в других странах.

Характеристики внешней среды. На организацию могут влиять многие факторы внешней среды - от экономических и технических условий до изменения социальных ценностей, политических сил и т.д.

Взаимосвязанность факторов внешней среды - это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы; изменение любой внутренней переменной может сказываться на других; изменение одного фактора окружения может обуславливать изменение других. Так, в начале 70-х годов нефтяной шок, вызвавший повышение цен на продукты нефтепереработки, повлек за собой общее повышение цен почти на все товары и услуги. Эти изменения стали катализатором серии правительственных акций, таких как регулирование температуры в общественных местах, установление нормативов на эффективность использования топлива, введение налогов на сверхприбыль нефтяных компаний и т. д.

Взаимосвязанность различных факторов внешней среды, как считают некоторые специалисты, должна была превратить среду современных организаций в бурно изменяющуюся. В этих условиях руководители больше не могут рассматривать внешние факторы изолированно, а должны понять взаимосвязанность и изменчивость этих факторов. Сегодня выживание многих фирм решающим образом связано с уровнем знаний организаций об окружающей ее среде.

Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а так же уровень вариативности каждого фактора.

К числу внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, могут быть отнесены государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, заинтересованные группы влияния, многочисленные конкуренты, быстрые технологические изменения и т. д. Для каждой организации число и разнообразие внешних факторов различны.

Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи указывали, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью.

Для одних подразделений организации подвижность внешнего окружения может быть выше, чем для других. К примеру, во многих фирмах отдел исследований и разработок сталкивается с высокой подвижностью среды, поскольку он должен отслеживать все технологические нововведения. В то же время производственный отдел может быть погружен в относительно медленно изменяющуюся среду, характеризующуюся стабильным движением материалов и трудовых ресурсов. Если производственные мощности разбросаны по разным странам мира или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный процесс может оказаться в условиях высокоподвижной внешней среды. Учитывая сложность функционирования в условиях высокоподвижной внешней среды, организация или ее подразделения должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения, касающиеся внутренних переменных. Это делает принятие решений более трудным процессом.

Неопределенность внешней средыявляется функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а так же функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной. Поскольку бизнес все чаще становится глобальным занятием, требуется все большей информации, но уверенность в ее точности снижается. Зависимость от мнений иностранных экспертов или аналитических материалов, изложенных на иностранном языке, усугубляет неопределенность. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения. Характеристики внешней среды можно представить следующим образом.

1 Взаимосвязанность факторов: сила, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.

2 Сложность: число и разнообразие факторов, значимым образом влияющих на организацию.

3 Подвижность: относительная скорость изменения среды.

4 Неопределенность: относительное количество информации о среде и неуверенности в ее точности.

Основной интегральной характеристикой внешней среды менеджмента организации является глобализация - важнейший современный трансграничный фактор, определяющий перспективы стратегического управления на самых разных уровнях – человека, корпорации, страны, объединений стран.

Основные проявления глобализации таковы:

- расширение потоков товаров, технологий и финансовых средств;

- неуклонный рост и усиление влияния международных институтов гражданского общества;

- растущее сотрудничество стран по вопросам использования общих ресурсов (например, ресурсов Мирового океана, экологии);

- значительное расширение масштабов трансграничных коммуникационных и информационных обменов, прежде всего через Интернет;

- трансграничный перенос заболеваний и экологических последствий;

- все большая интернационализация определенных типов преступной деятельности.

Внешняя среда включает как макрофакторы – политические, юридические, макроэкономические, научно-технические, социально-культурные и т.п., так и факторы микросреды – результаты выбора организацией конкретных целевых групп потребителей, конкурентов, поставщиков и посредников, типов материалов и технологий, источников капитала, трудовых ресурсов. Факторы и переменные внешней и внутренней среды организации представлены на рисунке 5. /16/.

 

1.6.3 Внутренняя среда управления

 

Внутренняя среда организации — совокупность характеристик организации и ее внутренних субъектов (сил, слабостей ее элементов и связей между ними), влияющих на положение и перспективы фирмы. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование орга­низации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, состояние ко­торых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Се­рьезному изучению подвергаются сильные и слабые стороны организации.

Структура внутренней среды представлена на рисунке 6 .

Цели организации. Организацию следует рассматривать как средство достижения целей.

Организация имеет всегда хотя бы одну общую цель, к достижению которой стремятся все члены трудового коллектива. На практике весьма редко встречаются организации, имеющие только одну цель. Организации имеющие несколько взаимосвязанных целей, называют сложными организациями. Важно, чтобы намеченные трудовым коллективом цели были реальными и выполнимыми.

 

 

Рисунок 14 - Внешняя и внутренняя среда организации

 

 

 

 

Рисунок 6 - Структура внутренней среды

 

На практике в процессе планирования руководство организаций разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Однако этот процесс не имеет односторонней направленности, так как в выработке тактических целей принимают участие внутри трудового коллектива.

Процедура совместного определения цели является главной и координирующей силой организации, так как в результате этого каждый член организации знает, к чему он должен стремиться.

Структура организации

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации. Исходным в построении структуры является проектирование работы. В организации может быть принята система автономных работ, могут быть взяты за основу конвейерная, модульная или бригадная формы работы. Проектирование работы зависит от многих факторов в частности от того, какая квалификация требуется для выполнения работы, какую часть продукта изготавливает отдельный работник, в какой мере содержание работы воздействует на работника, требуется ли наличие обратной связи от конечного результата, должна ли работа предполагать развитие и обучение работника и т.п. От проектирования работы зависит очень многое во внутренней жизни организации. Поэтому менеджмент должен уделять этому очень большое внимание и периодически проводить пересмотр спроектированной системы работ.

Следующим шагом в формировании структуры организации является выделение структурных подразделений, иерархически увязанных и находящихся в постоянном производственном взаимодействии. Менеджмент должен определить организационные размеры структурных подразделений, их права и обязанности, систему взаимодействия и информационной связи с другими подразделениями. Он должен поставить задачи перед подразделениями и наделить их необходимыми ресурсами. От умелого решения всех этих вопросов и своевременной корректировки и изменения структуры очень сильно зависит успех функционирования организации.

Задачи

Задача– это предписанная работа или ее часть (операции, процедуры), которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а должности. В соответствии со структурой организации каждой должности предписан ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.

Технология

Технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях. Задачи и технологии тесно взаимосвязаны.

Выполнение задачи предполагает использование конкретной технологии.

Взаимосвязь технологий, задач, структуры и целей представлено на рисунке 7.

 

 

 

Рисунок 7 - Взаимосвязь технологии, задач, структуры и целей

 

В последнее время в связи с появлением все более передовых технологий соответствующие задачи менеджмента становятся исключительно сложными и значимыми. Они могут вызвать и негативные процессы во внутренней жизни организации, разрушить ее организационную структуру, привести к демотивированию работников. Поэтому в современных условиях менеджмент не может смотреть на технологии только с точки зрения повышения производительности и эффективности. Очень важно учитывать то, как новые технологии могут влиять на климат внутри организации, как они могут подействовать на ее «организм».

Люди

Люди (трудовые ресурсы). Это пятый и наиболее значительный элемент внутренней среды организации. Цели организации достигаются через труд людей. Это, значит, что в менеджменте внутренние элементы никогда не рассматриваются изолированно друг от друга. Изменение одного из названных элементов будут в определенной мере влиять на все остальное.

Взаимосвязь внутренних элементов организации – целей, структуры, задач, технологий и людей представлено на рисунке 8.

 

Организация

 

 

 

Люди

Цели

Структура

 

Рисунок 8- Взаимосвязь внутренних элементов организации

 

1.6.4 Типы организаций по взаимодействию с внешней средой

 

Большое значение в теории и практике управления имеют два подхода: механический и органический. Применение термина «механический» в организации ассоциируется с системой, спроектированной наподобие машинного механизма, предназначенного для производственных операций. Термин «органический» придает организации качества живого организма, компенсирующего недостатки механической структуры.

Механические организации характеризуются экстенсивным использованием формальных правил и процедур, централизованным принятием решений, узко определенной ответственностью в работе и жесткой иерархией власти в организации. С такими характеристиками организация может действовать эффективно в условиях, когда используется рутинная технология (низкий уровень неопределенности в том, когда, где и как выполнять работу) и имеется несложное и нединамичное внешнее окружение. Так, современное автомобильное производство может вполне быть эффективным в рамках механической структуры. Существует достаточная степень определенности в отношении технологий автомобильного производства, и проблемы, с которыми это производство сталкивается во внешней среде, мало изменились за последнее десятилетие (безопасность движения, экология, топливо, дороги, инфраструктура и т.п.).

Многие специалисты считают механический подход синонимом веберовской бюрократической организации. Немецкий социолог и экономист М.Вебер сформулировал в начале века понятие бюрократии как организации, имеющей следующие характеристики.

1 Организация действует в соответствии с правилами и процедурами, специально установленными высшим руководством для контроля над поведением работников.

2 Руководители при принятии решений должны следовать формальным правилам и процедурам, а не личностным предпочтениям.

3 Работник подчиняется управленческой должности, а не личности, ее занимающей.

4 Каждый работник узко специализируется в работе, имеет четко очерченные обязанности, необходимые права и власть для принуждения.

5 Организация построена по строго иерархическому принципу, где каждый нижестоящий уровень находится под контролем и управлением вышестоящего.

6 Кадры подбираются исходя из профессиональных качеств в рамках системы свободного набора. На должность назначают, а не выбирают.

7 Продвижение кадров осуществляется по служебной лестнице по принципу старшинства или достижений. Решение о продвижении принимается вышестоящим руководством.

