Задачи и функции службы делопроизводства.

Независимо от названия службы делопроизводства основной целью ее деятельно­сти является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Достиже­ние этой цели предусматривает решение следующих задач:

Ø совершенствование форм и методов работы с документами;

Ø обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, применение информационно-поисковых си­стем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государствен­ными нормативно-методическими документами;

Ø сокращение документооборота;

Ø разработка ивнедрение нормативных и методических докумен­тов по совершенствованию документационного обеспечения в орга­низации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства^1[7].

Цели и задачи службы делопроизводства определяют виды ра­бот (функции), выполняемые ею:

· разработка и проектирование бланков документов;

· экспедиционная обработка поступающих и отправляемых доку­ментов;

· регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

· информационно-справочная работа по документам организации (фирмы);

· организация своевременного рассмотрения руководством орга­низации (фирмы) поступивших документов;

· подготовка поступивших документов к докладу руководству ор­ганизации (фирмы);

· контроль за правильностью оформления документов, представ­ляемых на подпись руководству;

· регулирование хода исполнения документов, контроль за срока­ми исполнения документов;

· организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения;

· разработка номенклатуры дел организации, оформление и фор­мирование дел, обеспечение их хранения;

· организация и ведение делопроизводства по предложениям, за­явлениям, жалобам граждан;

· организация работы архива учреждения (ведомственного архи­ва) в соответствии с действующими нормативно-методическими ре­комендациями Росархива Российской Федерации.^1[8]

Это наиболее типичные делопроизводственные функции, кото­рые выполняются практически каждой делопроизводственной служ­бой независимо от ее названия, структуры, объема документообо­рота и направлений деятельности организации (фирмы).

В отдельных случаях к перечисленным функциям могут добав­ляться дополнительные, например, контроль за ведением делопро­изводства в структурных подразделениях (для крупных делопро­изводственных служб) и др. В небольших организациях, напротив, часть функций может не выполняться. Например, такая функция, как ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жа­лобам граждан.