К числу основных нормативных актов предприятия, регламентирующих отдельные направления осуществления ДОУ, следует отнести:
· Правила внутреннего распорядка;
· Положение о порядке обработки персональных данных работников;
· Положение о ведении деловой переписки (внутренней и внешней);
· Положение о ДП (службе ДОУ);
· Положение об архиве
Правила внутреннего распорядка – документ, регламентирующий основные правоотношения внутри предприятия, в нём могут быть зафиксированы положения, устанавливающие порядок документирования трудовых отношений в различных управленческих ситуациях.
Положение о порядке обработки персональных данных работников – это документ, устанавливающий основные правила обработки сведений, составляющих персональные данные работников (гл. 14 ТК РФ). Персональные данные – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. В свою очередь, обработка персональных данных включает получение, хранение, комбинирование, передачу или иное использование соответствующих сведений, преимущественно в документированной информации. Ст.86 и ст90 ТК РФ требуют знакомить работников с Правилами под роспись и предупреждать работников ДОУ об ответственности за нарушение норм обработки персональных данных
Положение о ведении деловой переписки – документ, устанавливающий, основные правила внутренней (между структурными подразделениями и должностными лицами предприятия) и внешней (между должностными лицами и структурными подразделениями, уполномоченными представлять различные предприятия в переделах свои полномочий) переписки.
Положение о ДП (службе ДОУ) – это документ, устанавливающий основные правила организации деятельности данного структурного подразделения (см. Приложение 12 к ГОСДОУ, Метод рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение ДП в организации»).
Положение об архиве - это документ, устанавливающий основные правила организации деятельности данного структурного подразделения (на основе разд. 10 Основных правил работы архивов организаций)
К основным организационно-распорядительным документам следует отнести:
· Инструкцию по делопроизводству (ДОУ)
· Инструкции по отдельным направлениям (вопросам) делопроизводства
· Должностные инструкции работников делопроизводства (службы ДОУ)
Инструкция по ДП (ДОУ) - это документ, устанавливающий общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами, порядку применения положений НПА и ОРД по вопросам делопроизводства (ДОУ) (разд. 5. ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТ Р 6.30-2003, предписания Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ «Унификация текстов управленческих документов» и «Ведение делопроизводства в организации»).
Инструкция по отдельным направлениям (вопросам) делопроизводства (ДОУ) – это документ, конкретизирующий требования инструкции по делопроизводству (ДОУ) применительно к одному из направлений (вопросов) указанной деятельности. Ею может также осуществляться регламентация повседневной деятельности структурных подразделений в составе делопроизводства, регламентироваться организация рабочих мест, меры по охране труда и ТБ при ведении ДП и т.п.
Должностные инструкции работников делопроизводства (службы ДОУ) – это документ, регламентирующий деятельность конкретного работника или соответствующей категории работников и устанавливающий порядок применения работником положений НПА и ОРД по вопросам ДП в процессе осуществления своих повседневных полномочий (разд. 5 ГСДОУ, метод рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Требования к оформлению документов»).
Наконец, к основным нормативно-методическим документам, конкретизирующим регламентацию ДП (ДОУ) следует отнести:
· нормы времени на выполнение видов работ по ДП (ДОУ);
· правила подготовки управленческих документов;
· разъяснения к правилам подготовки управленческих документов;
· указания (внутренние указания, организационно-методические указания, указания оперативного характера).
Нормы времени на выполнение видов работ по ДП (ДОУ) предназначены для расчета затрат времени на подготовку и обработку управленческих документов, а также для определения квалификационного и численного состава работников делопроизводства (службы ДОУ). Они подлежат периодическому уточнению.
Правила подготовки управленческих документов устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения структурными подразделениями и должностных лиц при подготовке тех или иных управленческих документов.
Разъяснения к правилам подготовки управленческих документов разрабатываются в дополнение к вновь введенному в действие НПА или ОРД (практический комментарий).
Указания предназначены для согласования между собой положений нескольких НПА (ОРД), регламентирующих определенный вид (направление) деятельности предприятия. Внутренние указания применяются для обеспечения взаимодействия должностных лиц одного или нескольких подразделений. Указания оперативного характера служат для обеспечения взаимодействия различных структурных подразделений при выполнения задач, имеющих особую значимость для обеспечения надлежащего функционирования предприятия (оформление трудовых книжек нового образца). Организационно-методические указания разрабатываются в целях регламентации определенного вида (направления) деятельности предприятия в течение конкретного периода времени (месяц, квартал, полугодие, год) – в частности, планирование и отчетность о её результатах.
Помимо перечисленных локальных актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, предприятие в целях надлежащей регламентации делопроизводства (ДОУ) вправе разрабатывать и вводить в действие некоторые другие их виды, в т.ч. методические рекомендации, внутренние стандарты, регламенты, схемы с соответствующими описаниями и т.п.
Рассмотренные выше общегосударственные нормативно-методические документы (НМД) должны быть в каждой организации. Они используются в качестве справочного материала для организации и ведения делопроизводства на предприятии. Постоянное обновление НМД обязывает всех работников делопроизводства службы, и особенно, секретарей, следить за происходящими изменениями в правилах делопроизводства.