8 В организации исключается совмещение в одном лице руководителя и собственника. Руководитель подчиняется тем же правилам дисциплины и контроля, что и все остальные.

Часто слово «бюрократия» ассоциируется с жестокостью, некомпетентностью, волокитой, неэффективностью и нелепостью правил. В принципе в бюрократической модели заложена возможность проявления этих негативных явлений при определенных условиях.

Необходимо четко различать то, как должна работать бюрократическая организация, и то, как она работает в ряде больших организаций. Свои преимущества, например такие, как универсальность, предсказуемость и производительность, бюрократическая система может реализовать при следующих условиях:

- в организации известны общие цели и задачи;

- работа в организации может делиться на отдельные операции;

- общая цель организации должна быть достаточно простой, чтобы позволить выполнить ее на основе централизованного планирования;

- выполнение работы индивидом может достоверно измеряться;

- денежное вознаграждение мотивирует работника;

- власть руководителя признается как законная.

Конечно, существует много других условий, важных для успеха любой организации, таких, как наличие ресурсов и спрос на результат деятельности. Однако вышеперечисленные условия очень важны для эффективной деятельности организации, построенной на основе механистического подхода.

Органические организации характеризуются слабым или умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией и участием в принятии решений, широко определяемой ответственностью в работе, гибкостью структуры власти и небольшим количеством уровней иерархии. Этот подход показывает свою эффективность в условиях, когда используется не рутинная технология (высокий уровень неопределенности в том, когда, где и как выполнить работу) и имеется сложное и динамичное внешнее окружение. Сегодня классическим примером эффективного применения органического подхода является производство электронной техники и высокотехническое производство в целом. Специалисты признают, что технология электронного производства меняется, чуть ли не каждую неделю. Не меньшими темпами меняется внешняя среда, взаимодействующая с высокотехническим производством.

Органические организации лучше взаимодействуют с новой ситуацией, быстрее адаптируются к изменениям и в целом являются более гибкими. Чтобы лучше понять суть органической организации, ее можно представить как прямую противоположность «идеальной» бюрократии. Если механистический подход ориентирует организацию на высокоструктуризованные роли, то описание работы при органическом подходе может состоять всего из одной фразы: «Делай то, что ты считаешь необходимым, чтобы выполнить работу». Так же и в принятии решения: «Ты эксперт в этом деле, тебе и решать». При органическом подходе в отсутствие ясных оценок и стандартов работником больше движет самомотивация и внутреннее вознаграждение, а не четко разработанная система формального контроля.

 

1.6.5 Сопоставление характеристик и условий эффективного применения механистических и органических организаций

 

Характеристики и условия эффективного применения механистических и органических организаций представлены в таблице 7.

Большинство специалистов видят в органическом подходе будущее и продолжают критиковать механистический подход. Однако руководители должны принимать во внимание специфические условия, в которых действует конкретная организация, и на этой основе делать окончательный выбор. В управлении, как и в любой другой сфере социальной активности человека, не существует понятия «хорошая» или «плохая» система. Есть выбор, соответствующий или не соответствующий имеющимся условиям, поэтому при изменении условий может измениться и выбор.

О.С. Виханский и А.И. Наумов /8/ так интерпретируют взаимоотношения характеристик организационной системы, которые представлены в таблице 8.

 

Таблица 7 - Характеристики и условия эффективного применения механистических и органических организаций

 

Механистический тип организации	Органический тип организации
Характеристики
Узкая специализация в работе Работа по правилам Четкие права и ответственность Ясность в уровнях иерархии Объективная система вознаграждения Объективные критерии отбора кадров Отношения формальные и носят официальный характер	Широкая специализация в работе Мало правил и процедур Амбициозная ответственность Уровни управления размыты Субъективная система вознаграждения Субъективные критерии отбора кадров Отношения неформальные и носят личностный характер
Условия
Несложное, стабильное окружение Цели и задачи известны Задачи поддаются делению Задачи простые и ясные Работа измеряема Оплата труда мотивирует Признается данная власть	Сложное, нестабильное окружение Неопределенность целей и задач Задачи не имеют четких границ Задачи сложные Работу измерить сложно Мотивирование высших потребностей Авторитет власти завоевывается

 

 

Таблица 8 –Уровни взаимодействия

 

Уровни взаимодейст-вия	Механистическая	Органическая	Среда Организация Индивид
Традиционная	Дивизиональная	Матричная
Корпоративная	Индивидуалистская

на организации Ориентация на потребителя

на проблемы

 

С точки зрения организации и человека различаются корпоративная и индивидуалистская организации. Корпоративная организация – это замкнутая группа людей с ограниченным доступом, максимальной централизацией и авторитарностью руководства, противопоставляющая себе другим социальным общностям на основе своих узкокорпоративных интересов. Индивидуалистская организация – это свободное, открытое и добровольное объединение людей, осуществляющих совместную деятельность. Такая организация представляет собой совокупность или сообщество полуавтономных образований.