Организационные формы работы с документами
Делопроизводство может быть организовано в централизованной, децентрализованной или смешанной форме.
Централизованная форма — это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем организации (фирмы). В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте.
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание в каждом структурном подразделении одной организации собственной делопроизводственной службы. Такая служба автономно (независимо от центральной службы делопроизводства) выполняет весь цикл операций по получению, регистрации, систематизации и хранению документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций (фирм), аппарат которых территориально разобщен. Она при
меняется также в тех учреждениях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации или деятельность каждого структурного подразделения достаточно обособлена.
При использовании децентрализованной формы организации работы с документами значительно меняются функции центральной службы делопроизводства.
Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняются центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, контролю за исполнением, хранению дел, обработке перед сдачей в архив.
В каждой конкретной организации (фирме) выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства.
Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
2.7.3. Типовые организационные структуры службы делопроизводства
Структура службы делопроизводства определяет оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие и характер подчинения.
Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.
Управления делами создаются в министерствах и ведомствах и имеют следующий состав структурных подразделений:
Секретариат - структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В составе секретариата работают: помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариат выполняет следующие функции:
ü предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
ü подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
ü организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);
ü бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной, сервисные функции и т.п.).
Инспекция при министре выполняет функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра.
Канцелярия министерства создается в структуре управления делами и состоит из следующих структурных подразделений: экспедиция, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпная, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.
Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:
ü прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;
ü доставку документов в структурные подразделения;
ü обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;
ü количественный учет поступающих и отправляемых документов.
Подразделение по учету и регистрации документов (сектор, группа и др.) создается для обеспечения регистрации документов. Оно осуществляет следующие функции:
ü регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
ü формирование и ведение справочно-информационного массива;
ü контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (с точки зрения визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов
ü II Т.Д.).
Группа контроля (бюро, отдел, инспекция и др.) выполняет:
ü контроль за сроками исполнения документов;
ü контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
ü анализ исполнительской дисциплины;
ü информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
Отдел (бюро) по работе с обращениями граждан создается для ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан. Он выполняет следующие функции:
ü регистрацию обращений;
ü контроль за сроками исполнения;
ü анализ исполнительской дисциплины;
ü информирование руководства о ходе выполнения обращений граждан;
ü формирование дел;
ü подготовку и передачу документов в архив организации.
Машинописное бюро (компьютерный центр подготовки документов) — структурное подразделение, основной задачей которого является создание (печатание, набор текста) документов. В его задачи входит:
ü перепечатка документов с черновиков;
ü считка и правка текстов документов;
ü учет выполняемой работы.
Копировально-множительное бюро специализируется на размножении документов. Его задачи:
ü копирование текстов;
ü тиражирование текстов документов;
ü подготовка рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.
Архив является структурным подразделением в составе Управления делами, которое создается для хранения и использования документов министерства (ведомства). Основные функции архива:
ü прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
ü учет, систематизация, хранение и организация использования документов;
ü контроль за соблюдением правил формирования, хранения и и пользования дел в структурных подразделениях;
ü подготовка дел к передаче на государственное хранение.
На государственных предприятиях, в научно-исследовательских проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях делопроизводственная служба носит название канцелярия. В составе канцелярии создаются подразделения (отдел, сектор, группа):
· по приему и обработке поступающих и отправляемых документов;
· по учету и регистрации документов; по контролю за сроками исполнения документов;
· по работе с обращениями граждан;
· по созданию документов (машинописное бюро, компьютерный центр);
· копировально-множительное бюро;
· архив.
Если количество сотрудников канцелярии невелико, то каждый из них выполняет несколько задач, например, один отвечает за регистрацию поступивших документов, контроль за сроками их исполнения и информационно-справочную работу, а другой - за копирование, перепечатку документов и делопроизводство по обращениям граждан. Независимо от числа сотрудников и распределения обязанностей между ними канцелярия должна выполнять функции, перечисленные выше.
Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуре, муниципалитете) местного самоуправления. В структуре общего отдела, помимо всех перечисленных подразделений, свойственных делопроизводственной службе, создается еще протокольный отдел, группа писем и приемная. Наличие таких структурных подразделений объясняется спецификой их деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Протокольный отдел (группа) - создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:
ü подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
ü анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;
ü организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
ü прием, регистрация, хранение документов и организация справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.
Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т. п.) осуществляет:
ü прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
ü подготовку обращений к рассмотрению руководством;
ü контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях, учреждениях или сторонних организациях;
ü извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
ü формирование и хранение дел с документами по обращениям;
ü анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
ü организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.
Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Основные положения ГСДОУ регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий.1[9]
Руководство негосударственных организаций (фирм) может принимать решение о создании службы делопроизводства, ее названии и внутренней структуре самостоятельно. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива.